Wat is inventory shrinkage?

Inventory shrinkage is het verlies van voorraad tussen wanneer u het koopt en wanneer u het verkoopt of gebruikt - de kloof tussen wat uw records zeggen dat u heeft en wat er echt op de plank ligt. Het onderscheidende kenmerk van shrinkage is dat het wordt ontdekt, niet waargenomen: niemand logt het terwijl het gebeurt, het komt simpelweg boven wanneer een cycle count of jaarlijkse inventarisatie minder vindt dan de boeken beloofden.

Wat shrinkage veroorzaakt

Shrinkage is een verzamelnaam voor verschillende problemen, en die hebben verschillende oplossingen nodig:

• Diefstal - extern (winkeldiefstal, inbraak in bussen) en intern (voorraad die met personeel meegaat). Kleine, waardevolle, doorverkoopbare items zijn de klassieke doelwitten.
• Schade en bederf - gevallen, geplette, verlopen of door weersinvloeden vernietigde voorraad die werd weggegooid zonder afschrijving, zodat de records het nog tonen.
• Administratieve fouten - verkeerde hoeveelheden, een levering twee keer geboekt, eenheidsverwarring (een doos van 12 ontvangen als 12 dozen), overdrachten tussen locaties die maar aan één kant zijn geregistreerd.
• Onderleveringen door leveranciers - de factuur zegt 100, de pallet had 96, en niemand telde bij de deur. U betaalde voor voorraad die nooit arriveerde.
• Telfouten - sommige “shrinkage” is schijn: voorraad die bestaat maar in de verkeerde bak ligt of verkeerd werd geteld. Het vervormt de cijfers in beide richtingen.

De shrinkage rate berekenen

Shrinkage rate = (geregistreerde voorraad − fysieke voorraad) ÷ geregistreerde voorraad × 100

Een uitgewerkt voorbeeld: het systeem zegt dat een magazijn € 50.000 aan voorraad op kostprijs heeft. Een volledige telling waardeert wat er echt is op € 48.500. Shrinkage is € 1.500, en de rate is 1.500 ÷ 50.000 × 100 = 3%. Per periode en per locatie gevolgd, vertelt de rate of het verbetert en waar verliezen zich concentreren - één locatie die veel hoger scoort dan de andere is een aanwijzing, geen toeval.

Waarom shrinkage dubbel pijn doet

De eerste kost is de voorraad zelf - gekocht, betaald, weg. De tweede is stiller: tot aan de telling geven uw records te hoog weer wat u heeft. Inkoop vertrouwt die records, dus aanvulling wordt overgeslagen voor voorraad die niet bestaat, en het resultaat is een verrassende stockout en klanten op backorder voor een item waarvan het systeem zwoer dat het beschikbaar was. Shrinkage is niet alleen een afschrijving aan het einde van het jaar; het is slechte data die elke beslissing daartussen aanstuurt.

Shrinkage verminderen

De oplossingen sluiten aan op de oorzaken:

• Tel weinig en vaak. Rollende cycle counts vangen verschillen terwijl ze klein en recent genoeg zijn om te onderzoeken, in plaats van een jaar aan verliezen te laten aankomen als één onverklaarbaar getal.
• Controleer goederen bij de deur. Ontvangst vergelijken met de purchase order, niet met de factuur, maakt een einde aan verliezen door onderlevering.
• Registreer uitval als uitval. Maak het afschrijven van een beschadigd item makkelijker dan het stilletjes weggooien.
• Geef voorraad een specifieke eigenaar. Verliezen krimpen wanneer een specifieke persoon verantwoordelijk is voor een specifiek magazijn, bus of telling.
• Verscherp wie records mag bewerken, en houd een spoor bij van wijzigingen - veel “verliezen” blijken bewerkingen. Voor teams die apparatuur en verbruiksartikelen in één register volgen, legt AMPthilly elke uitgifte, retour, overdracht en veldwijziging vast in een auditgeschiedenis per item, waardoor achterhalen waar een discrepantie insloop een zoekopdracht wordt in plaats van een verhoor.

Herbruikbare dragers verdienen speciale vermelding: pallets en totes lekken constant, juist omdat iedereen ze behandelt als niemands voorraad.

Gerelateerde termen

• Cycle Count - rollende gedeeltelijke tellingen, het hoofdgereedschap om shrinkage vroeg te vangen
• Stockout - de fout verderop in de keten wanneer shrinkage records te hoog laat staan
• Backorder - geaccepteerde orders wachtend op voorraad die de records ten onrechte beloofden
• Inventory Turnover - hoe snel voorraad beweegt; langzaam bewegende voorraad verbergt shrinkage het langst
• BOM (Bill of Materials) - de componentenlijst die gebruik voorspelbaar genoeg maakt om lekken op te merken