Vad är ett inventariesystem?

Ett inventariesystem (asset tracking system) är kombinationen av programvara, etiketter och skanningsutrustning som en organisation använder för att registrera vad den äger, var varje objekt finns och vad som händer med det över tid. Programvaran håller en tillgångspost per objekt; etiketterna kopplar varje fysiskt objekt till sin post; läsaren - allt oftare bara mobilkameran - är bron mellan de två. Systemets jobb är att hålla posterna sanna med minsta möjliga ansträngning vid varje överlämning.

Delarna i ett inventariesystem

Oavsett teknik återkommer samma fem delar:

• En databas med tillgångsposter - det centrala registret med identitet, ägare, plats, värde och historik per objekt.
• Unika identiteter - ett inventarienummer per objekt, så att en post aldrig beskriver två saker samtidigt.
• Fysiska etiketter - som bär identiteten i skanningsbar och läsbar form.
• Ett sätt att skanna - mobilkameran för QR-koder, läsare för streckkoder och RFID.
• En process - de överenskomna ögonblick då händelser loggas: utlämning, återlämning, överföring, fel, inventering. Den här delen fäller fler system än något teknikval.

Typer av inventariesystem

• Streckkodssystem - billiga tryckta etiketter som läses en i taget med fri sikt. Det klassiska lagerformatet; kodar bara ID:t.
• QR-kodsystem - skannas med vilken mobilkamera som helst, och koden kan bära en länk som öppnar tillgångens post direkt. Det vanliga valet för team som jobbar via mobilen.
• RFID-system - taggar som läses via radio, många på en gång, utan fri sikt. Kraftfullt för lagerräkning i stora volymer; taggar och läsare kostar betydligt mer.
• GPS- och mobilnätssändare - strömförsörjda enheter som rapporterar position i realtid, för fordon, släp och värdefull utrustning som reser obevakad.

De löser olika problem: etiketter identifierar objekt du håller i handen, RFID räknar objekt i volym, GPS följer objekt på resa. De flesta små och medelstora organisationer har bara det första problemet.

Så fungerar systemet i vardagen

Kretsloppet är detsamma överallt: skanna etiketten, landa på posten, logga händelsen. En utlåning anger vem som tog objektet och när det ska tillbaka; en återlämning noterar skicket; en överföring flyttar ansvaret utan glapp; en inventering går igenom ett rum och skannar allt i det. Eftersom varje händelse uppdaterar posten i samma stund den sker hålls plats och innehav aktuella som en biprodukt av det vanliga arbetet, inte som en separat syssla - vilket betyder mest för lösa tillgångar som byter händer varje vecka.

Att välja system som mindre organisation

Välj efter hur ärliga posterna blir, inte efter hur sofistikerad skanningen är. Frågorna som spelar roll: kan personalen logga en överlämning på under en minut, på den enhet de redan har i fickan? Kan du skriva ut och byta etiketter själv? Behåller varje post sin historik för alltid? Och klarar systemet objekt med regelkrav - personlig skyddsutrustning utlämnad till enskilda personer, brandsläckare med kontrolldatum - vid sidan av vardagsutrustningen? AMPthilly är ett exempel på QR-etikettmodellen: etiketterna skrivs ut direkt från registret, och en skanning med mobilkameran öppnar tillgångens profil i webbläsaren med ägare, historik och dokument.

Relaterade termer

• Tillgångspost - posten per objekt som hela systemet underhåller
• Inventarienummer - den unika identiteten på varje etikett
• Platsspårning av tillgångar - att hålla “var” aktuellt genom skanningar
• Lösöre - objekten som genererar flest händelser
• Tillgångshierarki - att strukturera poster efter plats, system och komponent