Wat is FIFO (first in, first out)?

FIFO (first in, first out) is een voorraadmethode waarbij de oudste voorraad eerst wordt gebruikt, verkocht of als verkocht wordt beschouwd. Het werkt op twee niveaus: als fysieke regel in het magazijn (pak de oudste eenheden van de plank vóór de nieuwere) en als boekhoudkundige kostprijsstroomveronderstelling (zet de kostprijs van de oudste inkopen als eerste tegen de omzet af). Het is de meest gebruikte voorraadmethode en het natuurlijke tegenovergestelde van LIFO, waarbij de nieuwste voorraad als eerst verkocht geldt.

Wat u leert

• Wat FIFO betekent (en andere betekenissen van FIFO)
• Hoe FIFO werkt
• FIFO berekenen: stap voor stap
• Een uitgewerkt voorbeeld met drie inkooplagen
• Periodiek vs permanent FIFO
• Wanneer FIFO de juiste keuze is
• FIFO vs FEFO vs LIFO (en gewogen gemiddelde)
• Voor- en nadelen van FIFO
• FIFO in het magazijn en de voorraadruimte
• Veelgestelde vragen

Wat FIFO betekent (en andere betekenissen van FIFO)

FIFO = first in, first out, in het Nederlands ook wel “eerst in, eerst uit”. De regel in één zin: wat het eerst binnenkwam, gaat er het eerst uit. Voor voorraad betekent dat: de oudste eenheden verlaten als eerste de plank en de oudste inkoopprijzen verlaten als eerste de boeken.

Het acroniem heeft nog twee gangbare betekenissen, voor het geval u met een daarvan in gedachten hier terechtkwam:

• Informatica - een FIFO is een wachtrij of buffer die gegevens afgeeft in precies de volgorde waarin ze binnenkwamen, zoals een rij bij de kassa.
• Werk - vooral in Australië staat FIFO voor fly-in fly-out: medewerkers vliegen voor een rooster naar een afgelegen locatie (vaak een mijn) en daarna weer naar huis.

Deze pagina gaat over de betekenis in voorraadbeheer en boekhouding: hoe first in, first out voorraad waardeert, hoe u het berekent en hoe u het fysiek toepast.

Hoe FIFO werkt

Elke keer dat u voorraad inkoopt, ontstaat er een laag eenheden tegen die inkoopprijs. Onder FIFO worden eenheden die vertrekken - verkocht, gebruikt in een klus, uitgegeven aan een monteur - eerst uit de oudste laag gehaald. Is die laag op, dan wordt de volgende-oudste laag aangesproken.

Het gevolg is eenvoudig: de kostprijs van de omzet weerspiegelt uw oudere inkoopprijzen, en de voorraad die overblijft wordt gewaardeerd tegen uw meest recente prijzen. Stijgen de prijzen van leveranciers, dan laat FIFO voor dezelfde verkopen een lagere kostprijs van de omzet, een hogere winst en een hogere voorraadwaarde zien dan LIFO of gewogen gemiddelde. Dalen de prijzen, dan draait het effect om.

FIFO berekenen: stap voor stap

Er is geen losse “FIFO-formule” waar u getallen in stopt - het is een reeks stappen over uw voorraadlagen:

1. Zet uw inkooplagen op datumvolgorde, elk met aantal en stukprijs. Neem een eventuele beginvoorraad op als oudste laag.
2. Haal de verkochte of verbruikte eenheden eerst uit de oudste laag. Is die op, ga dan door naar de volgende-oudste.
3. Tel de kosten van de verbruikte lagen op. Dat totaal is uw kostprijs van de omzet volgens FIFO.
4. Waardeer wat overblijft tegen de nieuwste prijzen. De resterende eenheden zitten in de meest recente lagen: dat is uw eindvoorraad.
5. Controleer het resultaat. Beginvoorraad + inkopen - kostprijs van de omzet = eindvoorraad. Klopt het niet, dan is er een laag gemist of dubbel geteld.

De enige gegevens die u nodig hebt, zijn het aantal en de stukprijs van elke ontvangst, in de volgorde van binnenkomst. Daarom is een betrouwbare registratie van de goederenontvangst belangrijker dan het rekenwerk.

Een uitgewerkt voorbeeld met drie inkooplagen

Een werkplaats begint de maand zonder voorraad van een verbruiksmes en koopt drie keer in:

In de loop van de maand verbruikt de werkplaats 220 messen. Onder FIFO:

• De eerste 100 komen uit de oudste laag: 100 × € 2,00 = € 200
• De volgende 100 komen uit de middelste laag: 100 × € 2,50 = € 250
• De laatste 20 komen uit de nieuwste laag: 20 × € 2,80 = € 56
• Kostprijs van het verbruik volgens FIFO: € 506
• Eindvoorraad: 80 messen × € 2,80 = € 224
• Controle: € 0 + € 730 - € 506 = € 224

Dezelfde cijfers volgens de andere gangbare kostprijsstroomveronderstellingen (berekend aan het eind van de periode):

Met stijgende prijzen gedurende de maand geeft FIFO de laagste kostprijs en de hoogste waarde van de eindvoorraad, LIFO het omgekeerde, en het gewogen gemiddelde zit ertussenin. De resterende FIFO-voorraad staat gewaardeerd tegen de laatste prijs, wat meestal het dichtst ligt bij wat vervanging werkelijk zou kosten.

Periodiek vs permanent FIFO

Er zijn twee manieren om de cijfers te berekenen:

• Periodiek FIFO bepaalt de kostprijs van de omzet eenmaal, aan het eind van de periode, op basis van een voorraadopname of voorraadtelling: beginvoorraad plus inkopen min wat er nog op de plank ligt.
• Permanent FIFO berekent het bij elke uitgifte of verkoop, op basis van een doorlopende registratie van ontvangsten en uitgiften, zodat het voorraadcijfer altijd actueel is. Met cyclisch tellen controleert u die registratie vervolgens tegen de plank.

Hier heeft FIFO een handige eigenschap die LIFO en gewogen gemiddelde missen: het geeft bij beide systemen dezelfde kostprijs van de omzet en dezelfde eindvoorraad. De oudste laag wordt altijd als eerste verbruikt, of u de regel nu na elke uitgifte toepast of eenmaal aan het eind van de maand. Bij LIFO of een voortschrijdend gemiddelde verandert de uitkomst door het moment van elke uitgifte ten opzichte van elke inkoop.

Wanneer FIFO de juiste keuze is

FIFO is om goede redenen de standaardkeuze:

• Bederfelijke en gedateerde voorraad - voedsel, dranken, medische benodigdheden, lijmen, batterijen. Oudste-eerst roteren is de enige manier om te voorkomen dat verlopen voorraad als derving of incourante voorraad moet worden afgeschreven.
• Het sluit aan op de werkelijkheid - in de meeste magazijnen en voorraadruimtes beweegt voorraad fysiek oudste-eerst, dus de boekhouding volgt de plank.
• Het is overal geaccepteerd - FIFO is toegestaan onder zowel IFRS als US GAAP, dus het werkt ook over de grens.
• Een realistischere voorraadwaardering - de voorraad staat gewaardeerd tegen recente prijzen, wat budgetten voor nabestellingen en verzekerde waarden realistischer maakt.

FIFO vs FEFO vs LIFO (en gewogen gemiddelde)

De vier benaderingen beantwoorden verschillende vragen. FIFO, LIFO en gewogen gemiddelde zijn kostprijsstroomveronderstellingen voor de boeken; FEFO is puur een fysieke regel voor het uitnemen van voorraad.

FIFO vs FEFO. Meestal pakken ze dezelfde doos. Het verschil ontstaat wanneer een nieuwere levering een eerdere houdbaarheidsdatum heeft dan de voorraad die al op de plank ligt: FEFO ziet dat en geeft die eerst uit, terwijl FIFO hem zou laten verlopen. Daarom werken farmacie en voedingsmiddelen met FEFO, en daarom zijn gemengde opzetten gebruikelijk - FEFO voor artikelen met een vervaldatum, FIFO voor de rest, en FIFO nog steeds voor de kostprijsberekening.

FIFO vs LIFO. Het verschil telt alleen als de inkoopprijzen tussen inkopen veranderen. Bij stijgende prijzen boekt LIFO de nieuwste, duurste kosten als eerste als kostprijs van de omzet, wat de gerapporteerde en dus de belastbare winst verlaagt - daarom gebruiken sommige Amerikaanse bedrijven het. LIFO is verboden onder IFRS, dus buiten de VS is de praktische keuze meestal die tussen FIFO en de gewogen gemiddelde kostprijs, de middenweg die prijsschommelingen afvlakt.

Voor- en nadelen van FIFO

Voordelen

• Volgt hoe de meeste voorraad fysiek beweegt, zodat boeken en plank met elkaar kloppen.
• Waardeert de balans dicht bij de actuele vervangingswaarde, omdat de eindvoorraad in de nieuwste lagen zit.
• Toegestaan onder IFRS en US GAAP.
• Eenvoudig te volgen en te controleren: elke euro kostprijs is terug te voeren op een gedateerde ontvangst.
• Geeft hetzelfde resultaat bij een periodiek en een permanent systeem.

Nadelen

• Bij stijgende prijzen wordt de winst opgekleurd door oudere, goedkopere kosten - en de belastbare winst stijgt mee. Een deel van die “winst” is gewoon inflatie die bij de volgende bestelling weer wordt uitgegeven.
• De huidige omzet wordt tegen oude kosten afgezet, waardoor marges gezonder kunnen lijken dan de prijzen van vandaag rechtvaardigen.
• Veel kleine lagen zijn met de hand lastig bij te houden; zonder doorlopende registratie van ontvangsten en stukprijzen wordt de berekening een zoektocht naar facturen.

Onder IFRS geeft IAS 2 (Voorraden) het kader: voorraad wordt gewaardeerd tegen de laagste van kostprijs en opbrengstwaarde, FIFO of gewogen gemiddelde mag worden gebruikt voor onderling uitwisselbare artikelen, en artikelen die niet uitwisselbaar zijn - of voor een specifiek project zijn gekocht - moeten tegen hun individuele kostprijs worden gewaardeerd. Is voorraad verouderd, beschadigd of in waarde gedaald, dan moet die mogelijk onder de FIFO-kostprijs worden afgewaardeerd. Daar komen afboeken van activa of een herziene waardering van activa om de hoek kijken.

FIFO in het magazijn en de voorraadruimte

FIFO in de boekhouding is rekenwerk; FIFO op de plank is een gewoonte. Met deze checklist blijft de voorraad rouleren:

• Dateer bij ontvangst - zet de ontvangstdatum (of het batchnummer) op elke doos, krat of bak zodra die binnenkomt, niet later.
• Achter aanvullen, vooraan uitnemen - plaats nieuwe voorraad achter of onder de oude, zodat de oudste eenheid altijd het makkelijkst te pakken is.
• Gebruik stellingen die de doorstroom afdwingen - doorrolstellingen laden aan de achterkant en worden aan de voorkant uitgenomen, en inrijstellingen scheiden de laad- en uitnamekant. Dit zijn algemene oplossingen op de markt; op een kleine plank doet een duidelijke regel “vooraan uitnemen” hetzelfde werk.
• Eén batch per locatie waar dat kan - gemengde batches op één plek zijn waar de rotatie ongemerkt misgaat.
• Houd quarantaine apart - geef beschadigde, geretourneerde of bijna verlopen voorraad een eigen locatie, zodat die niet per ongeluk wordt gepakt.
• Stel realistische voorraaddoelen - verstandige par levels, bestelpunten en veiligheidsvoorraad voorkomen dat voorraad lang genoeg blijft liggen om te verouderen.
• Tel vaak en in kleine stukken - cyclisch tellen vangt verouderde voorraad achterin op voordat die verloopt.

De gebruikelijke fouten zijn voorspelbaar: vooraan aanvullen, zodat de nieuwste doos dagelijks wordt gepakt terwijl de oudste achterin veroudert; batches mengen op één locatie; en geen ontvangstdatum vastleggen, waardoor zowel de rotatie als de FIFO-kostprijsberekening giswerk wordt. In dienstverlenende bedrijven geldt dezelfde discipline voor verbruiksartikelen zoals messen, filters, accu’s, navullingen voor de EHBO-koffer en fusten.

Veelgestelde vragen

Waar staat FIFO voor? FIFO staat voor first in, first out: wat het eerst binnenkomt, gaat er het eerst uit. In voorraadbeheer en boekhouding betekent het dat de oudste voorraad eerst wordt gebruikt of verkocht en dat de kostprijs daarvan eerst tegen de omzet wordt afgezet. Hetzelfde acroniem wordt in de informatica gebruikt voor een wachtrij of buffer die gegevens afgeeft in de volgorde van binnenkomst, en in Australië voor fly-in fly-out werk.

Hoe bereken je FIFO? Zet uw inkooplagen op volgorde van oud naar nieuw, met aantal en stukprijs. Neem de verkochte of verbruikte eenheden eerst uit de oudste laag, daarna uit de volgende, en tel die kosten op: dat is de kostprijs van de omzet. Wat overblijft is de eindvoorraad, gewaardeerd tegen de nieuwste inkoopprijzen. Controleer het resultaat: beginvoorraad plus inkopen min kostprijs van de omzet moet gelijk zijn aan de eindvoorraad.

Wat is het verschil tussen FIFO en FEFO? FIFO geeft voorraad uit op volgorde van ontvangstdatum; FEFO (first expired, first out) op volgorde van houdbaarheidsdatum. Meestal kiezen ze hetzelfde, maar als een nieuwere levering eerder verloopt, pakt FEFO die eerst en FIFO niet. Gebruik FEFO voor goederen met een vervaldatum zoals medicijnen, voedsel, lijmen en sommige batterijen, en FIFO voor stabiele voorraad.

Is FIFO een fysieke regel of een boekhoudmethode? Beide, en de twee staan los van elkaar. Fysiek betekent FIFO voorraad roteren zodat de oudste eenheden eerst worden gepakt - essentieel voor alles wat verloopt of veroudert. In de boekhouding is FIFO een kostprijsstroomveronderstelling: de kostprijs van de oudste inkopen wordt eerst tegen de omzet afgezet. Een bedrijf kan op de plank oudste-eerst roteren en op papier een andere waarderingsmethode gebruiken, maar voor de meeste kleine bedrijven vallen de twee gewoon samen.

Is FIFO toegestaan onder IFRS en US GAAP? Ja. FIFO is toegestaan onder zowel IFRS (IAS 2) als US GAAP, een van de redenen dat het de standaardkeuze is voor de meeste bedrijven. De tegenhanger LIFO is toegestaan onder US GAAP maar verboden onder IFRS, dus bedrijven die internationaal rapporteren kiezen meestal voor FIFO of de gewogen gemiddelde kostprijs.

Geeft FIFO hetzelfde resultaat bij een periodiek en een permanent voorraadsysteem? Ja. Omdat FIFO altijd eerst de oudste laag verbruikt, maakt het niet uit of u de kostprijs van de omzet eenmaal aan het eind van de periode berekent of bij elke uitgifte - kostprijs van de omzet en eindvoorraad komen op hetzelfde uit. Bij LIFO en gewogen gemiddelde kunnen de twee systemen wel verschillende uitkomsten geven.

Wanneer moet een bedrijf FIFO gebruiken? Gebruik FIFO zodra voorraad veroudert: voedsel en dranken, medische benodigdheden, batterijen, lijmen, chemicaliën en alles met een houdbaarheidsdatum of versienummer. Het past ook bij bedrijven die willen dat hun balans recente prijzen laat zien, omdat de resterende voorraad wordt gewaardeerd tegen de laatste inkoopprijzen. Als uw voorraad echt oudste-eerst beweegt, vertellen boekhouding en plank met FIFO hetzelfde verhaal.

Kort samengevat

FIFO betekent first in, first out: de oudste voorraad verlaat als eerste de plank en de oudste inkoopprijzen verlaten als eerste de boeken. Om het te berekenen verbruikt u uw inkooplagen van oud naar nieuw, telt u de kosten van het verbruik op en waardeert u de rest tegen de nieuwste prijzen. FIFO is toegestaan onder IFRS en US GAAP, geeft bij een periodiek en een permanent systeem hetzelfde antwoord, en laat bij stijgende prijzen een hogere winst en een hogere voorraadwaarde zien dan LIFO of gewogen gemiddelde. Combineer het voor goederen met een vervaldatum met FEFO op de plank. Hoe dan ook staat of valt de methode met weten wat u hebt ontvangen, wanneer en tegen welke stukprijs.

Gerelateerde termen

• LIFO (Last In, First Out) - de tegenovergestelde kostprijsstroomveronderstelling, waarbij de nieuwste voorraad als eerst verkocht geldt
• Par level - de minimale hoeveelheid die u op voorraad houdt, en daarmee hoe lang voorraad blijft liggen
• Bestelpunt - het voorraadniveau dat een nieuwe bestelling in gang zet, zodat voorraad op tijd binnen is maar niet zo vroeg dat die veroudert
• Derving - voorraadverlies door verlopen, schade, diefstal of fouten - slechte rotatie maakt het erger
• Cyclisch tellen - regelmatig een klein deel van de voorraad tellen, waardoor verouderde eenheden vroeg opvallen
• Backorder - een order die wordt geaccepteerd terwijl het artikel tijdelijk niet op voorraad is
• Voorraadtekort (stockout) - een artikel helemaal niet meer op voorraad hebben, precies wat par levels moeten voorkomen

Tools die dit makkelijker maken

FIFO werkt alleen als u weet wat er binnenkwam, wanneer en tegen welke prijs. AMPthilly houdt verbruiksartikelen bij in hetzelfde register als uw apparatuur, met per artikel een SKU, stukprijs, doelvoorraad en bestelpunt in Inkoop & aanvulling. Inkooporders gaan als pdf of per e-mail naar leveranciers uit een leveranciersregister, en het ontvangen van een order werkt de voorraad bij - en desgewenst de stukprijs - terwijl een prijshistorie per artikel de gedateerde kostprijslagen opbouwt die een FIFO-berekening nodig heeft. Een QR-label op elk artikel opent het dossier in de browser van uw telefoon, zonder app te installeren, en elke wijziging komt in de audittrail terecht. Financiën haalt een CSV-export op zodra de voorraad gewaardeerd moet worden. Aanvulling zit in het Starter-abonnement, waardering van activa en afschrijving in Pro. Start gratis - geen creditcard nodig - of neem contact op over uw situatie.