Een purchase order (inkooporder, PO) is een document dat een koper naar een leverancier stuurt om een bestelling te bevestigen, met items, aantallen, prijzen en leveringsvoorwaarden.
Een purchase order (PO), in het Nederlands een inkooporder (in Vlaanderen: bestelbon), is een document dat een koper naar een leverancier stuurt om een bestelling te bevestigen, met de items, aantallen, afgesproken prijzen, leverdatum en voorwaarden. Zodra de leverancier hem aanvaardt, wordt de PO de gedeelde referentie waar beide partijen mee werken: de leverancier verzamelt en factureert op basis ervan, en de koper controleert de levering bij goederenontvangst en de factuur bij betaling aan dezelfde cijfers. PO’s dekken alles wat een bedrijf koopt om te draaien, van maandelijks bestelde verbruiksartikelen tot eenmalige aankopen van apparatuur.
Wat een purchase order bevat
- Een uniek PO-nummer - de referentie waar alles aan hangt: de bevestiging van de leverancier, de pakbon, de factuur.
- Gegevens van koper en leverancier - de juridische namen, adressen en de verantwoordelijke contactpersoon aan beide kanten.
- Regels - productcode of SKU, omschrijving, aantal, stuksprijs en regeltotaal per item.
- Leveringsgegevens - waar, wanneer en hoe de goederen moeten arriveren.
- Betalingsvoorwaarden - valuta, betalingstermijn (bijvoorbeeld 30 dagen na factuurdatum) en eventuele kortingen.
- Akkoord - wie binnen de inkopende organisatie de uitgave heeft goedgekeurd.
Hoe het inkooporderproces verloopt
- Er wordt een behoefte vastgesteld - de voorraad raakt het bestelpunt, of iemand vraagt apparatuur aan.
- De PO wordt opgesteld en intern goedgekeurd - in de meeste organisaties hebben grotere bedragen goedkeuring van een leidinggevende of de eigenaar nodig voordat er iets de deur uitgaat.
- De PO gaat naar de leverancier, die prijs, aantal en leverdatum bevestigt - of wijzigingen aangeeft voordat er iets wordt verzonden.
- De goederen arriveren en worden gecontroleerd aan de PO: de juiste items, het juiste aantal, een acceptabele staat.
- De factuur arriveert en wordt naast de PO en de ontvangstregistratie gelegd - de “three-way match” - voordat de betaling wordt goedgekeurd.
De stille waarde van het proces is dat meningsverschillen vroeg bovenkomen. Een prijswijziging of vervanging komt aan het licht bij de bevestiging, een te kleine levering bij de ontvangst, een te hoge factuur bij het naast elkaar leggen - telkens op het goedkoopst mogelijke moment om het recht te zetten.
Purchase order versus factuur
De twee zijn makkelijk te verwarren omdat ze vaak dezelfde regels tonen. De PO reist van koper naar leverancier vóór de levering en geeft akkoord voor de aankoop; de factuur reist van leverancier naar koper na de levering en vraagt om betaling. De een opent de transactie, de ander sluit hem. Komen de cijfers op de twee documenten niet overeen, dan is de PO de vastlegging van wat er werkelijk is afgesproken.
Purchase orders in de praktijk
Kleine teams slaan PO’s vaak over en bestellen per e-mail of telefoon, wat goed gaat totdat het misgaat: er valt een onverwachte factuur binnen, niemand weet de afgesproken prijs nog, en er is niets op papier om aan te toetsen. Een eenvoudige PO-gewoonte - desnoods een genummerde pdf per bestelling - lost dat op zonder gedoe. Keukens en cateraars die keukenapparatuur en benodigdheden bijbestellen, zijn een klassiek voorbeeld: veel kleine bestellingen, veel leveranciers, en elke niet-vastgelegde bestelling is een toekomstige discussie. De inkoopmodule van AMPthilly stelt PO’s op als pdf of mailt ze rechtstreeks naar de leverancier, waarbij bestellingen boven een drempel eerst langs een beheerder voor goedkeuring gaan.
Gerelateerde termen
- Goederenontvangst - leveringen bij aankomst controleren aan de PO
- Voorraadtelling - de periodieke telling die nagaat wat al die bestellingen samen hebben opgeleverd
- Verbruiksartikelen - de bij te bestellen items waarvoor de meeste routine-PO’s worden aangemaakt
- FIFO - first in, first out; de gebruikelijke rotatiemethode voor geleverde voorraad
- LIFO - last in, first out; het alternatieve model voor voorraadwaardering en rotatie