Varje museum förvaltar två bestånd, och bara det ena sköts. Samlingen - själva föremålen - har en registrator, accessionsnummer, skickrapporter och årtionden av yrkesdisciplin bakom sig. Det andra beståndet är allt som gör samlingen synlig: projektorerna som loopar utställningsfilm, mediaspelarna bakom socklarna, galleribelysningen, ljudguiderna, verkstadens verktyg, dataloggrarna i montrarna och de stapelbara stolarna som drar in uthyrningsintäkterna. Det andra beståndet bor oftast i ingen särskild persons huvud - och det är det som lägger av klockan 9.50 en lördag med en skolklass vid dörren.
Det här lär du dig
- Två bestånd, en byggnad
- Den operativa utrustningslistan
- Gör byggnaden till strukturen
- Håll utställningarna igång
- Lokaluthyrning, pedagogiska kit och uppsökande verksamhet
- Kom igång
- Vanliga frågor
Två bestånd, en byggnad
Gränsen spelar roll. Samlingsförvaltning är ett eget yrke med egna system, och ett utrustningsregister ska inte röra föremålen. Men vanorna som skyddar samlingen sträcker sig sällan till utrustningen runt den:
- Utställningsteknik installeras och glöms bort. En mediaspelare förseglad bakom en sockel vid installationen har ingen post, ingen servicehistorik och ingen utpekad reserv - tills den dör mitt under en utställningsperiod.
- Utrustning vandrar mellan gallerier. Belysning, socklar, skärmar och montrar flyttas vid varje omhängning, och efter tre utställningar vet ingen i vilket galleri den bra projektorn hamnade.
- Avdelningarna delar utan register. Pedagogerna lånar eventteamets PA; fastighetsskötseln lånar verkstadens borrmaskin; det lånade hamnar i fel förråd, eller aldrig tillbaka alls.
- Volontärer och timanställda byts ständigt, så kunskapen om var saker finns går ut genom dörren enligt schema.
- Bidragsfinansierad utrustning har rapporteringskrav. Teknik köpt med projektmedel kan behöva redovisas flera år senare, långt efter att projektgruppen skingrats.
Den operativa utrustningslistan
Ett praktiskt museiregister täcker:
- Utställnings-AV - projektorer, skärmar, mediaspelare, förstärkare, högtalare, interaktiva stationer. Det som måste fungera när dörrarna öppnar.
- Besöksteknik - ljudguider samt iPads och surfplattor för förmedling och tillgänglighet, oftast utdelade dagligen ur en pool.
- Utrustning för pedagogisk verksamhet - pedagogiska samlingar (där policyn behandlar dem som utrustning snarare än accederade föremål), pyssel- och experimentkit, och Chromebooks som används i undervisningen.
- Belysning - gallerispots och skensystem, eventbelysning.
- Verkstads- och teknikverktyg - monterings-, installations- och underhållsverktyg, ofta byggnadens mest lånade och minst återlämnade kategori.
- Miljöövervakning - dataloggrar och sensorer, som bär kalibreringsdatum.
- Event och lokaluthyrning - scen, möbler, dukar, portabel AV.
- Uppsökande verksamhet och turnékit - lådorna, displaysystemen och mässutrustningen som reser till mässor, skolor och partnerlokaler och tillbringar flera veckor i taget utanför huset.
- Personalens IT - laptops, komradio och receptionens kassautrustning.
Gör byggnaden till strukturen
Museer har en naturlig fördel som de flesta organisationer saknar: byggnaden i sig är en stabil struktur. Använd den. En hierarki av plats, våning, galleri och förråd ger varje objekt en hemvist, och registret kan då besvara de två frågor som spelar roll - vad finns i Galleri 4, och var är reservprojektorn? - med en enda sökning. Ge varje objekt ett eget inventarienummer på en diskret etikett, och behandla allt som rör sig - flyttbara inventarier som verktyg, surfplattor och eventkit - som utkvitterat från sitt hemförråd i stället för diffust frånvarande.
| Kategori | Vanlig hemvist | Se upp för |
|---|---|---|
| Utställnings-AV, belysning | Galleriet den betjänar | Ingen utpekad reserv; inbyggda enheter utan post |
| Surfplattor, ljudguider | Receptionens dagliga pool | Svinn i laddrummet; döda enheter tillbaka i rotation |
| Verkstadsverktyg | Verkstadsförrådet, utkvitterade per jobb | Lån mellan avdelningar utan återlämning |
| Event- och uthyrningskit | Eventförrådet, utkvitterat per event | Utspritt i hela byggnaden morgonen efter |
| Turné- och uppsökandekit | Utkvitterat på lokalen eller mässan | Veckor utanför huset utan skickpost |
Tips: placera QR-etiketterna där personalen når dem men besökarna inte ser dem - baksidan av socklar, innanför serviceluckor, under fästen. En etikett som stör utställningsdesignen plockas bort inom en vecka.
Håll utställningarna igång
Den operativa skillnaden mellan en bra och en dålig morgon är hur ett fel färdas. I de flesta museer färdas det muntligt - en museivärd säger till tjänstgörande chef, som mejlar fastighet, som frågar vilken projektor exakt. Med ett uppmärkt register skannar värden enheten och loggar felet med ett foto; teknikern ser vilken enhet, vilket galleri och enhetens fullständiga reparationshistorik innan hen går dit. Den historiken är den tysta utdelningen: projektorn som är inne på sitt tredje lampfel på ett år byts mot reserven och pensioneras, i stället för att lagas igen på vinst och förlust. Kalibreringsdatum på dataloggrar och servicedatum på lyftar och stegar bor också på posterna - där den som planerar servicen faktiskt ser dem.
Lokaluthyrning, pedagogiska kit och uppsökande verksamhet
Tre arbetsflöden flyttar museets utrustning snabbast, och alla tre är utlåningsformade. Kvällsuthyrningar flyttar möbler och AV genom byggnaden under tidspress - kvittera ut kitet på eventet, så visar morgonens lista över öppna lån vad som inte kommit tillbaka till förrådet. Den pedagogiska verksamheten drar kit och enheter dagligen - ett poollån per pass håller räkningen ärlig. Uppsökande verksamhet och turnéer skickar displaykit ut ur huset i veckor - kvittera ut det på lokalen, med foton vid avfärd så att skickdiskussioner vid hemkomsten blir korta. Externa hyresgäster och partnerlokaler kan registreras som ansvarig part, så att registret inte bara visar att tolv stolar saknas, utan vilken uthyrning de försvann med.
Kom igång
- Börja med det driftkritiska gallerikitet - AV först, eftersom det är det som fallerar inför publik. Registrera serienummer, foton och reserven för varje enhet.
- Märk upp diskret allt eftersom, även enheter inne i socklar och rack.
- Bygg upp strukturen - plats, våningar, gallerier, förråd - och ge varje objekt en hemvist.
- Flytta de lånetunga förråden till utlåning - verkstadsverktyg och eventkit därnäst.
- Logga fel på objektet från dag ett, så börjar historiken byggas direkt.
Det här är konturerna av ett ordentligt system för utrustningskoll, och det är vad AMPthilly levererar utan enterprise-overhead: utskrivbara QR-etiketter som skannas av vilken mobilkamera som helst i webbläsaren, så att volontärer och timanställda i receptionen varken behöver app eller utbildning; utlåning till personer, avdelningar, platser eller externa kunder; en ärendekö med foton för fel; och permanent historik per objekt som räcker till en bidragsrapport flera år senare. Gratisplanen täcker 3 användare och 25 tillgångar - lagom för att pilotköra ett galleris AV - utan kortuppgifter, och de betalda nivåerna finns på prissidan.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan samlingssystemet och museets utrustningsregister? Samlingssystemet hanterar föremålen under registratorns kontroll; utrustningsregistret hanterar den operativa tekniken runt dem - utrustningen utan registrator.
Vilken utrustning ska ett museum registrera? Utställnings-AV, besökssurfplattor och ljudguider, pedagogiska kit, belysning, verkstadsverktyg, dataloggrar, event- och uthyrningskit, turnélådor och personalens IT.
Hur håller museer utställnings-AV igång? Poster och felhistorik per enhet - skanna den döda enheten, logga felet med ett foto, och låt reparationshistoriken avgöra laga eller byta.
Hur fungerar QR-märkning i gallerier? Diskreta etiketter utanför besökarnas synfält; vilken mobilkamera som helst skannar för att identifiera objektet eller anmäla ett fel, utan appinstallation.
Kan ett museum hålla koll på utrustning för event och lokaluthyrning? Ja - kvittera ut kitet på eventet eller hyresgästen, så är morgonens lista över öppna lån checklistan för återsamlingen.
Slutsats
Samlingen får disciplinen; utrustningen som visar upp den förtjänar åtminstone ett register. Ge varje operativt objekt ett nummer, en hemvist och en diskret etikett; kör verktyg, surfplattor och eventkit som utlåning; och logga varje fel på enheten så att historik - inte minne - avgör vad som lagas och vad som pensioneras. Föremålen har en registrator. Projektorerna behöver bara en post.