Vad är en försenad tillgång?

En försenad tillgång är ett utlånat objekt som passerat sitt överenskomna återlämningsdatum utan att ha lämnats tillbaka, lånats om eller förts över till någon annan. Den lever i gapet som varje flöde för utlåning och återlämning måste hantera: systemet säger att kameran skulle vara tillbaka i måndags, det är nu torsdag, och hittills har ingen gjort något åt saken.

Varför lån blir försenade

Några få orsaker täcker de flesta fall:

• Låntagaren glömde. Objektet fungerar, jobbet är klart, och återlämningen hamnade aldrig på någons lista.
• Lånet rullade vidare i tysthet. Projektet drog ut på tiden och ingen förlängde lånet, så ett fullt legitimt lån ser nu ut som ett problem.
• Objektet bytte händer informellt. Det lämnades till en kollega på plats, och posten pekar fortfarande på den ursprungliga låntagaren - som inte längre vet var det är.
• Objektet är borttappat eller trasigt, och låntagaren skjuter på ett obekvämt samtal.
• Återlämningsdatumet var fel från början - en standardlånetid som är för kort för hur utrustningen faktiskt används.

Bara de två sista är verkliga problem. Resten är administration som en påminnelse löser - men du kan inte avgöra vilket som är vilket förrän du frågar.

Upptäck försenade lån tidigt

Förseningar går bara att hantera om någon kan se dem på ett ställe. En förseningsrapport bör visa tillgången och dess ID, låntagaren med kontaktuppgifter, återlämningsdatumet och antalet försenade dagar - sorterat på dagar för att hitta lån som håller på att kallna, och på värde för att avgöra var en personlig uppföljning är värd besväret. Delad utrustning som videoutrustning förtjänar den tätaste bevakningen: när fem personer använder samma rigg utgår alla från att någon annan lämnade tillbaka den.

Få tillbaka utrustningen

Mönstret som fungerar är en kort trappa. En knuff från förseningslistan på återlämningsdagen, ett personligt meddelande efter några dagar, låntagarens chef efter en vecka eller två, och en bestämd punkt där objektet betraktas som förlorat och ersätts på låntagarens eller avdelningens bekostnad, enligt policy. Tonen spelar roll: de flesta förseningar är ärlig glömska, så det första meddelandet ska göra det enkelt att lämna tillbaka - eller låna om - snarare än låta anklagande.

När objektet väl är tillbaka, hantera det som en vanlig återlämning: kontrollera skick och att allt är komplett, notera nya skador och stäng lånet ordentligt så att historiken håller.

Förebygg förseningar

• Sätt ett återlämningsdatum på varje lån. Lån utan slutdatum ska vara ett medvetet val för permanenta tilldelningar, inte standardläget.
• Sätt realistiska lånetider. En standard på tre dagar för utrustning som varje jobb behöver i en vecka tillverkar förseningar.
• Gör omlån till ett enda steg. Folk förlänger lån som är lätta att förlänga; de struntar i dem som kräver en blankett.
• Kontrollera skicket vid återlämning. När folk ser att återlämningar tas på allvar tar de också återlämningsdatum på allvar.

Försenade tillgångar i praktiken

Vanan som fungerar är enkel: ett återlämningsdatum på varje utlåning, en titt på förseningslistan varje vecka och en påminnelse samma dag för allt nytt på listan. I AMPthilly kan varje utlåning ha ett återlämningsdatum, och förseningslistan visar allt som passerat förfallodatum per person eller avdelning - veckorutinen blir en skärmbild i stället för en utgrävning i inkorgen. Team som lånar ut utrustning i högt tempo - DJ-utrustning är ett klassiskt exempel - brukar märka att listan krymper snabbt när låntagarna vet att den finns.

Relaterade termer

• Återlämning av tillgång - steget som nollställer ett försenat lån
• Utlåning och återlämning - flödet som återlämningsdatum hör hemma i
• Skickrapport - vad som ska dokumenteras när ett sent objekt äntligen kommer tillbaka
• Självbetjäningsutlåning - obemannad utlåning, där återlämningsdatumen sköter bevakningen
• Utlåningsbibliotek (modell) - låna-och-lämna-tillbaka-mönstret som förseningsuppföljningen håller ärligt