Wat is een assettrackingsysteem?

Een asset tracking system is de combinatie van software, identificatielabels en scanhardware die een organisatie gebruikt om vast te leggen wat het bezit, waar elk item is, en wat ermee gebeurt over tijd. De software houdt één asset record per item; de labels koppelen elk fysiek object aan zijn dossier; de scanner - steeds vaker alleen een telefooncamera - is de brug tussen de twee. De taak van het systeem is de dossiers waar te maken met de minst mogelijke inspanning bij elke overdracht.

De onderdelen van een assettrackingsysteem

Welke technologie ook, dezelfde vijf onderdelen verschijnen:

• Een database van assetdossiers - het centrale register met identiteit, eigenaar, locatie, waarde en historie per item.
• Unieke identificatoren - een asset number per item, zodat dossiers nooit twee dingen tegelijk beschrijven.
• Fysieke labels - tags die die identificator dragen in scanbare en leesbare vorm.
• Een manier om te scannen - een telefooncamera voor QR-codes, een scanner voor barcodes, readers voor RFID.
• Een proces - de afgesproken momenten waarop events worden vastgelegd: uitgifte, retour, overdracht, storing, audit. Dit onderdeel laat systemen vaker stranden dan welke technologiekeuze dan ook.

Types assettrackingsystemen

• Barcodesystemen - goedkope gedrukte labels, één voor één gelezen met zichtlijn. De klassieke magazijnaanpak; codeert alleen de ID.
• QR-codesystemen - scanbaar met elke telefooncamera, en de code kan een link dragen die het dossier van de asset direct opent. De gebruikelijke keuze voor teams die alles met de telefoon doen.
• RFID-systemen - tags die via radio worden gelezen, veel tegelijk, zonder zichtlijn. Krachtig voor het tellen van voorraad in bulk; tags en readers kosten aanzienlijk meer.
• GPS-trackers met mobiel netwerk - units met eigen voeding die live positie rapporteren, voor voertuigen, aanhangers en waardevolle machines die onbeheerd reizen.

Deze lossen verschillende problemen op: labels identificeren een item dat u vasthoudt, RFID telt items in volume, GPS volgt items onderweg. De meeste kleine en middelgrote organisaties hebben alleen het eerste probleem.

Hoe het systeem dagelijks werkt

De cyclus is overal hetzelfde: scan het label, kom op het dossier uit, leg het event vast. Een uitgifte noteert wie het item nam en wanneer het terug moet; een retour legt de conditie vast; een overdracht verschuift de bewaring zonder gat; bij een audit loopt u een ruimte door en scant u alles wat erin staat. Omdat elk event het dossier bijwerkt op het moment dat het gebeurt, blijven location tracking en bewaring actueel als bijproduct van normaal werk in plaats van als aparte klus - wat het meest telt voor movable assets die wekelijks van hand wisselen.

Een systeem kiezen voor een kleine organisatie

Kies op de betrouwbaarheid van de dossiers, niet op hoe geavanceerd het scannen is. De vragen die tellen: kan personeel een overdracht in minder dan een minuut vastleggen, op het apparaat dat al in hun zak zit; kunt u zelf labels printen en vervangen; houdt elk dossier een permanente historie bij; en kan het de compliance-gevoelige items aan - PPE uitgegeven aan individuen, fire extinguishers met inspectiedata - naast de alledaagse apparatuur. AMPthilly is een voorbeeld van de QR-labelaanpak: labels worden geprint vanuit het register zelf, en een telefooncamerascan opent het profiel van de asset in de browser met eigenaar, historie en documenten.

Gerelateerde termen

• Asset Record - het per-item dossier dat het hele systeem onderhoudt
• Asset Number - de unieke identificator op elk label
• Asset Location Tracking - het “waar” actueel houden via scans
• Movable Assets - de items die de meeste trackingevents genereren
• Asset Hierarchy - dossiers structureren per locatie, systeem en component