Utlåningslista för utrustning - gratis mall och vad den ska innehålla

En utlåningslista för utrustning (även kallad kvittenslista) är en löpande logg - på en skrivplatta, på väggen eller i ett delat kalkylark - där låntagare skriver in namn, artikel, datum ut och datum tillbaka. En rad per lån, placerad där utrustningen finns, oftast vid dörren till verktygsförrådet eller förrådet. Det är den enklaste fungerande formen av en innehavslogg: billig, omedelbar och tillräckligt bra ända fram till den dag den tyst slutar fyllas i.

Den här sidan ger dig själva mallen - rubrikblocket och de tolv kolumnerna, redo att kopiera in i Excel eller Google Kalkylark eller skriva ut som PDF - och förklarar sedan vad varje fält är till för, hur du sköter listan vecka för vecka och hur du märker när den slutat hänga med. Kalla den utlåningslista för verktyg, kvittenslista eller utlåningslogg; kolumnerna är desamma.

Det här lär du dig

• En gratis mall för utlåningslista att kopiera
• Kolumn för kolumn: vad varje fält är till för
• Så sätter du upp den i Excel eller Google Kalkylark
• Så sköter du listan: utlåning, återlämning, veckogenomgång, arkivering
• Utlåningslista, utlåningsblankett, kvittens, utrustningslogg - vad är vad
• Varianter per arbetsplats
• Vanliga misstag som gör listan värdelös
• När du ska gå från lista till utlåningssystem
• Vanliga frågor

En gratis mall för utlåningslista att kopiera

Mallen har två delar: ett rubrikblock högst upp på varje sida eller flik, och en rad per lån under det. Den fungerar på papper, i Excel eller i Google Kalkylark precis som den visas - inga formler eller makron krävs, även om kalkylarksavsnittet längre ned lägger till några som hjälper.

Rubrikblock (en gång per lista):

• Organisation och avdelning - “Norrsidans El, Servicelaget” eller “Sal 14, NO”.
• Listnummer - så att arkiverade sidor sorteras i ordning och en saknad sida upptäcks.
• Datumintervall - första och sista datum ut på sidan, fylls i när sidan är full.
• Ansvarig person - den namngivna ägaren av veckogenomgången, med telefonnummer eller anknytning.

Radlayout (en rad per lån):

Kopiera rubrikraden in i ett tomt kalkylark, eller skriv ut den liggande med femton till tjugo tomma rader per sida. Den andra exempelraden är hur ett öppet lån ser ut: faktisk återlämning, skick in och mottagen av är tomma tills borren är tillbaka. Den tomma cellen för faktisk återlämning är hela poängen med layouten - det är den som gör att vem som helst kan ögna igenom sidan och se vad som fortfarande är ute.

Vill du ha en utlåningslista som PDF att skriva ut, skriv ut kalkylarket till PDF med rubrikraden inställd att upprepas på varje sida. Om tolv kolumner är för många för din utrustning säger genomgången kolumn för kolumn vilka du kan stryka utan risk och vilka du inte kan.

Kolumn för kolumn: vad varje fält är till för

Varje kolumn i mallen förtjänar sin plats genom att avgöra en specifik fråga senare. I ordning:

• Datum/tid ut - datumet är nödvändigt; tiden spelar roll där samma artikel går ut två gånger på en dag. Utan det har “förväntad återlämning” inget att räkna från.
• Artikel - en kort beskrivning med låntagarens egna ord, främst så att raden fortfarande går att förstå om inventarienumret lästs fel. “Sladdlös borr”, inte “verktyg”.
• Inventarienummer / serienummer - kolumnen som gör raden entydig. Två identiska momentnycklar med olika kalibreringsdatum är olika artiklar, och bara ett inventarienummer eller ett serienummer skiljer dem åt. Förtryck numren där du kan, så att låntagare kryssar eller kopierar i stället för att hitta på.
• Låntagare - ett läsbart namn, inte initialer som tre personer i laget delar.
• Avd / arbetslag - kolumnen du använder för att jaga. “Arbetsplats B” eller “NO åk 9” säger den som gör genomgången vem som ska ringas när raden blir försenad och låntagaren inte svarar.
• Förväntad återlämning - den överenskomna lånetiden som ett datum. Det är den här kolumnen som gör en lista till ett verktyg för uppföljning: utan slutdatum blir inget någonsin försenat, det är bara “fortfarande ute”.
• Faktisk återlämning - när artikeln kom tillbaka. Tom betyder ute. Den oftast överhoppade kolumnen på de flesta listor, och den som gör listan trovärdig.
• Skick ut och skick in - två kolumner, inte en, eftersom tvisten nästan alltid handlar om skador som fanns sedan tidigare. En borr som gick ut “Sliten” och kom tillbaka “Sliten” är okej; en som gick ut “Bra” och kom tillbaka “Skadad” är ett samtal. Ett snabbt mobilfoto vid överlämningen är ett bra komplement till anteckningen när artikeln är värdefull; en formell skickrapport är den utökade versionen.
• Mottagen av - den som tog emot artikeln och kontrollerade den. Utan den är en omtvistad återlämning en persons ord; med den såg två personer artikeln komma tillbaka.
• Signatur / initialer - bekräftelsen som gör att raden betyder något. Det är låntagaren som tar på sig ansvaret, och för dyrare utrustning pekar den på villkoren i ett låneavtal för utrustning.
• Anteckningar / tillbehör - “med laddare och två batterier”, “väska, ingen manual”. Den här raden betalar sig första gången en laddare inte kommer hem, eftersom den gör en ofullständig återlämning från ett gräl till ett faktum.

Vilka kan du stryka? Tid ut, avd/arbetslag och mottagen av, om du kör ett enda litet rum där alla känner alla. Vilka kan du inte stryka? Inventarienummer, förväntad återlämning, faktisk återlämning och signaturen - ta bort någon av dem och listan slutar svara på frågorna den finns till för.

Så sätter du upp den i Excel eller Google Kalkylark

Ett delat kalkylark lägger till sökbarhet och en sorterbar förseningsvy till samma tolv kolumner. Fem inställningar gör en vanlig utlåningslista i Excel eller Google Kalkylark till något som sköter sig självt:

1. Lås rubrikraden så att kolumnnamnen syns när loggen växer (Visa > Lås fönsterrutor i Excel, Visa > Lås > 1 rad i Google Kalkylark).
2. Lägg till en rullgardinslista via dataverifiering på båda skickkolumnerna med samma fyra värden - Bra, Sliten, Skadad, Delar saknas. Fritext i en skickkolumn går inte att sortera och är på papper ofta oläslig.
3. Formatera de två återlämningskolumnerna som datum så att de sorteras och jämförs rätt. Blandade “9/9”, “9 sept” och “tisdag” slår ut varje regel som följer.
4. Lägg till en villkorsstyrd formatering som markerar raden när cellen för faktisk återlämning är tom och förväntat återlämningsdatum ligger före dagens datum. Den markerade mängden är din lista över försenad utrustning, utan manuell kontroll.
5. Filtrera på faktisk återlämning = tom för en levande vy över “ute just nu”, och filtrera på låntagare eller lägg till en pivottabell för att se allt en person har.

Arkivera genom att flytta stängda rader till en flik per månad, eller genom att börja en ny flik varje månad och göra de gamla skrivskyddade. Det håller arbetsfliken kort och historiken intakt.

Avvägningen är samma som för alla delade kalkylark: det är sökbart och sorterbart, men någon måste sitta vid ett tangentbord i överlämningsögonblicket. På en arbetsplats klockan sex på morgonen, eller bak i en skåpbil, gör ingen det - och det är därför kalkylarksloggar glider ur fas så fort utrustning börjar lämna från något annat ställe än rummet med datorn. Varför Excel inte räcker för att hålla koll på inventarier tar den längre versionen av det misslyckandet.

Så sköter du listan: utlåning, återlämning, veckogenomgång, arkivering

Mallen är den enkla delen; rutinen är det som håller den ärlig. Fyra steg:

1. Vid utlåning fyller låntagaren i datum och tid, artikel, inventarienummer, sitt namn och arbetslag, förväntat återlämningsdatum, skick ut och sina initialer, och listar eventuella tillbehör. Det ska ta under en minut, annars blir det inte gjort.
2. Vid återlämning skriver den som tar emot artikeln in faktiskt återlämningsdatum, kontrollerar artikeln mot tillbehörsanteckningen, skriver skick in och lägger till sitt eget namn under mottagen av. Återlämningen är först komplett när raden är stängd - en artikel på hyllan med en öppen rad är fortfarande “ute” så långt registret vet.
3. Veckogenomgång av en namngiven person: leta efter rader med passerat förväntat återlämningsdatum och tom faktisk återlämning, och jaga dem per arbetslag eller avdelning. En kvart på fredagen räcker för ett enda rum. Om ingen äger det här steget är kolumnen för förväntad återlämning dekoration.
4. Arkivera sidan eller fliken när den är full, skriv datumintervallet i rubriken och lägg den i pärmen. Spara fulla listor i minst ett år - längre om försäkringsbolaget, revisorn eller ett kundavtal kräver det - eftersom listan är den enda spårbarhetskedja du har när en fråga om förlust eller skada dyker upp månader efteråt.

Utlåningslista, utlåningsblankett, kvittens, utrustningslogg - vad är vad

Den som söker använder termerna om vartannat; arbetsplatser bör inte göra det, eftersom var och en svarar på en annan fråga.

• Utlåningslista (kvittenslista) - en löpande logg med många lån på flera rader. Svarar på “vem har vad, och sedan när?”
• Utlåningsblankett (eller lånehandling för verktyg) - ett dokument per lån, oftast en sida per låntagare, med villkor, en godkännandesignatur och en ansvarsrad. Används där artikeln är värdefull eller borta i veckor: en elevdator för terminen, ett mätinstrument, en personaldator som ges till en nyanställd. Svarar på “vad gick låntagaren med på?” Låneavtalet för utrustning är den fullständigare avtalsversionen.
• Kvittens - låntagarens signerade bekräftelse på ansvar för specifik, uppräknad egendom, vanlig i offentlig sektor och försvaret, och i nyckelform som nyckelkvittens. Svarar på “vem är ansvarig för den här artikeln just nu?” Se kvittens.
• Utrustningslogg - en historik per artikel som täcker användning, underhåll, kalibrering och reparationer under hela livslängden. Svarar på “vad har hänt med den här artikeln?” Se utrustningslogg.
• Närvarolista - registrerar personer som kommer, inte artiklar som lämnar. En “lista för utlåning och återlämning” är bara en utlåningslista med kolumnen datum in på samma rad.

Under alla ligger samma händelse, utlåning och återlämning: en artikel lämnar någons ansvar och kommer tillbaka. Listan registrerar händelsen billigt; blanketten och kvittensen knyter skyldigheter till den; utrustningsloggen samlar den över artikelns livslängd.

Varianter per arbetsplats

Samma tolv kolumner passar det mesta av utrustning med en eller två tillägg. Grundlistan fungerar för verktyg, datorer och nycklar lika bra - kolumnen för inventarienummer är det som gör den flyttbar - och extrakolumnerna nedan är de som varje miljö brukar behöva.

• Verktygsförråd och bygg - lägg till arbetsplats och tid tillbaka på gården; använd verktygsnummer som inventarienummer. Rader för handverktyg och elverktyg står och faller med tillbehörsanteckningen, eftersom batterier och laddare är det som försvinner. Byggföretag kör oftast en lista per gård, inte per arbetsplats.
• Skola och klassrum, utlåning av elevdatorer - elevens namn, enhetsnummer, en kryssruta för “satt tillbaka på laddning” och en kolumn för noterade fel. En Chromebook- eller datorlista i klassrummet är ofta ett rutnät per lektion snarare än en löpande logg, vilket fungerar eftersom varje enhet är tillbaka inom timmen. Skolor brukar ha ett låneavtal per termin för enheter som följer med hem och en lista för lån under lektionen.
• AV- och kamerakit - en checklista över kitets innehåll per rad: hus, objektiv, två batterier, laddare, minneskort, väska. AV-utrustning är där kolumnen skick in gör mest nytta.
• Nycklar och passerkort - nyckelnummer, dörren eller området den öppnar och en rad för “inga kopior”. En nyckelkvittens är den enda varianten där en tom cell för faktisk återlämning är en säkerhetsfråga snarare än ett irritationsmoment.
• Labb och vård - lägg till nästa kalibreringsdatum och status för sterilisering eller rengöring, så att en artikel inte kan lånas ut förbi sitt kalibreringsdatum utan att den som gör genomgången märker det. Se labbutrustning.

Vanliga misstag som gör listan värdelös

Misslyckandemönstren är desamma på alla arbetsplatser, och de flesta är designfel snarare än disciplinfel:

• För många kolumner. En lista som frågar efter chef, projektkod och kostnadsställe hoppas över. Färre kolumner, ifyllda, slår fler kolumner, tomma.
• Oläslig handstil och delade initialer. “JS” i ett lag med två sådana är inget register.
• Inga förtryckta inventarienummer. Låntagare skriver “borr” och raden kan aldrig matchas mot en artikel.
• Inget slutdatum, så inget blir någonsin försenat - det är bara “fortfarande ute”, i all oändlighet.
• Återlämningar registreras inte. Folk skriver in lån samvetsgrant och lämnar tillbaka tyst, så listan visar allt som ute, för alltid, och slutar vara trovärdig.
• Listan stannar kvar. Utrustning lastas klockan sex från gården; skrivplattan är på kontoret. Betongutrustning som färdas från arbetsplats till arbetsplats passerar sällan listan på vägen ut.
• Ingen äger veckogenomgången, så de försenade raderna upptäcks först när någon behöver artikeln.
• Ingen konsekvens av att hoppa över den. Om en saknad rad aldrig kommer på tal blir listan frivillig inom en månad.
• Fulla sidor slängs. Historiken dör med sidan och tar med sig det enda som visar vem som hade momentnycklarna förra kvartalet.
• Ingen vy över raderna. Att svara på “vad är försenat?” betyder att läsa varje rad på varje sida - okej för en sida, hopplöst för tjugo.

En lista som är 80 % ifylld är inte 80 % användbar - de saknade raderna är precis de överlämningar du kommer att behöva rekonstruera.

När du ska gå från lista till utlåningssystem

För en liten pool av verktyg bakom en dörr är en disciplinerat skött papperslista ett fullt respektabelt system, och långt bättre än ingenting. Signalerna på att den slutat hänga med är praktiska snarare än statistiska:

• Utrustning lämnar från mer än en utgång eller arbetsplats, eller innan kontoret öppnar.
• Det finns fler artiklar än som får plats på en sida, så “vad är ute just nu” betyder att läsa varje rad.
• Återlämningskolumnerna är mestadels tomma och folk har slutat lita på listan.
• Du hade en tvist om en skada som inte gick att avgöra utifrån listan.
• En revisor eller ett försäkringsbolag frågade vem som hade en artikel förra kvartalet, och sidan var borta.

Det ett utlåningssystem för utrustning tillför är samma rad, fångad på ett annat sätt: en levande lista över vem som har vad, en förseningsvy som inte kräver någon veckogenomgång, en permanent historik per artikel och skick vid återlämning registrerat i överlämningsögonblicket. Eftersom posten skapas genom att skanna en etikett på själva artikeln kan den göras var överlämningen än sker - gården klockan sex, bak i skåpbilen - vilket är det enda varken skrivplatta eller kalkylark kan erbjuda. På marknaden finns alternativ byggda på streckkods- eller RFID-hårdvara; den enklaste vägen är en utskrivbar QR-etikett och mobilkameran låntagaren redan har i fickan, vilket är så självbetjäningsutlåning oftast fungerar i praktiken. Så håller du koll på företagets verktyg går igenom den övergången steg för steg.

Vilket format du än kör, håll det till listans ursprungliga löfte: vem som helst kan ta reda på vem som har artikeln, utan att fråga runt.

Vanliga frågor

Vad ska en utlåningslista för utrustning innehålla? En rad per lån, med kolumner för datum och tid ut, artikel och inventarienummer eller serienummer, låntagarens namn och avdelning eller arbetslag, förväntat återlämningsdatum, faktiskt återlämningsdatum, skick ut och skick in, vem som tog emot artikeln, initialer eller signatur och en anteckningskolumn för tillbehör - “med laddare och två batterier” - som förebygger den vanligaste tvisten, den ofullständiga återlämningen. Om en kolumn aldrig fylls i, ta bort den; en ärlig kort lista slår en ignorerad lång.

Vad är skillnaden mellan en utlåningslista och en utlåningsblankett? En utlåningslista är en löpande logg: många lån, en rad var, placerad där utrustningen finns. En utlåningsblankett (eller kvittens) är ett dokument per lån, oftast en sida per låntagare, som lägger till villkor, ett godkännande och en ansvarsklausul - formatet som en skola, en IT-avdelning eller ett byggföretag använder för en dator eller ett dyrt verktyg. De flesta arbetsplatser kör en lista för vardagsverktyg och sparar blanketten för sådant som är borta i veckor eller kostar mycket att ersätta.

Hur gör jag en utlåningslista i Excel eller Google Kalkylark? Lägg mallens tolv kolumner på rad ett och lås den rubrikraden. Lägg till en rullgardinslista (dataverifiering) för de två skickkolumnerna (Bra, Sliten, Skadad, Delar saknas), formatera kolumnerna för förväntad och faktisk återlämning som datum, och lägg till en villkorsstyrd formatering som markerar varje rad där faktisk återlämning är tom och förväntat datum har passerat - det är din förseningslista. Ett filter på kolumnen faktisk återlämning satt till “tom” visar allt som är ute just nu. Inga formler eller makron behövs utöver det.

Hur länge ska man spara fulla utlåningslistor? Spara dem i minst ett helt år efter att sista raden stängts, och längre om försäkringsbolaget, revisorn eller ett kundavtal kräver det. Listan är det enda som visar vem som hade en artikel när en fråga om skada eller förlust dyker upp månader senare, så arkivera fulla sidor efter datumintervall i stället för att slänga dem. En digital utlåningslogg sparar historiken per artikel utan tidsgräns, vilket är ett av huvudskälen att lämna papperet.

Måste en utlåningslista ha signatur? Ja - initialer som minimum. Signaturen är bekräftelsen på att låntagaren tog artikeln i angivet skick och tar ansvar för att lämna tillbaka den, och det är den som gör raden till något du kan luta dig mot i en tvist. För dyrare utrustning pekar signaturen oftast på ett separat låneavtal eller en kvittens som anger villkoren; listan registrerar händelsen, avtalet reglerar skyldigheten.

Vad är skillnaden mellan en närvarolista och en utlåningslista? En närvarolista eller besökslista registrerar personer som kommer - besökare i receptionen, deltagare på en kurs. En utlåningslista registrerar artiklar som lämnar och kommer tillbaka. En “lista för utlåning och återlämning” är helt enkelt en utlåningslista med både datum ut och datum in på samma rad, så att listan visar hela loopen och inte bara avgången.

När ska man ersätta en utlåningslista med programvara? När listan slutar läsas: du kan inte säga vad som är ute utan att gå igenom varje rad, återlämningskolumnerna står tomma, eller utrustning lämnar från platser där skrivplattan inte finns. Det är skalproblem, inte disciplinproblem. Digital utlåning ger dig en levande lista över vem som har vad, en förseningsvy och en permanent historik per artikel - saker ingen papperslista kan erbjuda hur väl den än sköts.

Hur får man folk att faktiskt fylla i listan? Placera listan fysiskt mellan utrustningen och dörren, håll den till de få kolumner som spelar roll, förtryck inventarienumren så att låntagare kryssar i stället för att skriva, och låt en namngiven person jaga luckor varje vecka. De flesta ofyllda listor faller på friktion, inte ärlighet - om det tar längre tid att skriva in lånet än att ta verktyget, vinner verktyget.

Sammanfattningen

En utlåningslista för utrustning är tolv kolumner och en rutin: datum ut, artikel, inventarienummer, låntagare, arbetslag, förväntad återlämning, faktisk återlämning, skick ut och in, mottagen av, signatur och tillbehör, genomgången varje vecka av en namngiven person och arkiverad i minst ett år. Kopiera mallen ovan till papper eller in i ett kalkylark, behåll de kolumner du faktiskt kommer att fylla i och förtryck inventarienumren. När utrustning börjar lämna från platser där listan inte finns, eller återlämningskolumnen tystnar, är lösningen inte en strängare lista - det är att låta artikeln bära sitt eget register.

Verktyg som gör det enklare

AMPthilly ersätter skrivplattan med en utskrivbar QR-etikett på varje artikel. Skannar du etiketten med en vanlig mobilkamera öppnas inventarien i webbläsaren - ingen app att installera - där utlåningen registrerar låntagare och återlämningsdatum i ett steg, och återlämningen fångar vem som lämnade tillbaka, när, i vilket skick och eventuella anteckningar. Förseningslistan och vyn “allt utlånat per person eller avdelning” ersätter veckogenomgången rad för rad, och varje utlåning och återlämning hamnar i inventariens permanenta revisionshistorik. Etiketter skrivs ut en och en eller i batchar på etikettark eller etikettskrivare. Börja gratis - 3 användare och 25 inventarier, inget kort krävs - eller prata med oss om en större utrullning.

Relaterade termer

• Innehavslogg - den fullständigare kronologiska historik som en utlåningslista är en förenkling av
• Spårbarhetskedja - den strikta bevisversionen av att följa vem som haft vad
• Låneavtal för utrustning - villkoren bakom signaturen på listan
• Utrustningsbokning - att boka en artikel innan den lånas ut
• Verktygsförråd - det kontrollerade förråd där listan vanligtvis hänger
• Kvittens - den signerade bekräftelsen på ansvar för uppräknad egendom
• Utrustningslogg - historiken per artikel som en utlåningslista matar in i
• Försenad utrustning - vad ett passerat återlämningsdatum och en tom cell för faktisk återlämning betyder