En revision av anläggningstillgångar är en granskning som kontrollerar att anläggningstillgångar fysiskt finns, är korrekt värderade och stämmer med tillgångsregistret och kontona.
En revision av anläggningstillgångar är en granskning - intern eller av externa revisorer - som kontrollerar om de anläggningstillgångar en organisation påstår sig äga fysiskt finns, är korrekt värderade och stämmer med tillgångsregistret och kontona. Anläggningstillgångar (byggnader, maskiner, fordon, IT-utrustning, möbler) utgör ofta en stor del av balansräkningen, så felaktiga tillgångar betyder felaktiga konton. Revisionen är det periodiska testet; revisionsberedskap är vanan året runt att kunna klara det utan panik.
Vad revisorer kontrollerar
- Existens - tillgångar i böckerna är verkliga, närvarande och identifierbara.
- Fullständighet - tillgångar i bruk finns i böckerna; inget väsentligt saknas i posterna.
- Värdering - inköpskostnad stöds av fakturor, avskrivning följer angiven policy och nyttjandeperioder, och nedsatta eller föråldrade tillgångar har skrivits ner.
- Rättigheter och ägande - organisationen äger det den påstår, med leasad och lånad utrustning klassificerad korrekt.
- Avyttringar - pensionerade tillgångar togs bort ur böckerna med godkännande och dokumentation, inte bara från byggnaden.
Tvåvägstestet
Fältarbetsklassikern är stickprov i båda riktningarna. Arkiv-till-golv: revisorn plockar poster från registret och ber att få se artiklarna - detta testar existens, och är där spöktillgångar dyker upp (registrerade artiklar som avyttrades, förlorades eller stals utan att böckerna fick veta). Golv-till-arkiv: revisorn plockar artiklar de kan se och ber om posterna - detta testar fullständighet, och är där oregistrerade inköp och omärkt utrustning dyker upp. Ett bestånd som klarar en riktning kan bekvämt misslyckas i den andra, vilket är varför båda körs.
Hur man förbereder sig innan revisorer kommer
- Kör ditt eget verifieringspass först och stäm av skillnaderna, så revisorns stickprov hittar det dina register lovar.
- Se till att varje stickprovsartikel kan hittas snabbt - märkt, med aktuell plats och namngiven förvaltare i registret.
- Ha inköpsfakturor, garantidokument och avyttringsregister bifogade till eller spårbara från varje tillgångspost.
- Kontrollera att avskrivningsscheman stämmer mellan register och huvudbok, och att fullt avskrivna artiklar fortfarande i bruk flaggas i stället för glöms bort.
- Var redo att visa historik: när en revisor frågar “vem har haft den här laptopen och när servades den senast” ska svaret vara en uppslagning, inte en utredning.
Starka interna kontroller gör det mesta av denna förberedelse implicit - om avyttringar kräver godkännande och avskrivningar görs av någon annan än registerhållaren tenderar posterna redan vara rena när revisionssäsongen kommer. Den separationen är uppdelning av arbetsuppgifter som gör sitt tysta arbete.
Vanliga revisionsfynd
De återkommande: spöktillgångar som fortfarande ackumulerar avskrivning; utrustning fysiskt närvarande men aldrig kapitaliserad eller registrerad; avyttringar utan papper; tillgångar utan identifierbar förvaltare; överföringar mellan platser som posterna aldrig följde; och register i kalkylark där historik inte kan bevisas eftersom vilken cell som helst kan tyst skrivas om.
Revision av anläggningstillgångar i praktiken
Revisioner belönar oglamorösa vanor - märk vid inköp, registrera avyttringar samma dag, håll dokument på posten, verifiera enligt schema. Team som håller sitt register i AMPthilly går in i en revision med inköpsdetaljer, bifogade fakturor, namngivna förvaltare och fullständig revisionshistorik per tillgång exporterbar till CSV, vilket täcker det mesta en revisor ber att se. Samma disciplin gäller bortom ekonomi: säkerhetsdrivna granskningar under ISO 27001 ställer nästan identiska existens- och ägandefrågor om ett informationstillgångsregister.
Relaterade termer
- Revisionsberedskap - tillståndet året runt att kunna klara utan panik
- Interna kontroller - processkontrollerna revisorer testar vid sidan av tillgångarna
- Uppdelning av arbetsuppgifter - hålla förvaring, registerföring och godkännande i separata händer
- ISO 27001 tillgångshantering - informationssäkerhetens motsvarighet till finansiella tillgångsrevisioner
- Informationstillgångsregister - registret över data- och informationstillgångar revisorer också kan granska