Återlämningen är steget där ett utlånat objekt kommer tillbaka, skicket verifieras och ansvaret går tillbaka till organisationen.
Återlämning är returhalvan av ett utlånings- och återlämningsflöde: ett utlånat objekt kommer tillbaka, någon bekräftar vad som kom tillbaka och i vilket skick, och ansvaret går från låntagaren tillbaka till organisationen. Rätt gjord är återlämningen en liten kontroll plus en loggpost - inte bara att ställa tillbaka en låda på hyllan.
Vad en bra återlämning registrerar
Återlämningsposten ska kunna svara på frågorna som kommer senare, när minnena bleknat:
- Vem lämnade tillbaka objektet, och när
- Skicket vid återlämningen, jämfört med skicket vid utlämningen
- Fullständighet - tillbehören som följde med ut kom också tillbaka
- Anteckningar och foton för allt nytt: skador, slitage, saknade delar
- Nästa status - tillbaka till förrådet, direkt på reparation eller direkt till nästa låntagare
Stegen vid återlämning
- Identifiera objektet. Skanna etiketten i stället för att matcha på beskrivning - “projektorn” är ingen identitet när du äger sex stycken.
- Bekräfta lånet. Systemet ska visa vem som hade den och sedan när; det är vid avvikelser här som informella överlämningar kommer upp till ytan.
- Kontrollera fullständigheten. Laddare, fjärrkontroller, kablar, fodral. Tillbehör försvinner oftare än tillgångarna själva, och en projektor utan fjärrkontroll är bara till hälften återlämnad.
- Kontrollera skicket. Jämför med skickrapporten från utlämningen och registrera allt nytt medan låntagaren fortfarande står kvar.
- Sätt nästa status. Ett skadat objekt som loggas som tillgängligt upptäcks av nästa låntagare vid sämsta tänkbara tillfälle.
Varför återlämningsposterna spelar roll
Posten skyddar båda parter. Låntagaren får bevis på att objektet lämnades tillbaka, komplett och i gott skick - vilket spelar roll när en tvist om en sprucken skärm dyker upp månader senare och tre lån har hunnit passera däremellan. Organisationen får skadan kopplad till rätt lån medan det fortfarande går, och fel som fångas vid återlämningen i stället för på nästa jobb. För utrustning som reser, som mässutrustning, är returkontrollen ofta enda gången någon tittar på den mellan evenemangen.
Återlämningarna förankrar också offboardingen. När någon slutar är listan över vad som ska lämnas in helt enkelt personens öppna utlåningar - laptop, nycklar, passerkort - och återlämningsposterna är beviset på att det blev gjort.
Vanliga misstag
- Hyllretur. Objektet står fysiskt tillbaka men checkades aldrig in, så registret säger att en kollega fortfarande har det. Den vanan ensam ligger bakom det mesta av all “försvunnen” utrustning.
- Tyst acceptera halva returer. Tillgången loggas tillbaka; den saknade laddaren loggas ingenstans och köps på nytt två gånger om året.
- Hoppa över skickkontrollen. Skador som upptäcks veckor senare tillhör ingen.
- Återlämningar i klump. Att checka in tio objekt i ett svep vid månadsskiftet ger poster där vem-och-när är ren fiktion.
Återlämning i praktiken
En returprocess överlever mötet med stressade människor när den tar under en minut: skanna, ögna igenom, anteckna, klart. I AMPthilly loggar återlämningen vem som lämnade tillbaka objektet, när, i vilket skick och eventuella anteckningar - och direktöverföringar täcker fallet där utrustningen går rakt till nästa person utan att passera förrådet. Delade enheter som projektorer är där disciplinen lönar sig först, eftersom de byter händer hela tiden och ingen äger dem.
Relaterade termer
- Utlåning och återlämning - hela kretsloppet som en återlämning avslutar
- Skickrapport - utgångsläget som returkontrollen jämför mot
- Utlåningssystem - verktyget som registrerar lån och återlämningar
- Självbetjänad utlåning - återlämningar som låntagaren gör själv med en skanning
- Utlåningsbiblioteket som modell - lånemodellen som bygger på pålitliga återlämningar