En inköpsorder (PO) är ett dokument som köparen skickar till leverantören för att bekräfta en beställning - med artiklar, kvantiteter, priser och leveransvillkor.
En inköpsorder (ofta förkortad PO, efter engelskans purchase order) är ett dokument som köparen skickar till leverantören för att bekräfta en beställning - med artiklar, kvantiteter, avtalade priser, leveransdatum och villkor. När leverantören accepterar den blir inköpsordern den gemensamma referens båda parter arbetar mot: leverantören plockar och fakturerar mot den, och köparen kontrollerar leveransen vid varumottagningen och fakturan vid betalningen mot samma siffror. Inköpsordrar täcker allt ett företag köper för driften, från förbrukningsmaterial som beställs månadsvis till enstaka utrustningsköp.
Vad en inköpsorder innehåller
- Ett unikt ordernummer - referensen som allt annat hänger på: leverantörens bekräftelse, följesedeln, fakturan.
- Köpare och leverantör - juridiska namn, adresser och ansvarig kontakt på varje sida.
- Orderrader - artikelnummer eller SKU, beskrivning, antal, styckpris och radsumma per artikel.
- Leveransuppgifter - var, när och hur varorna ska komma fram.
- Betalningsvillkor - valuta, betalningstid (till exempel 30 dagar från fakturadatum) och eventuella avtalade rabatter.
- Godkännande - vem hos köparen som godkände utgiften.
Hur inköpsprocessen fungerar
- Ett behov uppstår - lagret når sin beställningspunkt, eller någon begär utrustning.
- Inköpsordern skapas och godkänns internt - i de flesta organisationer kräver större belopp godkännande av chef eller ägare innan något skickas.
- Ordern går till leverantören, som bekräftar pris, antal och leveransdatum - eller flaggar ändringar innan något skickas.
- Varorna kommer och kontrolleras mot ordern: rätt artiklar, rätt antal, godtagbart skick.
- Fakturan kommer och matchas mot ordern och mottagningskvittot - trevägsmatchningen - innan betalningen godkänns.
Det tysta värdet i processen är att oenigheter kommer upp till ytan tidigt. En prisändring eller ersättningsvara fångas vid bekräftelsen, en för liten leverans vid mottagningen, en överdebitering vid matchningen - var och en vid det billigast möjliga tillfället att rätta till.
Inköpsorder kontra faktura
De två är lätta att blanda ihop eftersom de ofta listar identiska rader. Inköpsordern går från köpare till leverantör före leveransen och godkänner köpet; fakturan går från leverantör till köpare efter leveransen och begär betalning. Den ena öppnar affären, den andra stänger den. Skiljer sig siffrorna mellan dokumenten är det inköpsordern som visar vad som faktiskt avtalades.
Inköpsordrar i praktiken
Små team hoppar ofta över inköpsordern och beställer via mejl eller telefon, vilket fungerar - tills det inte gör det: en oväntad faktura landar, ingen minns det avtalade priset, och det finns inget skriftligt att kontrollera mot. En enkel ordervana - om så bara en numrerad PDF per beställning - löser det utan krångel. Kök och cateringfirmor som löpande beställer köksutrustning och förnödenheter är ett klassiskt exempel: många små ordrar, många leverantörer, och varje odokumenterad beställning är ett framtida gräl. AMPthillys inköpsmodul skapar inköpsordrar som PDF eller skickar dem direkt till leverantören via mejl, och ordrar över en viss summa går via admin-godkännande först.
Relaterade termer
- Varumottagning - att kontrollera leveranser mot ordern när de kommer
- Inventering - den återkommande räkning som visar vad alla beställningar summerade till
- Förbrukningsmaterial - de påfyllningsbara artiklar som de flesta rutinordrar gäller
- FIFO - först in, först ut; vanlig rotationsmetod för levererat lager
- LIFO - sist in, först ut; alternativ metod för lagervärdering