En teaters förråd är avlagringar från varje föreställning bolaget någonsin satt upp - ställ med specialsydda kostymer, ett rekvisitaförråd ordnat av någon som slutade för flera år sedan, ett ljuslager som utgör det mesta av byggnadens flyttbara värde. Sedan har en produktion premiär, och hälften skingras: plockat till scenen, utlånat till turnébolaget, hemtaget “för reparation”. Den här guiden går igenom hur teatrar och scenkonstorganisationer håller utrustning, rekvisita och kostymer hittbara mellan föreställningarna - och hur man gör rivningsveckan till det ögonblick då saker kommer tillbaka i stället för försvinner.
Det här lär du dig
- Varför produktioner skingrar förrådet
- Vad du bör hålla reda på, avdelning för avdelning
- Gör produktionen till ägare
- Volontärer, låntagare och uthyrningar
- Kom igång före nästa föreställning
- FAQ
Varför produktioner skingrar förrådet
Teater drivs av en cykel som är tuff mot inventarier:
- Varje föreställning är ett plock och en rivning. Saker lämnar förrådet i veckor, byggs om, målas om och riggas om - och vid rivning ställer utmattade team dem där det finns plats.
- Avdelningarna lånar i sidled. Ljud tar en ljusbom; den scenansvariges verktyg hamnar i verkstaden; ingen loggar det, för alla är i samma byggnad.
- Teamet byts ut föreställning för föreställning. Tillfälligt anställda och volontärer hanterar dyr utrustning i tre veckor och är borta innan någon märker den saknade följespotslinsen.
- Att låna ut ligger i kulturen. Andra bolag, skolor och amatörgrupper lånar rekvisita och kostymer - generöst och informellt, vilket betyder permanent.
- Förrådet döljer lika mycket som det rymmer. Ett djupt rekvisitaförråd utan platssystem förvandlar ägda saker till spöktillgångar: registret säger att du har en schäslong, men eftersom ingen hittar den hyr nästa produktion ändå in en.
Vad du bör hålla reda på, avdelning för avdelning
Hur detaljerat du behöver gå skiljer sig per avdelning - per objekt för det värdefulla och farliga, lådnivå för det skrymmande och billiga:
| Avdelning | Typiskt innehåll | Hantering |
|---|---|---|
| Ljus | Rörliga lampor, LED-armaturer, dimrar, linser, klämmor | Per objekt med serienummer |
| Ljud | Mixerbord, trådlösa mikrofoner, IEM, högtalare | Per objekt; håll reda på sändare och bodypacks som parade kit |
| Video och AV | Projektorer, mediaservrar, uppspelnings- och AV-kit | Per objekt med serienummer |
| Rekvisita | Nyckelrekvisita, vapen, epokmöbler | Per objekt; lådnivå för dekorrekvisita |
| Kostym | Specialsydda kostymer, inhyrda kostymer, lagerställ | Per kostym för sytt och inhyrt; ställ- eller lådnivå för lagret |
| Scenavdelning | Kommunikation, markeringsljus, verkstadsverktyg | Per objekt för kommunikation; kitnivå för verktyg |
Scenvapen förtjänar en särskild notering: poster per objekt med skickanteckningar och en namngiven ansvarig är inte byråkrati, det är vad en säkerhetskontroll förväntar sig att se.
Tips: fotografera nyckelrekvisita och specialsydda kostymer när de kommer in i förrådet, och bifoga fotot till posten. Ett halvår senare är fotot snabbare än vilken skriven beskrivning som helst - och det avgör tvister om skicket när objekt kommer tillbaka från ett lån.
Gör produktionen till ägare
Den enskilt mest användbara strukturen för en teater: behandla varje produktion som en ägare som utrustning kan lånas ut till.
- Plocket blir en utlåning. När rekvisita, kostymer och extra ljus plockas till föreställningen lånas varje objekt ut till produktionen - en skanning per objekt, gjord under det plock du ändå utför.
- Föreställningens öppna lista lever. När som helst under spelperioden visar registret exakt vad produktionen har, vilket också är ditt svar när två föreställningar i repertoar slåss om samma armaturer.
- Rivningen har en checklista. Vid nedläggning är produktionens lista över öppna lån returlistan: varje rad går tillbaka till sin plats, förs över till nästa föreställning eller reds ut. Rivningen är den vecka då den här informationen finns - fånga den då eller aldrig.
- Skador loggas vid retur. “Fållen uppsprättad, behöver läggas om” antecknat när kostymen kommer tillbaka är det som gör förrådet användbart inför nästa plock.
Volontärer, låntagare och uthyrningar
Teatrar lånar ut - till andra bolag, skolor, amatörsällskap och sina egna medlemmar. Det är inte utlåningen som är problemet; det är informaliteten. Ge varje utlån en post: vem som tog det, i vilket skick det lämnade huset och ett överenskommet returdatum kopplat till deras produktionsschema. Förseningslistan sköter sedan den jakt som diplomati inte klarar.
Samma logik gäller tillfällig personal och volontärer. De ska inte behöva utbildning eller konton för att vara med - en QR-etikett på objektet gör att vem som helst kan skanna den med mobilkameran för att se vad det är och var det hör hemma, medan den scenansvarige loggar de faktiska lånen. Bolag som också gör filmarbete kan sköta sitt kit på samma sätt - se hur film- och videoproduktion håller koll på utrustningen.
Kom igång före nästa föreställning
- Börja med ljus och ljud, inte rekvisita. Högst värde, minst antal objekt, serienummer som finns till hands - vinsten kommer snabbt och syns.
- Märk och fotografera medan du katalogiserar. Tåliga etiketter på enheter och fodral; foton bifogade till varje post.
- Ge allt en bestämd plats. Bom, hylla, ställ, lådnummer - så att returer har ett mål, inte bara en riktning.
- Låt nästa plock bli piloten. Låna ut hela plocket till produktionen, och kör sedan rivningen utifrån listan över öppna lån. En hel cykel bevisar vanan.
- Lägg till rekvisita och kostym låda för låda. Per objekt för det värdefulla, lådnivå för resten.
Ett system som AMPthilly passar det här arbetssättet: varje objekt får en post med foton, serienummer och en bestämd plats, utskrivna QR-etiketter skannas med vilken mobilkamera som helst i webbläsaren, utlåningen visar vad varje produktion eller låntagare har, och revisionshistoriken visar varje överlämning. Gratisplanen täcker 3 användare och 25 tillgångar utan kort - tillräckligt för att pilottesta ljuslagret genom en produktion - och du kan kontakta oss om dina lager är större än så.
FAQ
Hur håller teatrar koll på rekvisita och kostymer? Poster per objekt för nyckelrekvisita, vapen och specialsydda kostymer; låd- eller ställningsnivå för dekor och lager. Plocket är utlåningar till produktionen, rivningen tar tillbaka dem.
Vad är bästa sättet att hålla koll på scenljus och ljudutrustning? Per objekt med serienummer och bestämd plats; varje flytt till föreställning, uthyrning eller verkstad loggad som en utlåning. Håll reda på trådlösa sändare och bodypacks som parade kit.
Hur hindrar man att utrustning försvinner efter att en produktion lagts ner? Låna ut allt till produktionen vid plocket - vid rivning är dess lista över öppna lån returchecklistan.
Kan volontärer och tillfällig personal använda ett system för att hålla koll på utrustning? Ja - QR-etiketter öppnar posten från vilken mobilkamera som helst i webbläsaren, ingen app eller utbildning krävs för en skanning.
Måste en amatörteater hålla reda på varenda rekvisita? Nej - per objekt för det värdefulla, farliga eller inhyrda; lådnivå med foton för dekorrekvisita i bulk.
Slutsats
Teaterns saker skingras för att produktioner är tillfälliga och förråden är djupa. Gör produktionen till ägare, plocket till en utlåning och rivningen till en retur; håll reda på per objekt där värde eller säkerhet kräver det och på lådnivå där det inte gör det; och ge varje lån en post och ett returdatum. Bolagen som gör detta slutar hyra in schäslonger de redan äger.