Vad är utlåning och återlämning av utrustning?

Utlåning och återlämning är att registrera när en tillgång lånas ut till en person och när den lämnas tillbaka, så att organisationen alltid vet vem som har varje delat objekt. Utlåningen öppnar ett lån - namnger låntagare, datum och vanligtvis förfallodatum - och återlämningen stänger det, med notering om när objektet kom tillbaka och i vilket skick. Det är kärnan i varje utlåningssystem, vare sig det är en skrivplatta vid förrådsdörren eller en programvara. Se det som ett bibliotek för företagets utrustning: varje objekt har en plats, och registret visar vem som lånat det och när det ska tillbaka.

Så fungerar cykeln

Cykeln har tre lägen, och värdet ligger i att aldrig låta ett objekt befinna sig utanför dem:

1. Tillgänglig - objektet är i förrådet eller poolen, redo att lånas ut.
2. Utlånad - en namngiven person har den, med låneperiod eller utan satt slutdatum på posten.
3. Återlämnad - objektet är tillbaka, skicket noterat, och det går tillbaka till tillgängligt (eller på reparation om återlämningen flaggade ett problem).

Så länge objektet är ute visar registret exakt en ansvarig. När förfallodatumet passerar utan återlämning blir lånet försenat - vilket är en påminnelse att följa upp, inte ett mysterium att utreda.

Vad man noterar i varje steg

Vid utlåning: tillgångens ID (helst genom att skanna etiketten), låntagare, datum, förfallodatum eller “öppet”, och eventuellt syfte eller destination - “Plats B till fredag” besvarar nästa veckas frågor i förväg.

Vid återlämning: vem som lämnade tillbaka, när, skicket och eventuella anteckningar. En återlämning som noterar “sprucket skydd” dirigerar objektet till reparation i stället för rakt tillbaka till hyllan, och knyter skadan till rätt lån i stället för till den som lånar härnäst.

Så sätter du upp en rutin för utlåning

En fungerande rutin faller på plats i några steg, och ordningen är densamma oavsett om du kör den på papper eller i programvara:

1. Märk objekten. Ge varje tillgång ett unikt ID och en inventarieetikett så att ett lån knyts till ett specifikt objekt, inte en vag kategori. Det är så du skiljer en likadan borrmaskin från en annan.
2. Bestäm vem som får låna vad. Avgör om vem som helst kan låna själv eller om viss utrustning kräver godkännande först - dyra eller säkerhetskritiska objekt gör det oftast.
3. Sätt standardlöneperioder. Ett förfallodatum är det som gör återlämningssteget möjligt att kräva; “öppet” är ett giltigt val för stående utrustning, men de flesta delade objekt mår bra av ett datum då de ska tillbaka.
4. Notera skicket vid ut- och återlämning. En snabb anteckning eller ett foto vid överlämningen är den notering som senare löser en “den var redan repad”-tvist.
5. Gå igenom listan över försenade lån. Rutinen fungerar bara om någon faktiskt tittar på vad som är sent och följer upp - en lista ingen läser förändrar ingenting.

Nedskrivet som en kort rutin och placerat där överlämningarna sker överlever de här stegen personalomsättning betydligt bättre än en vana som bor i en enda persons huvud.

Varför det spelar roll att registrera vem som har vad

Delad utrustning utan ett utlåningssteg glider iväg. Elverktyg vandrar mellan skåpbilar, laddare blir kvar på vems skrivbord som än använde dem sist, och frågan “vem har slagborren?” besvaras genom att man går runt i byggnaden. En ansvarslogg löser det sociala problemet lika mycket som det logistiska: återlämningar slutar vara frivilliga när de registreras, skicktvister avgörs av loggen i stället för av diskussion, och de utestående lånen hos den som slutar blir en lista i stället för en överraskning.

Fördelar med ett utlåningssystem

Vinsten med att registrera varje utlåning och återlämning märks på några återkommande ställen:

• Ansvar - en utpekad innehavare per objekt gör ansvaret tydligt, så utrustningen sköts mer varsamt och mindre försvinner.
• Mindre svinn och stöld - när det är uppenbart vem som senast hade ett objekt och när det skulle tillbaka minskar slarvbortfall och tysta försvinnanden kraftigt.
• Färre dubbelköp - team slutar köpa nya verktyg de redan äger men inte hittar, eftersom registret visar var varje finns.
• Snabbare inventeringar - en aktuell notering om vem som har vad gör en avstämning från en jakt genom hela huset till en rapport du kan läsa.
• Rättvis skickuppföljning - skada som noteras vid återlämning knyts till rätt lån och lagas innan nästa låntagare får ett trasigt verktyg.

Utlåning, tilldelning eller överföring

Tre besläktade rörelser blandas lätt ihop. Utlåningen är tillfällig - objektet väntas tillbaka till poolen. En tilldelning är en stående koppling till en person, utan förfallodatum i sikte. En överföring flyttar ansvaret permanent från en innehavare till nästa utan att passera poolen. Vissa organisationer låter också låntagaren signera en kvittens vid utlåningen och kvittera objektet och dess skick skriftligt.

Utlåning kontra lagerhantering

De två disciplinerna klumpas ihop men svarar på olika frågor. Utlåning och återlämning håller koll på vem som har hållbara objekt som ska tillbaka - en borrmaskin, en laptop, en uppsättning komradio - där frågan är “vem har den och när ska den åter?”. Lagerhantering håller koll på antal förbrukningsvaror - kablar, handskar, toner - där frågan är “hur många finns kvar och när beställer vi om?”. Ett objekt under utlåning väntas komma tillbaka som samma objekt; en förbrukningsvara väntas ta slut och fyllas på. Många team kör båda, och samma register kan rymma båda, men flödena bör inte blandas ihop - att räkna lager säger inget om vem som håller i den delade kameran.

Utlåning och återlämning i praktiken

En rutin överlever bara om den är snabbare än att strunta i den - därför lägger det bästa upplägget registreringen vid själva överlämningen, inte inne på ett kontor. I AMPthilly lånas en tillgång ut till en medarbetare, kund, avdelning eller plats med förfallodatum eller utan slutdatum, återlämningen noterar vem, när och i vilket skick, och en skanning av objektets QR-etikett med mobilkameran öppnar posten för båda delarna - utan att någon app behöver installeras. Medarbetare kan begära ett objekt (som skickas för godkännande), en hel utrustningssats kan lånas ut i en samlad åtgärd, och du ser allt som är utlånat per person eller avdelning tillsammans med en lista över försenade lån.

Relaterade termer

• Utlåningssystem - verktyget eller processen byggd kring den här cykeln
• Låneperiod - den avtalade tid ett lån löper
• Tilldelning av utrustning - en stående koppling, till skillnad från ett lån
• Överföring av tillgångar - att flytta ansvaret permanent mellan innehavare
• Kvittens - signerad bekräftelse av utlånad utrustning