Total cost of ownership zijn de volledige kosten van een asset over de hele levensduur: de aankoopprijs plus de kosten voor gebruik, onderhoud, ondersteuning en afstoting.
Total cost of ownership (TCO) zijn de volledige kosten van een asset over de hele levensduur: de aankoopprijs plus alles wat nodig is om het te draaien, te onderhouden, te ondersteunen, te verzekeren en uiteindelijk af te stoten, min wat het bij verkoop oplevert. Het is het tegengif voor het denken in prijskaartjes - het cijfer dat verklaart waarom de goedkope printer met dure inkt het aflegt tegen de dure printer met goedkope inkt. Waar waardering van activa vraagt wat een asset waard is, vraagt TCO wat het u echt kost om hem te houden.
Wat valt er onder TCO
- Aankoop - aankoopprijs, levering, installatie, eerste toebehoren, de tijd die het inrichten kost.
- Gebruik - verbruiksartikelen, energie, softwarelicenties, verzekering, hosting of connectiviteit.
- Onderhoud en reparatie - onderhoud, onderdelen, arbeid, onderhoudscontracten.
- Indirecte kosten - opleiding, stilstand terwijl het kapot is, de administratie van het beheer.
- Einde levensduur - afvoerkosten, data wissen, buiten gebruik stellen, min een eventuele restwaarde of inruil.
Niet elke regel geldt voor elke asset. Voor een webcam zijn de gebruikskosten bijna nul; voor een bus overheersen brandstof en onderhoud binnen een paar jaar de aankoopprijs.
Een eenvoudige TCO-formule
Voor de meeste beslissingen over apparatuur volstaat een basisversie:
TCO = aankoopprijs + (jaarlijkse gebruikskosten x aantal jaren in gebruik) + afstotingskosten - restwaarde
TCO delen door het aantal jaren in gebruik geeft kosten per jaar, de eerlijkste manier om opties met verschillende levensduren te vergelijken.
Een uitgewerkt voorbeeld: een kantoorlaptop
Stel dat een laptop € 1.000 kost om te kopen, met een dockingstation van € 150. Software en ondersteuning kosten € 100 per jaar over een levensduur van drie jaar, en onderweg is één schermreparatie van € 120 nodig. In jaar drie wordt hij tweedehands verkocht voor € 100.
- Aankoop: € 1.000 + € 150 = € 1.150
- Gebruikskosten: € 100 x 3 = € 300
- Reparaties: € 120
- Restwaarde: -€ 100
- TCO: € 1.470, oftewel € 490 per jaar
Een concurrerende laptop van € 1.200 met hetzelfde dockingstation van € 150 en € 300 aan gebruikskosten, maar zonder reparatie en met een restwaarde van € 250, komt uit op € 1.400 - goedkoper om te bezitten ondanks € 200 hogere aankoopkosten. Die omkering is het hele punt van de exercitie.
Veelgemaakte fouten in een TCO-analyse
- Ongelijke levensduren op totalen vergelijken. Een asset van vijf jaar heeft altijd een hoger totaal dan een van drie jaar; vergelijk in plaats daarvan de kosten per jaar.
- Personeelstijd negeren. Inrichten, problemen oplossen en administratie zijn echte kosten, ook als er geen factuur voor binnenkomt.
- Het einde van de levensduur vergeten. Afvoerkosten en data wissen worden makkelijk weggelaten; de restwaarde ook, en die werkt juist in uw voordeel.
- De onderhoudsregel gokken. Zonder reparatiegegevens per asset is de onderhoudsschatting koffiedik kijken - en het is meestal de regel die de vergelijking beslist.
TCO in de praktijk
Het lastige aan TCO is niet de rekenkunde, het zijn de gegevens: aankoopprijzen staan in de boekhouding, reparatiefacturen in een la, aannames over de gebruiksduur in iemands hoofd. Een register dat de aankoopprijs, leverancier, garantiedata en reparatiegeschiedenis van elke asset in één record bewaart - het operationele broertje van het vaste-activaregister - maakt van de schatting een simpele opzoekactie. AMPthilly legt de aankoopprijs, garantie en verwachte gebruiksduur per asset vast en koppelt reparatiefacturen aan servicedeskmeldingen, zodat de regel met gebruikskosten in een TCO-berekening kan worden afgelezen in plaats van gegokt.
Gerelateerde termen
- Waardering van activa - wat de asset waard is, tegenover wat het kost om te houden
- Amortisatie - immateriële kosten zoals licenties spreiden over hun gebruiksduur
- Activeringsgrens - de kostengrens die bepaalt of een aankoop een vast actief wordt
- Vaste-activaregister - het record waar de gegevens voor TCO vandaan moeten komen
- Bijzondere waardevermindering - wanneer de realiseerbare waarde van een asset onder de boekwaarde zakt