Een stockout (voorraadtekort) treedt op wanneer een item volledig op is en de vraag niet kan worden vervuld, wat leidt tot gemiste verkopen, vertragingen of vervangende artikelen.
Een stockout (in het Nederlands een voorraadtekort) is het moment waarop de beschikbare hoeveelheid van een item nul raakt terwijl iemand het nog nodig heeft - een klantorder die niet kan worden verzonden, een monteur die een verbruiksartikel zoekt dat niet op de plank ligt, een nieuwe medewerker die wacht op materiaal dat nooit is bijbesteld. Het tekort zelf is meestal een symptoom: de echte fout gebeurde eerder, bij een gemiste bestelling, een onderschatte levertijd, of een voorraadadministratie die is losgeraakt van wat er echt op de plank ligt.
Wat voorraadtekorten veroorzaakt
- Onnauwkeurige administratie. Het systeem zegt twaalf, de plank zegt nul. Niet-geregistreerd gebruik, breuk en stilletjes lenen vreten de telling weg tot de bestellogica op fictie draait.
- Geen bestelpunt. Items die worden bijbesteld “wanneer iemand het merkt”, raken precies op wanneer niemand kijkt. Zonder een vastgelegde triggerhoeveelheid is elke bestelling een inschatting die te laat wordt gemaakt.
- Leveranciersvertragingen. Een op tijd geplaatste bestelling komt alsnog te laat als de levertijd van de leverancier oploopt - en levertijden lopen het meest op in precies de drukke periodes waarin de voorraad het snelst beweegt.
- Vraagpieken. Een grote order, een seizoenswisseling, of een product dat plotseling goed verkoopt, leegt de voorraad sneller dan het bestelritme aannam.
- Geld en minimumhoeveelheden. Een krappe kasstroom of minimumbestelhoeveelheden van leveranciers duwen aankopen naar later of in onhandige bestelgroottes.
Wat een voorraadtekort kost
Voor een verkoper is de voor de hand liggende kostenpost de gemiste verkoop - maar de stillere kostenpost is de klant die één keer een alternatief neemt en nooit meer terugkomt. Intern verschijnen voorraadtekorten als stilstaande mensen en vertraagd werk: een ploeg die niet kan beginnen zonder verbruiksartikelen, een evenemententeam dat ontdekt dat de promotieartikelen in de week van de lancering op waren, een noodaankoop tegen winkelprijs met spoedlevering erbovenop. Ook vervangende artikelen hebben hun eigen kosten, wanneer er een duurder of afwijkend item wordt gebruikt omdat het juiste weg was.
Meten: het percentage voorraadtekorten
De standaardformule is:
Percentage voorraadtekorten = (bestellingen niet vervuld uit voorraad ÷ totaal aantal bestellingen) × 100
Voor interne voorraad zonder “bestellingen” om te tellen, houdt u de dagen met een voorraadtekort bij: hoeveel dagen in de periode een item op nul stond. Beide varianten maken van een vaag gevoel van “we raken steeds zonder” een getal dat u per item kunt bekijken en verbeteren.
Voorraadtekort versus backorder
De twee worden door elkaar gehaald, maar een voorraadtekort is de toestand en een backorder is één manier om ermee om te gaan. Raakt de voorraad op nul, dan kan een bedrijf de bestelling weigeren, een alternatief aanbieden, of hem als backorder aannemen - een belofte om te leveren zodra de aanvulling binnen is. Een hoog aantal backorders is dus een bewijs van voorraadtekorten, maar een laag aantal is geen bewijs van het ontbreken ervan; vraag die wegliep, laat helemaal geen registratie achter.
Voorraadtekorten voorkomen
Voorkomen is vooral weinig spectaculaire discipline: regelmatige cyclische tellingen zodat de administratie betrouwbaar blijft, een bestelpunt per item berekend uit de gebruiksfrequentie en de levertijd van de leverancier, en veiligheidsvoorraad afgestemd op hoe wisselend die twee zijn. Slanke aanpakken zoals just-in-time-voorraad ruilen die buffers bewust in voor lagere voorraadkosten, wat alleen werkt zolang de leveranciers betrouwbaar blijven. Voor interne voorraad - kabels, PBM, printerverbruiksartikelen - houdt een register zoals AMPthilly bij elk item een bestelpunt, een streefvoorraad en een leverancier bij, en maakt het aanvullen een inkooporder die als pdf of rechtstreeks per e-mail naar de leverancier wordt verstuurd.
Gerelateerde termen
- Cyclische telling - de doorlopende tellingen die de voorraadadministratie betrouwbaar genoeg houden
- Omloopsnelheid voorraad - hoe snel voorraad doorstroomt, de andere kant van zonder komen te zitten
- Levertijd - de leveranciersvertraging die elk bestelpunt moet dekken
- Just-in-time-voorraad - de strategie met lage buffers die het risico op een voorraadtekort vergroot zodra het misgaat
- Stuklijst (BOM) - de onderdelenlijst die laat zien wat een voorraadtekort werkelijk zal blokkeren