Vad är FIFO (först in, först ut)?

FIFO (först in, först ut) är en lagermetod där det äldsta lagret används, säljs eller räknas som sålt först. Metoden fungerar på två nivåer: som en fysisk hanteringsregel (plocka de äldsta enheterna från hyllan före de nyare) och som ett antagande om kostnadsflöde i redovisningen (matcha kostnaden för de äldsta inköpen mot försäljningen först). FIFO är den mest använda lagermetoden och den naturliga motsatsen till LIFO, där det nyaste lagret räknas som sålt först.

Det här lär du dig

• Vad FIFO betyder (och andra betydelser av FIFO)
• Hur FIFO fungerar
• Så räknar du FIFO steg för steg
• Ett räkneexempel med tre inköpsskikt
• Periodisk eller löpande FIFO
• När FIFO är rätt val
• FIFO, FEFO, LIFO och vägt genomsnittspris
• Fördelar och nackdelar med FIFO
• FIFO i lagret och förrådet
• Vanliga frågor

Vad FIFO betyder (och andra betydelser av FIFO)

FIFO = first in, first out, på svenska först in, först ut. Regeln på en rad: det som kom in först går ut först. I lagersammanhang betyder det att de äldsta enheterna lämnar hyllan först och att de äldsta inköpspriserna lämnar bokföringen först.

Förkortningen har två andra vanliga betydelser, om det var någon av dem du letade efter:

• IT och programmering - en FIFO är en kö eller buffert som lämnar ut data i exakt den ordning den kom in, ungefär som kön i en kassa.
• Arbetsliv - främst i Australien betyder FIFO fly-in fly-out, där personal flyger till en avlägsen arbetsplats (ofta en gruva) för ett arbetspass och sedan flyger hem.

Den här sidan handlar om betydelsen inom lagerhantering och redovisning: hur först in, först ut värderar lagret, hur du räknar ut det och hur du tillämpar det rent fysiskt.

Hur FIFO fungerar

Varje gång du köper in varor skapar du ett inköpsskikt med enheter till just det inköpspriset. Med FIFO tas enheterna som lämnar lagret - sålda, använda i ett jobb, utlämnade till en tekniker - från det äldsta skiktet först. När det skiktet är slut börjar det näst äldsta förbrukas.

Följden är enkel: kostnad för sålda varor speglar dina äldre inköpspriser, och lagret som finns kvar värderas till dina senaste priser. När leverantörernas priser stiger visar FIFO därför lägre kostnad för sålda varor, högre vinst och ett högre lagervärde än LIFO eller vägt genomsnittspris skulle göra för samma försäljning. När priserna sjunker blir effekten den omvända.

Så räknar du FIFO steg för steg

Det finns ingen enskild “FIFO-formel” att stoppa in siffror i. Det är en följd av steg som du går igenom för dina inköpsskikt:

1. Lista dina inköpsskikt i datumordning, vart och ett med antal och styckpris. Ta med ingående lager som det äldsta skiktet.
2. Ta de sålda eller förbrukade enheterna från det äldsta skiktet först. När det tar slut går du vidare till det näst äldsta.
3. Summera kostnaden för de skikt som förbrukats. Summan är din kostnad för sålda varor enligt FIFO.
4. Värdera det som är kvar till de senaste priserna. De återstående enheterna ligger i de nyaste skikten, och det är ditt slutlager.
5. Kontrollera resultatet. Ingående lager + inköp - kostnad för sålda varor = utgående lager. Går det inte ihop har ett skikt missats eller räknats två gånger.

Allt du behöver är antal och styckpris för varje inleverans, i den ordning de kom in. Därför är en pålitlig inleveranshistorik viktigare än själva räknandet.

Ett räkneexempel med tre inköpsskikt

En verkstad börjar månaden utan lager av ett förbrukningsblad och köper in tre gånger:

Under månaden används 220 blad. Med FIFO:

• De första 100 kommer från det äldsta skiktet: 100 × 2,00 € = 200 €
• Nästa 100 kommer från det mellersta skiktet: 100 × 2,50 € = 250 €
• De sista 20 kommer från det nyaste skiktet: 20 × 2,80 € = 56 €
• Kostnad för förbrukat enligt FIFO: 506 €
• Slutlager: 80 blad × 2,80 € = 224 €
• Kontroll: 0 € + 730 € - 506 € = 224 €

Samma siffror med de andra vanliga metoderna (beräknat vid periodens slut):

Med stigande priser under månaden ger FIFO den lägsta kostnaden och det högsta lagervärdet, LIFO det omvända, och vägt genomsnittspris hamnar mittemellan. Det kvarvarande lagret värderas med FIFO till det senaste priset, som oftast ligger närmast vad det faktiskt skulle kosta att köpa in varorna igen.

Periodisk eller löpande FIFO

Det finns två sätt att räkna:

• Periodisk FIFO räknar ut kostnad för sålda varor en gång, vid periodens slut, utifrån en fysisk inventering eller lagerinventering: ingående lager plus inköp minus det som fortfarande står på hyllan.
• Löpande FIFO räknar ut det vid varje uttag eller försäljning, utifrån en löpande registrering av inleveranser och uttag, så att lagersaldot alltid är aktuellt. Cykelinventering stämmer sedan av registret mot hyllan.

Här har FIFO en användbar egenskap som LIFO och vägt genomsnittspris saknar: metoden ger samma kostnad för sålda varor och samma slutlager i båda systemen. Det äldsta skiktet förbrukas alltid först, oavsett om du tillämpar regeln efter varje uttag eller en gång vid månadens slut. Med LIFO eller ett löpande genomsnittspris påverkar tidpunkten för varje uttag i förhållande till varje inköp resultatet.

När FIFO är rätt val

FIFO är standardvalet av goda skäl:

• Färskvaror och daterat lager - mat, dryck, sjukvårdsmaterial, lim, batterier. Rotation där det äldsta går först är det enda sättet att slippa skriva av utgångna varor som svinn eller inkurant lager.
• Det stämmer med verkligheten - i de flesta lager och förråd rör sig varorna faktiskt äldst först, så redovisningen speglar hyllan.
• Det accepteras överallt - FIFO är tillåtet enligt både IFRS och US GAAP och är tillsammans med vägt genomsnittspris en av de metoder som svenska företag använder enligt årsredovisningslagen.
• Mer rättvisande lagervärde - enheterna i lager värderas till aktuella priser, vilket gör budgeten för nästa inköp och försäkringsvärdena mer realistiska.

FIFO, FEFO, LIFO och vägt genomsnittspris

De fyra metoderna svarar på olika frågor. FIFO, LIFO och vägt genomsnittspris är antaganden om kostnadsflöde i bokföringen, medan FEFO enbart är en fysisk plockregel.

FIFO eller FEFO. Oftast plockar de samma låda. Skillnaden syns när en nyare leverans har ett tidigare utgångsdatum än lagret som redan står på hyllan: FEFO fångar det och plockar den först, medan FIFO skulle låta den bli för gammal. Därför kör läkemedels- och livsmedelsverksamheter FEFO, och därför är blandade upplägg vanliga - FEFO för daterade artiklar, FIFO för allt annat, och FIFO fortfarande för värderingen.

FIFO eller LIFO. Skillnaden spelar bara roll när inköpspriserna ändras mellan inköpen. Med stigande priser för LIFO de nyaste och dyraste kostnaderna till kostnad för sålda varor först, vilket sänker den redovisade vinsten och därmed den skattepliktiga vinsten - det är därför vissa amerikanska företag använder metoden. LIFO är förbjudet enligt IFRS och används inte i svensk redovisning, så utanför USA står det praktiska valet mellan FIFO och vägt genomsnittspris, mellanalternativet som jämnar ut prissvängningar.

Fördelar och nackdelar med FIFO

Fördelar

• Följer hur det mesta lagret rör sig fysiskt, så bokföringen och hyllan stämmer överens.
• Värderar balansräkningen nära aktuellt återanskaffningsvärde, eftersom slutlagret ligger i de nyaste skikten.
• Accepteras enligt IFRS och US GAAP.
• Enkel att följa och att granska: varje krona i kostnad kan spåras till en daterad inleverans.
• Ger samma resultat med periodisk och löpande lagerredovisning.

Nackdelar

• När priserna stiger blåses vinsten upp av äldre, billigare kostnader - och den skattepliktiga vinsten stiger med den. En del av den “vinsten” är ren inflation som betalas ut igen vid nästa inköp.
• Dagens intäkter matchas mot gamla kostnader, så marginalerna kan se bättre ut än dagens priser motiverar.
• Många små skikt är krångliga att hålla reda på för hand. Utan en löpande historik över inleveranser och styckpriser blir beräkningen en jakt på gamla fakturor.

Enligt IFRS sätter IAS 2 (Varulager) ramarna: lager värderas till det lägsta av anskaffningsvärde och nettoförsäljningsvärde, FIFO eller vägt genomsnittspris får användas för utbytbara varor, och varor som inte är utbytbara - eller som köpts in för ett specifikt projekt - ska värderas med sina individuella kostnader. Svenska regler bygger på samma lägsta värdets princip. Om varor har blivit gamla, skadats eller tappat i värde kan de behöva skrivas ned under sitt FIFO-värde, och det är där en utrangering eller en ny värdering kommer in.

FIFO i lagret och förrådet

FIFO i bokföringen är räkning, FIFO på hyllan är en vana. Den här checklistan håller lagret i rotation:

• Märk vid inleverans - skriv inleveransdatum (eller batchnummer) på varje kartong, låda eller back när den kommer in, inte senare.
• Fyll på bakifrån, plocka framifrån - ställ nytt lager bakom eller under det gamla så att den äldsta enheten alltid är lättast att nå.
• Använd ställage som tvingar fram flödet - rullbanor och genomflödesställ fylls bakifrån och plockas framifrån, och genomkörningsställ skiljer på påfyllnads- och plocksida. Det här är generella lösningar som finns på marknaden. På en liten hylla gör en tydlig regel om att plocka framifrån samma jobb.
• Håll en batch per plats där det går - blandade batcher på samma plats är där rotationen tyst går sönder.
• Sätt varor i karantän separat - ge skadade, returnerade och snart utgångna varor en egen plats så att de inte plockas av misstag.
• Sätt realistiska lagernivåer - rimliga par-nivåer, beställningspunkter och säkerhetslager hindrar varor från att stå så länge att de åldras.
• Inventera lite och ofta - cykelinventering hittar gamla varor längst bak innan de går ut.

De vanliga misstagen är förutsägbara: påfyllnad framifrån, så att den nyaste lådan plockas varje dag medan den äldsta blir för gammal längst bak, blandade batcher på samma plats och inget registrerat inleveransdatum, vilket gör både rotation och FIFO-värdering till gissningar. I serviceföretag gäller samma disciplin för förbrukningsmaterial som blad, filter, batterier, påfyllning av första hjälpen-lådor och fat.

Vanliga frågor

Vad står FIFO för? FIFO står för first in, first out, på svenska först in, först ut. I lagerhantering och redovisning betyder det att det äldsta lagret används eller säljs först och att dess kostnad matchas mot försäljningen först. Samma förkortning används inom IT för en kö eller buffert som lämnar ut data i den ordning den kom in, och i arbetslivet (främst i Australien) för fly-in fly-out, alltså pendling med flyg till avlägsna arbetsplatser.

Hur räknar man FIFO? Lista dina inköpsskikt från äldst till nyast med antal och styckpris. Ta de sålda eller förbrukade enheterna från det äldsta skiktet först, sedan från det näst äldsta, och summera kostnaderna så får du kostnad för sålda varor. Det som blir kvar är slutlagret, värderat till de senaste inköpspriserna. Kontrollera sedan: ingående lager plus inköp minus kostnad för sålda varor ska bli utgående lager.

Vad är skillnaden mellan FIFO och FEFO? FIFO plockar lager i ordning efter inleveransdatum, FEFO (first expired, first out, först utgånget först ut) i ordning efter bäst före- eller utgångsdatum. Oftast blir det samma sak, men när en nyare leverans har ett tidigare utgångsdatum plockar FEFO den först och FIFO gör det inte. Använd FEFO för daterade varor som läkemedel, livsmedel, lim och vissa batterier, och FIFO för stabilt lager.

Är FIFO en fysisk regel eller en redovisningsmetod? Båda, och de två är oberoende av varandra. Fysiskt betyder FIFO att du roterar lagret så att de äldsta enheterna plockas först - avgörande för allt som blir för gammalt eller försämras. I redovisningen är FIFO ett antagande om kostnadsflöde: kostnaden för de äldsta inköpen matchas mot försäljningen först. Ett företag kan rotera lagret äldst först på hyllan och ändå använda en annan värderingsmetod i bokföringen, men för de flesta mindre företag sammanfaller de två.

Är FIFO tillåtet enligt IFRS och US GAAP? Ja. FIFO accepteras både enligt IFRS (IAS 2) och US GAAP, vilket är en anledning till att metoden är standardvalet för de flesta företag. LIFO är tillåtet enligt US GAAP men förbjudet enligt IFRS, så bolag som rapporterar internationellt väljer i regel FIFO eller vägt genomsnittspris. Även för svenska företag som följer årsredovisningslagen är det FIFO eller vägt genomsnittspris som gäller.

Ger FIFO samma resultat med periodisk och löpande lagerredovisning? Ja. Eftersom FIFO alltid förbrukar det äldsta skiktet först spelar det ingen roll om du räknar ut kostnad för sålda varor en gång vid periodens slut eller vid varje uttag - kostnad för sålda varor och slutlager blir desamma. Med LIFO och vägt genomsnittspris kan de två systemen ge olika siffror.

När ska ett företag använda FIFO? Använd FIFO när lagret åldras: mat och dryck, sjukvårdsmaterial, batterier, lim, kemikalier och allt med hållbarhetstid eller versionsnummer. Metoden passar också företag som vill att balansräkningen ska spegla aktuella priser, eftersom enheterna som finns kvar i lager värderas till de senaste inköpspriserna. Om ditt lager verkligen rör sig äldst först ger FIFO samma bild i bokföringen som på hyllan.

Sammanfattningen

FIFO betyder först in, först ut: det äldsta lagret lämnar hyllan först och de äldsta inköpspriserna lämnar bokföringen först. För att räkna FIFO förbrukar du inköpsskikten från äldst till nyast, summerar kostnaden för det som använts och värderar resten till de senaste priserna. Metoden accepteras enligt IFRS och US GAAP, ger samma svar med periodisk och löpande lagerredovisning och visar i ett läge med stigande priser högre vinst och högre lagervärde än LIFO eller vägt genomsnittspris. För daterade varor kombinerar du den med FEFO på hyllan. Oavsett vilket vilar hela metoden på att du vet vad du tog emot, när och till vilket styckpris.

Relaterade termer

• LIFO (sist in, först ut) - det motsatta antagandet om kostnadsflöde, där det nyaste lagret räknas som sålt först
• Par-nivå - den minsta mängd du ska ha i lager, som styr hur länge varorna står
• Beställningspunkt - lagernivån som utlöser en ny beställning, så att varorna kommer innan de tar slut men inte så tidigt att de hinner åldras
• Svinn - lager som går förlorat genom utgång, skada, stöld eller fel - dålig rotation ökar det
• Cykelinventering - att regelbundet räkna en liten del av lagret, vilket hittar gamla varor i tid
• Restorder - en order som tas emot medan artikeln tillfälligt är slut
• Lagerbrist - när en artikel tar slut helt, det problem som par-nivåer finns för att förhindra

Verktyg som gör det enklare

FIFO fungerar bara om du vet vad som kom in, när och till vilket pris. AMPthilly har förbrukningsmaterial i samma register som din utrustning, med SKU, styckpris, målnivå och beställningspunkt per artikel i Inköp och påfyllning. Inköpsorder skickas som PDF eller via e-post till leverantörer i ett leverantörsregister, och när du tar emot en order uppdateras lagersaldot - och om du vill även styckpriset - samtidigt som en prishistorik per artikel byggs upp med de daterade kostnadsskikt som en FIFO-beräkning behöver. En QR-etikett på varje artikel öppnar dess post i mobilens webbläsare, utan någon app att installera, och varje ändring hamnar i ändringshistoriken. Ekonomi kan ta ut en CSV-export när lagret ska värderas. Påfyllning ingår i Starter-planen, och tillgångsvärdering och avskrivningar ingår i Pro. Kom igång gratis - inget kreditkort krävs - eller prata med oss om hur det ser ut hos dig.