Wat is assetmanagement?

Asset management is het gecoördineerde proces van aanschaffen, volgen, onderhouden en afvoeren van assets zodat een organisatie er de meeste waarde uit haalt over de hele asset lifecycle. In een bedrijfsoperatie-context omvat het fysiek en digitaal eigendom - apparatuur, voertuigen, gereedschap, meubilair, softwarelicenties - en rust het op één fundament: een enkel, accuraat asset register dat vastlegt wat bestaat, waar het is, en in welke staat het verkeert.

Wat assetmanagement omvat

Het proces volgt elke asset door vier brede fasen:

• Plannen en aanschaffen - bepalen wat nodig is, het kopen, en aankoopdetails, leverancier en garantie registreren voordat de doos wordt geopend.
• Inzetten en gebruiken - het item toewijzen aan een persoon, team of locatie; overdrachten en retouren afhandelen wanneer mensen en projecten wisselen.
• Onderhouden - onderhouden, repareren en inspecteren; het papieren spoor bijhouden van wat is gedaan en wat het kostte.
• Buiten gebruik stellen en afvoeren - het item bewust uit dienst nemen, alles herbruikbaars terugwinnen, en het dossier sluiten in plaats van het te laten verdwijnen.

De meeste organisaties doen de eerste fase goed en de laatste slecht. Apparatuur wordt zorgvuldig gekocht en per ongeluk afgevoerd - zo vullen registers zich met items die niet meer bestaan.

Assetmanagement vs assettracking

De twee termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar tracking is de smallere activiteit: locatie, bewaring en conditie registreren wanneer ze veranderen. Management is wat u met dat dossier doet - repareren-of-vervangen-beslissingen, inkoopplanning, afschrijving en budgettering, en buiten-gebruikstelling. Tracking zonder management verzamelt data waar niemand iets mee doet; management zonder tracking neemt beslissingen op verouderde gissingen.

Alledaagse voorbeelden

• Een IT-team beheert een laptopvloot: elke machine wordt bij aankoop geregistreerd, uitgegeven aan een nieuwe medewerker, onder garantie gerepareerd wanneer het scherm kapotgaat, en gewist en buiten gebruik gesteld na de nuttige levensduur.
• Een productiebedrijf beheert AV equipment en microphones: materiaal wordt per klus uitgeleend, bij retour geïnspecteerd, en de onderhoudshistorie bepaalt wat er vóór het volgende seizoen onderhoud krijgt.
• Een facilitaire afdeling beheert meubilair en toegangsapparatuur: elke fixed asset wordt gelabeld, gelokaliseerd, en jaarlijks beoordeeld op conditie en vervangingsbudget.

Veelgemaakte fouten

De terugkerende mislukkingen zijn organisatorisch, niet technisch. Assets worden bij aankoop geregistreerd en daarna nooit meer aangeraakt, zodat het register het bedrijf beschrijft zoals het twee jaar geleden was. Niemand is eigenaar van het register, dus iedereen gaat ervan uit dat iemand anders het heeft bijgewerkt. En items onder een informele waardedrempel worden helemaal niet geregistreerd - precies de categorie die verdwijnt.

Assetmanagement in de praktijk

Een werkend programma is vooral een kwestie van gewoonte: elk nieuw item wordt geregistreerd en gelabeld met een asset tag vóór gebruik, elke overdracht wordt vastgelegd, en een periodieke asset inventory stemt de dossiers af met de werkelijkheid. In AMPthilly staan het register, uitleen, servicetickets en audithistorie op hetzelfde assetdossier, zodat managementbeslissingen - repareren of vervangen, opnieuw uitgeven of buiten gebruik stellen - worden genomen tegen de werkelijke historie van het item. De tooling telt minder dan de discipline, maar goede tooling maakt de discipline goedkoop.

Gerelateerde termen

• Fixed Asset - de langdurige materiële items in het hart van de meeste programma’s
• Asset Register - het ene dossier waarop assetmanagement draait
• Asset Inventory - de periodieke telling die het register eerlijk houdt
• Asset Lifecycle - de fasen van aanschaf tot afvoer
• Asset Tag - het label dat elk item aan zijn dossier koppelt