Platformfuncties
Aanvragen.Volgen.Terugbrengen.
AMPthilly brengt uw fysieke en digitale assets samen in één systeem, zodat elk item een eigenaar, een locatie, een geschiedenis en een duidelijke volgende stap heeft.
Lees meer Minder tonen
Teams hoeven niet meer te gissen wie de laptop heeft, waar de reservesleutels zijn en of een licentie nog is toegewezen - uitgifte, retour, QR-labels en servicenotities staan in hetzelfde record.
01 · Assetregister
Elk asset dat uw bedrijf bezit, in één gestructureerd record
Fysieke apparatuur, digitale records en verbruiksartikelen delen dezelfde structuur - zodat een audit, een onboarding of een vraag van finance allemaal vanaf dezelfde plek beginnen.
Wat het bijhoudt
Verdeel wat u bezit in fysieke apparatuur, gelicentieerde software en voorraad die u bijvult - elk type gebruikt velden die passen bij hoe u het dagelijks beheert.
Bekijk de volledige lijst met voorbeelden Show less
- Fysieke en gedeelde apparatuur
Laptops, monitoren, telefoons, tablets, voertuigen, handgereedschap, machines, sleutels, toegangspassen, veiligheidsmiddelen en gedeelde of gemeenschappelijke items.
- Digitale inventaris
Softwarelicenties, serienummers, abonnementen en seats - met verlengingsdata en leveranciersgegevens waar u die bijhoudt.
- Verbruiksartikelen
Items zoals batterijen en andere voorraad die u bijvult in plaats van terugneemt, krijgen een eigen assettype.
Velden in het assetprofiel
- Naam en intern ID
- Categorie en subcategorie
- Status: in gebruik, in opslag, in reparatie, afgestoten
- Huidige eigenaar en locatie
4 more profile fields Show less
- Serienummer, leverancier, aankoopdatum en prijs
- Einddatum garantie en notities over de conditie
- Bijgevoegde documenten (bonnen, handleidingen, garantiebewijzen) en afbeeldingen
- Eigen velden die u per assettype zelf bepaalt
Overige mogelijkheden
- Zoeken en filteren op eigenaar, afdeling, locatie, categorie, status of serienummer
- Assets groeperen in categorieën en subcategorieën
- Een asset markeren als fysiek, digitaal of verbruiksartikel
2 more capabilities Show less
- CSV-import om een bestaande inventaris in één keer over te zetten
- CSV-export voor finance, back-ups of migratie
02 · Uitgifte en retour
Toewijzen, terugnemen en overdragen met een volledige eigenaarsgeschiedenis
Elke overdracht laat een spoor na dat de volgende eigenaar zonder voorkennis kan oppakken - en medewerkers kunnen aanvragen wat ze nodig hebben of op een wensenlijst zetten wat het bedrijf zou kunnen aanschaffen.
Hoe een asset wordt toegewezen
- Toewijzen aan een medewerker, klant, afdeling of locatie
- Een uiterste datum instellen of openlaten
- Beheerders en managers wijzen rechtstreeks vanuit het assetprofiel toe
- Medewerkers kunnen zelf een asset aanvragen en ter goedkeuring laten lopen
- Met de wensenlijst stellen medewerkers items voor waarvan zij vinden dat het bedrijf ze zou moeten aanschaffen of aanbieden
Wat bij retour wordt vastgelegd
- Wie het terugbracht en wanneer
- Conditie bij retour
- Optionele notities voor de volgende toewijzing
Overige mogelijkheden
- Een asset rechtstreeks van de ene eigenaar aan de andere overdragen, zonder tussentijdse in- en uitgifte
- Bulkuitgifte voor onboarding (laptop + scherm + telefoon + sleutels in één keer)
Meer uitgifteopties Show less
- Zien welke assets op dit moment aan een bepaalde persoon of afdeling zijn uitgegeven
- Snel overzicht van achterstallige of openstaande toewijzingen
03 · QR-labels
Scan elk asset met een gewone telefooncamera
Print een label, scan het en u staat meteen in het assetprofiel - klaar om binnen enkele seconden in te nemen, uit te geven of een probleem te melden.
Hoe labels worden aangemaakt
- Maak vanuit het profiel een printbaar QR-label voor elk asset aan
- Print er één tegelijk of in batches
- Kies het labelformaat voor stickervellen of labelprinters
Wat het scannen van een label doet
Opent het assetprofiel in de browser vanaf elke moderne telefoon - zonder app te installeren.
Wat mensen na het scannen kunnen doen Show less
Vanuit het profiel kan de scanner het asset innemen of uitgeven, een probleem melden, of zien wie de huidige eigenaar is als het item verloren is geraakt.
Overige mogelijkheden
- Een label opnieuw aanmaken als het beschadigd is
- Labels in bulk printen voor zojuist geïmporteerde assets
- Labels blijven aan het assetrecord gekoppeld, ook als de eigenaar verandert
04 · Servicedesk
Eén plek om problemen te melden en de afhandeling te volgen
Meldingen blijven aan het juiste asset gekoppeld - of staan op zichzelf wanneer ze niet assetspecifiek zijn - zodat er niets verloren gaat in chatgesprekken of inboxen.
Hoe een melding wordt gedaan
Medewerkers omschrijven het probleem, voegen foto's toe en kiezen een categorie - zonder in de chat op zoek te gaan naar de juiste persoon.
Details over melden Show less
Een medewerker opent de servicedesk en meldt een probleem met een korte omschrijving, foto's en een optionele categorie - schade, vermist, onderhoud nodig of vervanging nodig. De servicedesk handelt ook algemene meldingen af die niet aan een specifiek asset zijn gekoppeld.
Wat er met het ticket gebeurt
Tickets komen in een wachtrij terecht met de volledige assetcontext; verantwoordelijken werken de status bij tot het werk is afgerond.
Levenscyclus en samenwerking Show less
Het komt in een servicewachtrij terecht. De verantwoordelijke persoon of afdeling beoordeelt het met de volledige context (asset, eigenaar, eerdere servicenotities, aankoopgegevens) en werkt de status bij: in beoordeling, in behandeling, wacht op onderdelen, opgelost. De aanvrager en de eigenaar blijven in contact via reacties en berichten op het ticket zelf.
Overige mogelijkheden
- Een thread met notities en opmerkingen bij elk ticket
- Reparatiefacturen of bonnen van onderdelen rechtstreeks aan het ticket koppelen
- De tickethistorie blijft permanent aan het asset gekoppeld, zodat de volgende eigenaar de volledige registratie erft
Productrondleiding
Zie AMPthilly in actie
Een korte rondleiding door de servicedesk en het systeem - eenvoudig meldingen afhandelen en support aanvragen. Alles gekoppeld aan een asset voor makkelijke opvolging.
05 · Afdelingen en rollen
Toegang die aansluit op ieders functie
Vier rollen, duidelijk eigenaarschap per afdeling en inzicht dat aansluit op hoe uw bedrijf al is ingedeeld.
Hoe afdelingen werken in AMPthilly Show less
Afdelingsstructuur. Assets en mensen horen bij een afdeling. Managers kunnen onderdeel zijn van meerdere afdelingen en aanvragen van verschillende afdelingen afhandelen. Zowel bij goedkeuringen als bij de servicedesk en meer.
Beheerder
Volledige toegang tot instellingen, gebruikers, afdelingen, assettypes en elk asset in het systeem.
Manager
Assets en mensen binnen de eigen afdeling, de goedkeuringswachtrij en de rapportage die nodig is om het team aan te sturen.
Medewerker
De eigen toegewezen assets, de servicedesk om problemen te melden en de mogelijkheid om retouren of nieuwe apparatuur aan te vragen.
Klant
Externe gebruikers die tijdelijk bedrijfsapparatuur in beheer hebben - met inzicht dat beperkt is tot de assets waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
06 · Goedkeuringsflows
Stuur aanvragen langs de juiste goedkeurder
Bij elke aanvraag is meteen duidelijk wie er vraagt, om wat en waarom - voordat iemand op goedkeuren klikt.
Wat goedkeuring vereist
- Assetaanvragen van medewerkers
- Overdrachten tussen mensen of afdelingen
- Servicewerk
- Retouren waarbij conditie of kosten een akkoord vereisen
Wie goedkeurt
Standaard keurt de afdelingsmanager die verantwoordelijk is voor de aanvraag deze goed. Beheerders kunnen dit zo nodig overrulen of omleiden. Beheerders en managers kunnen een asset ook rechtstreeks aan een medewerker toewijzen - zonder aanvraag.
Overige mogelijkheden
- Elke aanvraag toont vóór goedkeuring het asset, de aanvrager, de reden en eventuele eerdere geschiedenis
Meer goedkeuringsfuncties Show less
- Beslissingen worden vastgelegd in de audittrail van het asset
- Openstaande items verschijnen in een goedkeuringswachtrij voor de toegewezen goedkeurder
07 · Onderhoud en financiën
Onderhoud, aankoop en garantiegegevens bij elk asset
Reparaties en kosten staan naast de rest van het assetrecord - zodat overdrachten naar finance en vervangingsplanning geen aparte spreadsheet nodig hebben.
Onderhoudsregistratie
Leg werk vast met datum, kosten en notities; bewaar de geschiedenis en documenten bij het asset voor de volgende eigenaar.
Schema's en bijlagen Show less
Leg onderhoudswerk bij een asset vast met datum, uitgevoerd door, kosten en notities. Voeg facturen of servicerapporten toe en bekijk de volledige onderhoudsgeschiedenis in het assetprofiel. Voor assets die regelmatig onderhoud nodig hebben, stelt u een schema in zoals "elke 30 dagen" of "telkens wanneer het item wordt teruggebracht".
Financiële velden die worden bijgehouden
- Aankoopprijs en aankoopdatum
- Leverancier en factuurnummer
- Start- en einddatum garantie
- Verwachte levensduur
Aanvullende financiële velden Show less
- Context voor waardevermindering en afschrijving
- Vervangingswaarde
Overige mogelijkheden
- Assets filteren op garantiestatus of naderende afloop
- Assets identificeren die het einde van hun levensduur naderen voor vervangingsplanning
Meer rapportageopties Show less
- Financiële velden naar CSV exporteren voor overdracht aan finance
08 · Auditgeschiedenis
Een volledige tijdlijn voor elk asset
Elke wijziging, eigenaar, ticket en goedkeuring wordt chronologisch vastgelegd - zodat het antwoord op "wat is er gebeurd?" altijd binnen handbereik is.
Wat er wordt vastgelegd
- Uitgiftes, retouren, overdrachten en eigenaarswijzigingen
- Statuswijzigingen en aanpassingen aan assetvelden
- Documentbijlagen
- Servicetickets en wijzigingen in de ticketstatus
Meer soorten gebeurtenissen Show less
- Goedkeuringen en beslissingen
- Onderhoudsregistraties
Waar u het ziet
Een chronologische tijdlijn in elk assetprofiel die laat zien wie wat heeft gedaan en wanneer.
Overige mogelijkheden
- De tijdlijn filteren op soort gebeurtenis
- Systeembreed activiteitenoverzicht voor beheerders
Export en compliance Show less
- Exporteren naar CSV voor overdracht bij audits of compliance
09 · Inkoop en bijvullen
Nooit misgrijpen, nooit te veel bestellen
Stel één keer een streefvoorraad en een bestelpunt in. AMPthilly bewaakt uw voorraad, trekt af wat al onderweg is en vertelt de juiste persoon precies wat er besteld moet worden - bij welke leverancier en tegen welke prijs. Geen bestellijst in een spreadsheet, geen onverwachte voorraadtekorten en geen geld dat vastzit in te grote bestellingen.
Wat het oplost
Verbruiksartikelen en reservevoorraad raken op het slechtst denkbare moment op - of u bestelt te veel en zet daarmee geld vast. Inkoop vervangt de bestellijst in een spreadsheet door actuele regels die gekoppeld zijn aan uw werkelijke voorraadniveaus.
Hoe bijvullen wordt getriggerd
- Volgens een schema - een gekozen dag elke maand
- Op waarde - wanneer de geschatte bestelling een drempel overschrijdt
- Op niveau - zodra de voorraad onder het bestelpunt zakt
- Aantallen respecteren de minimale bestelhoeveelheid per item, per stuk of in vaste batches
- De "behoefte" trekt altijd af wat al onderweg is, zodat u nooit dubbel bestelt
Wat er gebeurt wanneer een regel afgaat
- De verantwoordelijke inkoper krijgt een e-mail met een kant-en-klare bestellijst
- Huidige voorraad, onderweg, voorgesteld aantal en geschat totaal per item
- Eén klik opent een inkooporder die al is ingevuld voor die leverancier
Overige mogelijkheden
- Leveranciersregister met verantwoordelijke inkopers en een valuta per leverancier
- Instellingen per asset: SKU, stukprijs, MOQ, streefvoorraad, bestelpunt
Meer inkoopmogelijkheden Show less
- Bestellingen met hoge waarde lopen automatisch via goedkeuring door een beheerder
- Een inkooporder downloaden als PDF of rechtstreeks naar de leverancier mailen
- Bij ontvangst wordt de voorraad bijgewerkt en optioneel de stukprijs
- Prijsgeschiedenis per asset in de loop van de tijd
10 · Onboarding en offboarding
Klaar op dag één. Volledig teruggehaald op de laatste.
Maak van een checklist per rol een proces van één klik. Geef een nieuwe medewerker in één handeling de laptop, accessoires en licentie-seats - en wanneer iemand vertrekt, krijgt u een geprijsde werklijst voor terughalen met precies wat er opgehaald moet worden en welke seats u kunt terugvorderen, tot en met de terugkerende kosten die u stopzet.
Wat het oplost
Nieuwe medewerkers wachten dagen op apparatuur en accounts; vertrekkers lopen de deur uit met apparaten die u nooit terugkrijgt en licentie-seats die u blijven kosten. Eén herbruikbare checklist per rol vervangt de versnipperde spreadsheet en dicht beide gaten.
Hoe onboarding verloopt
- Kies de persoon, een checklist en een startdatum
- Assets en seats worden op het moment zelf gekozen uit wat daadwerkelijk beschikbaar is - checklists raken nooit verouderd
- Elke stap heeft een verantwoordelijke en een einddatum ten opzichte van de startdatum
- Geef in één bulkhandeling een laptop, muis en toetsenbord uit
Wat offboarding terughaalt
- Een geprijsde werklijst van elk apparaat en elke seat die de persoon in beheer heeft
- Opgesplitst in items om fysiek op te halen en licentie-seats om terug te vorderen
- Toont de maandelijkse en jaarlijkse kosten die u vrijspeelt
- Teruggebrachte apparatuur krijgt een bestemming: opnieuw inzetten, repareren of afstoten
Overige mogelijkheden
- Herbruikbare onboarding- en offboardingsjablonen per rol
- Apparatuur van een vertrekker in één stap overdragen aan de opvolger, met volledige geschiedenis intact
Meer mogelijkheden voor de levenscyclus Show less
- Verantwoordelijken, einddata en markeringen voor achterstand per taak
- Optionele goedkeuringsstap voor retouren, plus meldingen aan de taakverantwoordelijken
- Stappen toevoegen, bewerken of overslaan in een proces dat al loopt
Klaar om uw assets in één record onder te brengen?
Start gratis, of praat met ons over het uitrollen van AMPthilly over meerdere afdelingen.