Ett inventarienummer är den unika identitet en tillgång får i registret - numret på etiketten och i posterna som skiljer den från alla liknande objekt.
Ett inventarienummer (asset number) är den unika identitet en organisation ger varje enskild tillgång i sitt register - den korta kod som trycks på objektets etikett och används i varje post som nämner det. Numrets enda jobb är att göra ett objekt entydigt bland likadana: finns det tre identiska dammsugare är numret det som skiljer den som är inne på reparation från de två som fortfarande rullar. Det är söknyckeln som binder ihop det fysiska objektet, etiketten och tillgångsposten.
Inventarienummer eller serienummer
Det är två olika identiteter med olika jobb, och ett bra register sparar båda:
- Serienumret tillhör tillverkaren. Det är ofta långt, gömt på undersidan och formaterat olika av varje märke. Du behöver det för garanti, försäkring och stöldanmälan.
- Inventarienumret tillhör dig. Det är kort, konsekvent, synligt på etiketten och identiskt i register, på etiketter och i inventeringslistor. Det är numret folk faktiskt läser upp, skriver och skannar varje dag.
Serienumret bevisar vad objektet är för omvärlden; inventarienumret identifierar det inom organisationen.
Att utforma en nummerserie
Numret är permanent, så utforma det för att överleva tillväxt:
- Kort och löpande. LT-0042, FA-0007. Långa koder skrivs fel och ignoreras.
- Prefix per tillgångstyp, om du vill. Ett prefix som LT eller FA hjälper folk att känna igen vad de tittar på - och det kostar ingenting.
- Fast bredd, nollutfyllda siffror. 0042 sorterar rätt i vilken lista som helst; 42 gör det inte när 420 finns.
- Ingen inbakad betydelse. Att koda in avdelning, våning eller inköpsår i siffrorna blir fel första gången något flyttas. Håll fakta i posten, där de går att redigera - numret ska bara betyda “exakt det här objektet”.
- Återanvänd aldrig ett nummer, inte ens efter avyttring. Ett nummer, ett objekt, för alltid.
Ett konkret exempel
Ett fastighetsteam börjar numrera sin utrustning: städutrustningen blir CLN-0001 till CLN-0023, och förbandslådorna på varje våning blir FA-0001 till FA-0008. Varje objekt får en etikett med numret och en skanningsbar kod, och registret sparar numret tillsammans med serienummer, inköpsdetaljer och plats. När en revisor ett halvår senare frågar vilken dammsugare som köptes i mars i fjol är svaret “CLN-0017” och en sökning - inte en rundtur bland förråden med serienummerlista i hand.
Nummer även för det som inte är fysiskt
Inventarienummer syns mest på fysisk utrustning, men samma disciplin gäller registrets immateriella sida - programlicenser och digitala poster behöver också entydiga identiteter, även om det inte finns något att klistra etiketten på. Uppdelningen behandlas under materiella och immateriella tillgångar; numreringsregeln är densamma på båda sidor. I AMPthilly sitter varje tillgångs interna ID på posten bredvid serienumret, och utskrivbara QR-etiketter bär ut det på det fysiska objektet - en skanning med mobilkameran leder från numret till hela profilen.
Relaterade termer
- Tillgångspost - posten som inventarienumret är nyckeln till
- Tillgångshierarki - strukturen de numrerade tillgångarna placeras i
- Platsspårning av tillgångar - att hålla det numrerade objektets “var” aktuellt
- Lösöre - objekten där entydig numrering lönar sig snabbast
- Materiella och immateriella tillgångar - registrets båda sidor behöver identiteter