Wat is goods receiving?

Goods receiving is het proces van inkomende leveringen accepteren: controleren wat er aankwam tegen de inkooporder, hoeveelheid en conditie inspecteren, en de items in voorraad registreren. Het is het punt waar de belofte van een leverancier uw inventaris wordt - en het punt waar voorraadrecords accuraat of fout beginnen. Een slordige tien minuten bij de deur komt weken later boven als een stocktake-afwijking die niemand kan verklaren, of de levering nu consumables voor het magazijn was of apparatuur voor de vloer.

Het goods receiving-proces, stap voor stap

1. Koppel de levering aan een order. Zoek de inkooporder waar de pakbon naar verwijst. Geen bijpassende order is een rode vlag, geen papierwerkdetail - onbestelde leveringen zijn hoe dubbele en frauduleuze facturen worden betaald.
2. Tel wat er fysiek is. Tel items, niet dozen, en vergelijk met de order in plaats van met de pakbon - de bon beschrijft wat de leverancier denkt te hebben verstuurd, precies de claim die wordt geverifieerd.
3. Inspecteer conditie. Open kartons, controleer op schade, en fotografeer alles twijfelachtigs terwijl de chauffeur er nog is.
4. Noteer afwijkingen vóór ondertekening. Tekorten, schade of substituten komen schriftelijk op het bewijs van levering. Een schone handtekening wordt als acceptatie behandeld.
5. Registreer de ontvangst. Geaccepteerde hoeveelheden gaan in het voorraadsysteem op de order, waarmee de goods received note ontstaat.
6. Berg goederen direct op - op de juiste locatie, geroteerd zodat oudere voorraad eerst uitgaat (FIFO), niet op de ontvangstbank achtergelaten om “later te sorteren”.

De goods received note (GRN)

De GRN is het interne record dat een levering is gecontroleerd en geaccepteerd: items, hoeveelheden, conditie, datum en de persoon die ontving. Het dient als bewijs. Wanneer de factuur van de leverancier arriveert, wordt die vergeleken met zowel de inkooporder als de GRN - de driewegcontrole - zodat het bedrijf alleen betaalt voor goederen die zowel besteld als daadwerkelijk ontvangen zijn. Zonder GRN wordt de factuur tegen het geheugen aangehouden.

Veelvoorkomende ontvangstfouten

• Ondertekenen met “ontvangen ongecontroleerd”. Sommige vervoerders dringen aan op een snelle handtekening; een handtekening zonder voorbehoud geeft meestal uw claimvenster voor zichtbare schade op.
• Vergelijken met de pakbon in plaats van de order. De bon kan trouw een verkeerde zending opsommen.
• Het voorraadrecord uitstellen. Fysiek aanwezige goederen die nog niet geregistreerd zijn, zijn onzichtbaar - ze worden opnieuw besteld, of lopen stilletjes weg voordat ze officieel bestaan.
• Gedeeltelijke leveringen uit het oog verliezen. Het openstaande saldo moet open blijven staan op de order, anders wordt het tekort vergeten tot het pijn doet.
• Geen aangewezen ontvanger. Wanneer ontvangst ieders taak is, gebeuren controles inconsistent en is niemand eigenaar van de afwijkingen.

Ontvangst in de praktijk

Voorraadnauwkeurigheid wordt bij de deur gewonnen of verloren. Teams met een consistente ontvangstroutine merken dat hun par levels en herbestelberekeningen echt werken, omdat de hoeveelheden in het systeem vanaf dag één de werkelijkheid weerspiegelen. In AMPthilly werkt het ontvangen van een levering op een inkooporder de voorraadniveaus - en optioneel de eenheidsprijs - in dezelfde stap bij, zodat het record wordt gecorrigeerd op het moment dat de goederen in handen zijn.

Gerelateerde termen

• Stocktake - de periodieke telling die laat zien of ontvangst goed is gedaan
• Consumables - de herbestelbare items die het vaakst via ontvangst lopen
• FIFO - first in, first out; de opslagrotatie die voorraad vers houdt
• LIFO - last in, first out; de alternatieve rotatie- en waarderingsmethode
• Par Level - de streefvoorraadhoeveelheid waarnaar een levering u terugbrengt