Check-in/check-out is het proces van registreren wanneer een asset aan een persoon wordt uitgegeven en wanneer hij wordt teruggebracht, zodat de bewaring van het item altijd bekend is.
Check-in/check-out is het proces van registreren wanneer een asset aan een persoon wordt uitgegeven en wanneer hij wordt teruggebracht, zodat de organisatie altijd weet wie de bewaring heeft van elk gedeeld item. De check-out opent een lening - hij noemt de lener, de datum en meestal een vervaldatum - en de check-in sluit hem af en legt vast wanneer het item terugkwam en in welke conditie. Het is de basiscyclus van elk equipment checkout system, of dat systeem nu een klembord bij de magazijndeur is of software.
Hoe de cyclus werkt
De cyclus heeft drie statussen, en de waarde zit erin dat een item nooit buiten die statussen bestaat:
- Beschikbaar - het item staat in het magazijn of de pool, klaar om uit te geven.
- Uitgecheckt - een specifieke persoon heeft het, met een loan period of een regeling voor onbepaalde tijd in het record.
- Ingecheckt - het item is terug, zijn conditie genoteerd, en het keert terug naar beschikbaar (of gaat naar reparatie als de retour een probleem markeerde).
Terwijl een item uit is, toont het register precies één bewaarder. Wanneer de vervaldatum verstrijkt zonder check-in, wordt de lening achterstallig - een signaal om actie te ondernemen, geen mysterie om te onderzoeken.
Wat vast te leggen bij elke stap
Bij check-out: de ID van de asset (idealiter door het label te scannen), de lener, de datum, de vervaldatum of “onbepaalde tijd”, en optioneel het doel of de bestemming - “Locatie B tot vrijdag” beantwoordt de vragen van volgende week alvast.
Bij check-in: wie het terugbracht, wanneer, de conditie, en eventuele notities. Een retour waarbij “beschermkap gebarsten” wordt genoteerd, stuurt het item naar reparatie in plaats van direct terug op de plank, en schrijft de schade toe aan de juiste lening in plaats van aan wie het daarna leent.
Waarom custody-records ertoe doen
Gedeelde apparatuur zonder check-out-stap raakt verspreid. Power tools verhuizen van bus naar bus, opladers blijven liggen op het bureau waar ze het laatst zijn gebruikt, en de vraag “wie heeft de slagmoersleutel?” wordt beantwoord door het gebouw door te lopen. Het custody-record lost het sociale probleem net zo goed op als het logistieke: retouren zijn niet langer vrijblijvend zodra ze worden geregistreerd, conditiegeschillen worden beslecht door het log in plaats van door discussie, en de openstaande leningen van een vertrekkende medewerker komen naar boven als een lijst in plaats van als een verrassing.
Check-out vs toewijzing vs transfer
Drie verwante bewegingen zijn makkelijk te verwarren. Een check-out is tijdelijk - het item wordt terug verwacht in de pool. Een asset assignment is een vaste toewijzing aan één persoon, zonder beoogde einddatum. Een asset transfer verplaatst de bewaring permanent van de ene houder naar de andere zonder door de pool te gaan. Sommige organisaties laten de lener ook een hand receipt tekenen bij check-out, waarmee het item en zijn conditie schriftelijk worden bevestigd.
Check-in/check-out in de praktijk
De procedure overleeft alleen als ze sneller is dan haar niet volgen - daarom plaatsen de beste implementaties het record op het punt van overdracht, niet op kantoor. In AMPthilly wordt een asset uitgecheckt aan een medewerker, klant, afdeling of locatie, met een vervaldatum of voor onbepaalde tijd; retouren leggen vast wie, wanneer en in welke conditie, en het scannen van het QR-label van het item met een telefooncamera opent het record om beide te doen - geen app-installatie nodig.
Gerelateerde termen
- Equipment Checkout System - het hulpmiddel of proces gebouwd rond deze cyclus
- Loan Period - de afgesproken duur waarvoor een check-out loopt
- Asset Assignment - de vaste allocatie, in tegenstelling tot de lening
- Asset Transfer - bewaring permanent verplaatsen tussen houders
- Hand Receipt - de ondertekende bevestiging van uitgegeven apparatuur