Varumottagning är processen att kontrollera inkommande leveranser mot inköpsorder, inspektera skick och registrera artiklar i lager.
Varumottagning är processen att acceptera inkommande leveranser: kontrollera vad som anlände mot inköpsordern, inspektera kvantitet och skick, och registrera artiklarna i lager. Det är punkten där en leverantörs löfte blir ditt lager - och punkten där lagerposter börjar vara antingen korrekta eller fel. Tio slarviga minuter vid dörren dyker upp veckor senare som en inventerings-avvikelse ingen kan förklara, oavsett om leveransen var förbrukningsmaterial till förrådet eller utrustning till golvet.
Varumottagningsprocessen, steg för steg
- Matcha leveransen mot en order. Hitta inköpsordern som följesedeln refererar till. Ingen matchande order är en röd flagga, inte ett pappersdetalj - oordrade leveranser är hur duplicerade och bedrägliga fakturor betalas.
- Räkna vad som fysiskt finns. Räkna artiklar, inte lådor, och räkna mot ordern i stället för följesedeln - sedeln beskriver vad leverantören tror de skickade, vilket är exakt det påståendet som verifieras.
- Inspektera skick. Öppna kartonger, kontrollera skador och fotografera allt tveksamt medan chauffören fortfarande är närvarande.
- Notera avvikelser före signering. Brister, skador eller substitutioner skrivs på leveransbeviset. En ren signatur behandlas som acceptans.
- Registrera mottagningen. Accepterade kvantiteter går in i lagersystemet mot ordern och skapar varumottagningsnotan.
- Ställ undan varorna direkt - på rätt plats, roterade så äldre lager går ut först (FIFO), inte lämnade på mottagningsbänken för att “sorteras senare”.
Varumottagningsnotan (GRN)
GRN är den interna posten att en leverans kontrollerades och accepterades: artiklar, kvantiteter, skick, datum och personen som tog emot. Dess jobb är bevis. När leverantörens faktura kommer matchas den mot både inköpsordern och GRN - trevägsmatchningen - så företaget bara betalar för varor som både beställdes och faktiskt mottogs. Utan GRN kontrolleras fakturan mot minnet.
Vanliga mottagningsmisstag
- Signera “mottaget okontrollerat”. Vissa transportörer pressar på snabb signatur; en okvalificerad ger vanligtvis upp ditt reklamationsfönster för synlig skada.
- Kontrollera mot följesedeln i stället för ordern. Sedeln kan troget lista en fel leverans.
- Fördröja lagerposten. Varor fysiskt närvarande men ännu inte registrerade är osynliga - de beställs om, eller försvinner tyst innan de officiellt finns.
- Tappa bort delleveranser. Det utestående saldot måste hållas öppet mot ordern, annars glöms bristen tills den gör ont.
- Ingen utsedd mottagare. När mottagning är allas jobb sker kontroller inkonsekvent och ingen äger avvikelserna.
Mottagning i praktiken
Lagernoggrannhet vinns eller förloras vid dörren. Team som håller en konsekvent mottagningsrutin finner att deras par-nivåer och ombeställningsmatte faktiskt fungerar, eftersom kvantiteterna i systemet speglar verkligheten från dag ett. I AMPthilly uppdaterar mottagning av en leverans mot en inköpsorder lagernivåer - och valfritt enhetspriset - i samma steg, så posten korrigeras i ögonblicket varorna finns i hand.
Relaterade termer
- Inventering - den periodiska räkningen som avslöjar om mottagning gjordes väl
- Förbrukningsmaterial - de återfyllbara artiklarna som flödar genom mottagning oftast
- FIFO - först in, först ut; uppställningsrotationen som håller lagret fräscht
- LIFO - sist in, först ut; det alternativa rotations- och värderingssättet
- Par-nivå - mållagerkvantiteten en leverans ska ta dig tillbaka till