Vad är asset tracking?

Asset tracking - att hålla koll på utrustningen - innebär att registrera var de fysiska tillgångarna finns, vem som har dem och vilket skick de är i, från dagen objektet köps till dagen det tas ur bruk. Det är det operativa lagret av asset management: det stadiga flödet av utlåningar, återlämningar, överföringar och statusändringar som håller inventarieregistret sanningsenligt om vad organisationen äger.

Vad man håller koll på

Allt varaktigt som byter händer eller plats är en kandidat: laptops, skärmar och telefoner på kontoret; elverktyg och mätinstrument ute på arbetsplatserna; kameror och objektiv i studion; nycklar, passerkort och skyddsutrustning överallt. Det gemensamma är att varje objekt har egen identitet och egen historik - till skillnad från lagervaror och förbrukningsmaterial, som räknas i antal och tar slut.

Så fungerar det

Fungerande utrustningskoll har tre delar:

• En unik identitet på objektet - vanligen en tryckt etikett med ID och skanningsbar kod, så att det fysiska objektet kan matchas mot sin post utan gissningar.
• En post per objekt - registerposten med ägare, plats, status, inköpsdetaljer och dokument.
• En vana att logga händelser - varje överlämning, återlämning, reparation och flytt registreras mot posten i samma stund den sker, inte rekonstrueras ur minnet senare.

Hoppa över någon av de tre och systemet förfaller. Etiketter utan register är bara klistermärken; register utan loggade händelser är en ögonblicksbild som är inaktuell inom några veckor.

Vanliga metoder

Metoderna sträcker sig från kalkylark som förs för hand, via streckkods- och QR-etiketter som skannas vid varje överlämning, till RFID-läsare och GPS-enheter för volymräkning och spårning på väg; teknikerna jämförs i detalj under inventariesystem. Den praktiska skiljelinjen är hårdvaran: till och med QR-etiketter klarar sig med den mobil som redan ligger i allas ficka - och där landar kostnad-nytta för de flesta team utanför lagerskala.

Varför små företag börjar dag ett

Felmönstren utan koll är förutsägbara: delad utrustning vandrar mellan jobb tills ingen minns var den började, utrustningen hos den som slutar kommer tyst aldrig tillbaka, ett försäkringsärende fastnar för att ingen skrev upp serienumret, och den första riktiga inventeringen tar dagar i stället för en eftermiddag. Att börja tidigt är billigt; att rekonstruera två års ospårade inköp ur kvitton och minne är det inte.

Utrustningskoll i praktiken

Mönstret som håller: märk varje objekt vid inköpet, registrera det innan det tas i bruk, och gör skanningen av etiketten till första steget i varje senare händelse - utlåning, återlämning, felanmälan, inventering. I AMPthilly får varje tillgång en utskrivbar QR-etikett, och en skanning med mobilkameran öppnar posten i webbläsaren - för utlåning, återlämning, felanmälan eller en titt på aktuell ägare, utan att någon app behöver installeras. Hur det än görs är målet detsamma: registret och verkligheten får aldrig glida så långt isär att någon slutar lita på det.

Relaterade termer

• Asset management - den bredare processen att få ut värde ur tillgångarna genom hela livet
• Anläggningstillgång - de långlivade objekt som det mesta av kollen gäller
• Inventarieregister - den strukturerade lista kollen håller uppdaterad
• Inventarieförteckning - räkneövningen som slår fast vad som finns
• Tillgångens livscykel - stegen en tillgång passerar från inköp till avyttring