En fysisk inventering innebär att tillgångar eller lager räknas och kontrolleras på plats, för att bekräfta att registret stämmer med vad som faktiskt finns.
En fysisk inventering innebär att man går dit tillgångarna eller lagret ska finnas och räknar vad som faktiskt står där, så att registret kan ställas mot verkligheten. Det är golvhalvan av ett ärligt register: räkningen slår fast vad som finns, och avstämningen tar hand om skillnaderna mellan det och vad posterna påstår.
Hur en inventering går till
Formen är densamma oavsett om du räknar stationära datorer eller lådor med handskar. Definiera omfattningen - en plats, en kategori eller allt. Frys förflyttningar så långt det går; att räkna objekt som är mitt i en flytt garanterar spökavvikelser. Gå igenom utrymmet, identifiera varje objekt säkert - genom att skanna etiketten, inte genom att känna igen silhuetten - och bocka av mot listan. Notera tre typer av undantag: objekt som saknas, objekt som finns men inte står på listan, och objekt som finns men står på fel plats eller är synligt skadade. Avsluta med en signerad sammanfattning av vad som räknades, av vem och när.
Striktare inventeringar görs blint: den som räknar registrerar vad den hittar utan att först se förväntade antal, så att listan inte kan viska fram svaret.
Rullande inventering kontra fullständig räkning
En fullständig räkning (vägg till vägg) täcker allt i ett enda svep. Den ger en komplett ögonblicksbild - därför kräver bokslut och en revision av anläggningstillgångarna ofta en sådan - men den stör verksamheten och har en tendens att stressas igenom.
En rullande inventering sprider ut arbetet: en delmängd räknas varje vecka eller månad enligt ett rullande schema, så att hela beståndet täcks över en period utan att något behöver stänga. Kloka scheman viktar efter risk - bärbart, värdefullt och ofta flyttat räknas oftare än det fastbultade.
De flesta team landar i en mix: rullande inventering under året och en fullständig räkning som förankrar böckerna.
Hur skanning snabbar upp arbetet
Det långsamma i en inventering är inte gåendet - det är att identifiera varje objekt och matcha det mot en post. Att läsa en etikett och skriva av ID:t i en lista bjuder in felskrivningar och tar uppåt en minut per objekt; att skanna en streckkods- eller QR-etikett tar sekunder och träffar exakt rätt post. Skanningarna lämnar dessutom ett eget tidsstämplat bevis på vad som kontrollerades och när - värdefullt den dag räkningen ifrågasätts. I AMPthilly öppnas tillgångens profil i webbläsaren när QR-etiketten skannas med en vanlig mobilkamera, så att den som räknar kan bekräfta identitet, ägare och status på plats - utan att installera någon app.
Vanliga misstag
- Skrivbordsräkning - att bekräfta objekt ur minnet eller genom att fråga runt är verifierings-teater; stod ingen framför objektet är det inte räknat.
- Att låta registeransvarig räkna ensam - den som sköter registret och samtidigt kontrollerar sitt eget arbete är en klassisk lucka i internkontrollen; para ihop hen med någon oberoende.
- Tyst rättning av registret - justera efter utredning, aldrig under själva rundan.
- Att strunta i skicket - en projektor som finns men är trasig och bockas av som hel skjuter bara upp upptäckten.
- Att räkna medan saker rör sig - leveranser, utlåningar och flyttar mitt i räkningen skapar avvikelser som aldrig funnits.
Inventeringar i praktiken
En inventering som blir av regelbundet slår en perfekt inventering som görs en gång. Sätt ett återkommande datum i kalendern, håll omfattningen liten nog att klaras av på ett pass, rotera räknarna så att ingen bara granskar sina egna poster, och behandla varje avvikelse som en processfråga - ett saknat objekt är sällan det första som gick fel, bara det första någon lade märke till.
Relaterade termer
- Avstämning av tillgångar - att reda ut skillnaderna som en räkning avslöjar
- Verifiering av tillgångar - att bekräfta att enskilda tillgångar finns där registret säger
- Revision av anläggningstillgångar - den formella granskning en bra inventering förbereder dig för
- Revisionsberedskap - att hålla registret granskningsredo året runt
- Intern kontroll - kontrollerna och ansvarsfördelningen som håller räkningarna ärliga