Lineair afschrijven (straight-line depreciation) schrijft elk jaar een gelijk deel van de kostprijs van een asset af over de gebruiksduur: (kostprijs min restwaarde) gedeeld door het aantal jaren.
Lineair afschrijven (Engels: straight-line depreciation) is de eenvoudigste en meest gebruikte methode om de kostprijs van een vast actief over de gebruiksduur te spreiden: elk jaar wordt hetzelfde bedrag als kosten geboekt tot alleen de restwaarde overblijft. Koop een machine voor € 5.000, plan vijf jaar gebruik en verkoop hem voor € 500, en lineair afschrijven boekt € 900 per jaar - geen krommen, geen herberekening, hetzelfde cijfer in elke periode.
De formule
Jaarlijkse afschrijving = (aankoopprijs - restwaarde) ÷ gebruiksduur in jaren.
De teller heet de af te schrijven basis: het deel van de kostprijs dat u daadwerkelijk verwacht te verbruiken. Dezelfde berekening wordt soms als percentage uitgedrukt - één gedeeld door de gebruiksduur - dus een asset van vijf jaar schrijft 20% van zijn basis per jaar af.
Drie gegevens, allemaal vastgelegd bij aankoop: wat u betaalde, hoe lang u verwacht het te gebruiken, en wat u aan het einde terugverwacht. Krijg die drie goed en het schema schrijft zichzelf.
Een uitgewerkt laptopvoorbeeld
Een bedrijf koopt een laptop voor € 1.400, verwacht hem vier jaar te gebruiken, en schat een inruilwaarde van € 200 aan het einde.
- Af te schrijven basis: 1.400 - 200 = € 1.200
- Jaarlijkse post: 1.200 ÷ 4 = € 300
De boekwaarde daalt in een rechte lijn: € 1.100 na jaar één, € 800, € 500, en ten slotte € 200 - precies de restwaarde, waar de afschrijving stopt. Wordt de laptop voor meer of minder dan € 200 verkocht, dan verschijnt het verschil als winst of verlies bij afstoting.
Wanneer lineair afschrijven past
Lineair afschrijven past bij assets die gelijkmatig slijten en bij assets waarvoor niemand geloofwaardig een ingewikkelder patroon kan beargumenteren: kantoormeubilair, stellingen en rekken, inrichting, machines met stabiel gebruik, en de meeste alledaagse IT zoals desktopcomputers. Het is ook de methode van voorkeur wanneer voorspelbaarheid belangrijker is dan precisie - de post is elk jaar gelijk, dus budgetten en prognoses blijven vlak.
Het past minder goed bij apparatuur die het grootste deel van zijn waarde vroeg verliest. Een nieuwe smartphone verliest het snelst aan restwaarde in het eerste jaar, en dat weerspiegelt een gelijke jaarlijkse post niet; degressief afschrijven haalt de kosten naar voren om die kromme te volgen.
Veelgemaakte fouten
- De gebruiksduur te lang inschatten. Een laptop ingepland over zeven jaar staat nog op de boeken lang nadat hij het gebouw verliet. Gebruik realistische vervangingscycli, geen optimistische.
- De restwaarde negeren of nooit herzien. Op nul zetten is prima en voorzichtig; hoog instellen en nooit de tweedehandsmarkt controleren is hoe verliezen bij afstoting ontstaan.
- Spookactiva afschrijven. Items die verloren, gesloopt of gestolen zijn, blijven kosten opbouwen omdat niemand de boekhouding heeft ingelicht. Het afschrijvingsschema is niet beter dan de assetadministratie erachter.
- Register en grootboek uit elkaar laten lopen. Het grootboek van de vaste activa zegt 40 laptops, op de werkvloer zijn er 33. Periodieke afstemming tegen een fysieke telling houdt de cijfers eerlijk.
Lineair afschrijven in de praktijk
De methode vraagt bijna geen rekenwerk, maar wel schone brongegevens: aankoopprijs, aankoopdatum en verwachte gebruiksduur per asset vastgelegd, plus een betrouwbare aantekening van wanneer elk item wordt afgestoten zodat het schema kan stoppen. In AMPthilly bevat elk assetrecord de aankoopprijs, de datum, de leverancier en de verwachte gebruiksduur, met waardering en afschrijving die op het Pro-abonnement worden bijgehouden en een CSV-export voor de boekhouding. Hoe de cijfers ook worden bijgehouden, de gewoonte die telt is dezelfde: leg de drie gegevens vast op de dag dat de asset binnenkomt, niet bij de jaarafsluiting.
Gerelateerde termen
- Degressief afschrijven - het naar voren gehaalde alternatief voor snel in waarde dalende apparatuur
- Restwaarde - de schatting aan het einde van de levensduur die van de kostprijs wordt afgetrokken vóór het delen
- Boekwaarde - kostprijs min opgebouwde afschrijving, het cijfer dat het schema oplevert
- CapEx - de investeringen die de afschrijving over de tijd spreidt
- OpEx - dagelijkse bedrijfskosten die in plaats daarvan meteen als kosten worden geboekt