Inventory management is het proces van bestellen, opslaan, volgen en gebruiken van de voorraad van een bedrijf, van benodigdheden en onderdelen tot eindproducten.
Inventory management is het proces van bestellen, opslaan, volgen en gebruiken van de voorraad die een bedrijf houdt - van grondstoffen en reserveonderdelen tot verbruiksartikelen en eindproducten. Het doel is balans: genoeg van elk item zodat werk nooit stopt, maar niet zoveel dat er geld op de planken ligt te verouderen. Dagelijks betekent dat weten wat het huidige stock level van elk item is en handelen voordat iets op nul komt.
Wat telt als voorraad
Leerboeken splitsen voorraad in vier types: grondstoffen, onderhanden werk, eindproducten en MRO-voorraad (maintenance, repair and operations - onderhouds-, reparatie- en bedrijfsbenodigdheden). Voor de meeste niet-productiebedrijven is de laatste categorie het hele verhaal - handschoenen, bevestigingsmaterialen, schoonmaakproducten, printertoner en office supplies die de zaak draaiende houden. Het onderscheidende kenmerk is dat voorraad wordt verbruikt: hoeveelheden dalen bij gebruik of verkoop, en stijgen bij leveringen. Dat scheidt het van apparatuur, die wordt gehouden, toegewezen aan iemand en stuk voor stuk wordt gevolgd.
De basiscyclus
Hoe groot of klein de operatie ook is, inventory management is dezelfde cyclus:
- Bestellen - een purchase order bij een leverancier, idealiter in gang gezet door een drempel in plaats van het geheugen.
- Ontvangen - de levering vergelijken met de order, dan de hoeveelheden in het systeem boeken voordat de dozen op planken verdwijnen.
- Opslaan en uitgeven - items vindbaar houden, en gebruik registreren wanneer voorraad wordt genomen.
- Tellen - vergelijken wat het systeem zegt met wat de plank zegt, en het verschil corrigeren.
- Herbestellen - en de cyclus begint opnieuw.
De meeste voorraadproblemen zijn één van deze stappen die stilletjes niet gebeurt - meestal stap 3, wanneer mensen voorraad nemen zonder te registreren.
Kernmethoden die de moeite waard zijn
- Reorder points - een voorraadniveau per item dat een nieuwe order in gang zet, zo berekend dat de levering arriveert voordat de plank leeg is.
- Safety stock - een bewuste buffer tegen vraagpieken en late leveringen, ingebouwd in het reorder point.
- FIFO (first in, first out) - gebruik eerst de oudste voorraad, essentieel voor alles met houdbaarheid.
- Cyclisch tellen - tel een kleine selectie items op rollende basis in plaats van alles stil te leggen voor één jaarlijkse telling, zodat fouten worden opgevangen terwijl ze nog klein zijn.
- Minimum order quantities - de kleinste verkoopbare hoeveelheid van de leverancier, die bepaalt hoeveel u bestelt, ook wanneer u minder nodig heeft.
Inventory management vs asset management
De twee disciplines overlappen en zijn makkelijk te verwarren. Voorraad wordt in hoeveelheden gevolgd; niemand geeft om welke doos handschoenen het is. Assets worden als individuen gevolgd; het telt precies welke laptop de nieuwe starter heeft en wat ermee is gebeurd. Dezelfde opslagruimte houdt meestal beide - verpakte verbruiksartikelen op één plank, gereedschap met serienummer op de volgende - en daarom hebben kleine teams baat bij één plek voor beide. AMPthilly behandelt verbruiksartikelen als eigen assettype naast fysieke en digitale assets, met reorder points per item, doelvoorraad, purchase orders als PDF of per e-mail naar de leverancier, en ontvangst die hoeveelheden bijwerkt. Met of zonder software geldt het principe: tel wat u verbruikt, registreer wat u houdt.
Gerelateerde termen
- Stock Level - de huidige hoeveelheid van een item, het getal waar de hele discipline om draait
- Reorder Point - de drempel die herbestellen een regel maakt in plaats van een gok
- Safety Stock - de buffer die late leveringen en drukke weken absorbeert
- Minimum Order Quantity - de kleinste hoeveelheid die een leverancier verkoopt
- Purchase Order - het formele document dat de aanvulcyclus start