Wat is een overdue asset?

Een overdue asset - een te laat item - is een uitgegeven item waarvan de afgesproken retourdatum is verstreken zonder dat het is ingenomen, verlengd of aan iemand anders is overgedragen. Het leeft in de marge die elke workflow voor uitgifte en retour moet bewaken: het systeem zegt dat de camera maandag terug moest, het is inmiddels donderdag, en tot nu toe heeft niemand iets gedaan.

Waarom assets te laat raken

Een handvol oorzaken dekt de meeste gevallen:

• De lener is het vergeten. Het item werkt, de klus is klaar, en terugbrengen kwam nooit op iemands lijst.
• De uitlening liep stilletjes door. Het project liep uit en niemand verlengde de uitgifte, dus een legitieme uitlening ziet er nu uit als een probleem.
• Het item is informeel van hand gewisseld. Het is op locatie aan een collega gegeven, en in het record staat nog de oorspronkelijke lener - die niet meer weet waar het is.
• Het item is kwijt of beschadigd, en de lener stelt een ongemakkelijk gesprek uit.
• De retourdatum klopte van begin af aan niet - een standaardtermijn die te kort is voor de manier waarop de apparatuur echt wordt gebruikt.

Alleen de laatste twee zijn echte problemen. De rest is administratie die met een herinnering is opgelost - maar u ziet pas welke het is als u ernaar vraagt.

Te late items vroeg signaleren

Te late items zijn alleen te beheersen als iemand ze op één plek kan zien. Een overzicht van te late items moet de asset en zijn ID tonen, de lener met contactgegevens, de retourdatum en het aantal dagen dat het te laat is - gesorteerd op dagen om uitleningen te vinden die een aflopende zaak worden, en op waarde om te bepalen waar persoonlijk nabellen de moeite loont. Gedeeld materiaal zoals video-apparatuur verdient de scherpste blik: gebruiken vijf mensen dezelfde set, dan gaat iedereen ervan uit dat iemand anders hem wel heeft ingeleverd.

Apparatuur terugkrijgen

De aanpak die werkt is een korte escalatiereeks. Een seintje vanaf de lijst met te late items op de retourdatum, een persoonlijk bericht na een paar dagen, de leidinggevende van de lener na een week of twee, en een vast punt waarop het item als verloren wordt beschouwd en op kosten van de lener of de afdeling wordt vervangen, volgens beleid. De toon telt: de meeste te late retouren zijn gewoon vergeetachtigheid, dus het eerste bericht moet terugbrengen of verlengen moeiteloos maken, niet beschuldigend zijn.

Komt het item terug, behandel het dan als een normale inname: controleer de staat en de volledigheid, noteer wat er nieuw is, en sluit de uitlening netjes af zodat de geschiedenis zuiver blijft.

Te late retouren voorkomen

• Zet een retourdatum op elke uitlening. Een onbeperkte uitgifte hoort een bewuste keuze te zijn voor vaste toewijzingen, niet de standaard.
• Maak uitleentermijnen realistisch. Een standaard van drie dagen voor materiaal dat elke klus een week nodig heeft, fabriceert te late retouren.
• Maak verlengen één handeling. Mensen verlengen uitleningen die ze makkelijk kunnen verlengen; uitleningen waar een formulier voor nodig is, negeren ze.
• Controleer de staat bij inname. Zien mensen dat retouren serieus worden genomen, dan worden retourdata dat ook.

Te late items in de praktijk

De gewoonte die werkt is eenvoudig: een retourdatum op elke uitgifte, wekelijks een blik op de lijst met te late items, en dezelfde dag een seintje voor alles wat er nieuw op staat. In AMPthilly kan elke uitgifte een retourdatum dragen, en de lijst met te late items toont alles wat de deadline voorbij is, per persoon of afdeling, zodat het wekelijkse nabellen één scherm is in plaats van een zoektocht door de mailbox. Teams die snel rouleerend materiaal uitlenen - dj-apparatuur is een klassieker - merken dat de lijst snel slinkt zodra leners weten dat hij bestaat.

Gerelateerde termen

• Inname - de retourstap die een te late uitlening wegwerkt
• Uitgifte en retour - de uitleenworkflow waar retourdata bij horen
• Conditierapport - wat u vastlegt wanneer een te laat item eindelijk terugkomt
• Selfservice-uitgifte - onbeheerd uitlenen, waar retourdata het toezicht overnemen
• Uitleenmodel - het uitleen-en-retourpatroon dat het bijhouden van te late items eerlijk houdt