Een assetnummer is de unieke identificator die aan één asset in een register wordt toegekend, gebruikt op het label en in dossiers om het te onderscheiden van vergelijkbare items.
Een asset number is de unieke identificator die een organisatie toekent aan één asset in het register - de korte code gedrukt op het label van het item en gebruikt in elk dossier dat het noemt. De hele taak is om één item ondubbelzinnig te onderscheiden tussen vergelijkbare items: wanneer er drie identieke stofzuigers zijn, is het nummer wat de ene die voor reparatie binnen is onderscheidt van de twee die nog in het rek staan. Het is de zoeksleutel die het fysieke object, het label en het asset record met elkaar verbindt.
Assetnummer vs serienummer
Dit zijn verschillende identificatoren met verschillende taken, en een goed register registreert beide:
- Het serienummer is van de fabrikant. Het is vaak lang, verborgen aan de onderkant, en bij elk merk anders opgebouwd. U heeft het nodig voor garantieclaims, verzekering en diefstalmeldingen.
- Het assetnummer is van u. Het is kort, consistent, zichtbaar op het label, en overal hetzelfde in uw register, labels en auditformulieren. Het is wat mensen daadwerkelijk voorlezen, typen en scannen in het dagelijks werk.
Het serienummer bewijst wat het item is voor de buitenwereld; het assetnummer identificeert het binnen uw organisatie.
Een nummeringsschema ontwerpen
Het nummer is permanent, dus ontwerp het om groei te overleven:
- Kort en opeenvolgend. LT-0042, FA-0007. Lange codes worden verkeerd getypt en genegeerd.
- Prefix per assettype, optioneel. Een prefix zoals LT of FA helpt mensen herkennen waar ze naar kijken; het kost niets.
- Vaste breedte, aangevuld met nullen. 0042 sorteert correct in elke lijst; 42 niet zodra 420 bestaat.
- Geen ingebakken betekenis. Afdeling, verdieping of aankoopjaar coderen in de cijfers veroudert bij de eerste verhuizing. Bewaar feiten in het dossier, waar ze kunnen worden bewerkt - het nummer zou alleen moeten betekenen “dit exacte item”.
- Hergebruik nooit een nummer, zelfs niet na afvoer. Eén nummer, één item, voor altijd.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een facilitair team begint zijn apparatuur te nummeren: cleaning equipment wordt CLN-0001 t/m CLN-0023, en de first-aid kits op elke verdieping worden FA-0001 t/m FA-0008. Elk item krijgt een label met het nummer en een scanbare code, en het register slaat het nummer op naast het serienummer, aankoopdetails en locatie. Zes maanden later, wanneer een auditor vraagt welke stofzuiger vorig maart is gekocht, is het antwoord “CLN-0017” en één zoekopdracht - geen rondgang langs de opslagruimtes om serienummerplaten te vergelijken.
Nummers voorbij fysieke items
Assetnummers zijn het meest zichtbaar op fysieke apparatuur, maar dezelfde discipline geldt voor de immateriële kant van het register - softwarelicenties en digitale dossiers hebben ook ondubbelzinnige identificatoren nodig, ook al is er niets om een label op te plakken. De splitsing wordt behandeld onder tangible vs intangible assets; de nummeringsregel is dezelfde aan beide kanten. In AMPthilly staat de interne ID van elke asset op het dossier naast het serienummer, en afdrukbare QR-labels dragen het naar het fysieke item zodat een telefooncamerascan het nummer koppelt aan het volledige profiel.
Gerelateerde termen
- Asset Record - het dossier waarvan het assetnummer de sleutel is
- Asset Hierarchy - de structuur waarin genummerde assets passen
- Asset Location Tracking - het “waar” van het genummerde item actueel houden
- Movable Assets - de items waar ondubbelzinnige nummering het snelst loont
- Tangible vs Intangible Assets - beide kanten van het register hebben identificatoren nodig