Per-user (seat) licensing prijst software op basis van het aantal specifieke gebruikers, waarbij elke persoon die toegang nodig heeft als één betaalde seat telt.
Per-user (seat) licensing rekent software af op basis van het aantal specifieke gebruikers: elke persoon die toegang nodig heeft, telt als één betaalde seat, ongeacht vanaf hoeveel apparaten hij inlogt. Het is het overheersende model voor abonnementssoftware, en het maakt de rekening een rechtstreeks gevolg van de personeelsomvang - daarom is een opgeschoond aantal seats een van de makkelijkste kostenbesparingen binnen IT asset management.
Hoe seat licensing werkt
Een seat is gekoppeld aan een specifieke identiteit, meestal een e-mailadres of een account in de directory. Die persoon kan de software gebruiken op zijn laptop, telefoon en thuiscomputer onder dezelfde seat, omdat de licentie de gebruiker volgt en niet de hardware. De prijs is doorgaans per seat per maand, vaak met meerdere niveaus, en de voorwaarden van de leverancier verbieden bijna altijd gedeelde logins - één seat, één mens.
De kracht van het model is dat het vanzelf meegroeit met het team: iemand aannemen betekent een seat toevoegen. De zwakte is het spiegelbeeld daarvan: vertrekt iemand of gebruikt iemand de tool niet meer, dan dwingt niets af dat de seat wordt verwijderd, dus het aantal kruipt alleen maar omhoog.
Per-user- versus per-device-licensing
Per-device-licensing koppelt het recht aan een machine in plaats van aan een persoon. De keuze volgt het gebruikspatroon:
- Eén persoon, meerdere apparaten - per-user wint; u betaalt één keer voor de mens, niet drie keer voor zijn apparaten.
- Meerdere mensen, één apparaat - per-device wint; een gedeeld magazijnwerkstation, lab-pc of baliemachine bedient een wisselende groep met één licentie.
- Concurrent licensing is de derde optie: een pool van zwevende licenties afgestemd op het piekaantal gelijktijdige gebruikers, gebruikelijk voor dure, gespecialiseerde software die af en toe door velen wordt gebruikt.
De meeste organisaties komen uit op een mix, en dat is prima - zolang het register maar vastlegt welk model elk product gebruikt, want elk model loopt op zijn eigen manier uit de pas.
Waar het aantal seats uit de pas gaat lopen
- Vertrekkers houden hun seats. Bij uitdiensttreding wordt de laptop opgehaald, maar niemand zegt de logins op, dus de seat blijft factureren voor een lege stoel.
- Dubbele accounts - dezelfde persoon onder twee e-mailadressen na een naamswijziging of overstap naar een andere afdeling.
- Aankopen buiten de boeken om - een team koopt op eigen houtje seats op een creditcard, buiten elke controle om.
- “Voor het geval dat”-toewijzingen - seats toegevoegd voor een project dat is afgelopen, voor aannemers die klaar waren, of voor nieuwe medewerkers die hun seat nooit hebben geactiveerd.
Elke seat is klein; het oplopende verschil niet. Doordat een seat toevoegen vanzelf gaat en verwijderen vereist dat iemand het opmerkt, wordt het gat tussen betaalde en gebruikte seats steeds groter, totdat iemand beide naast elkaar legt.
Het aantal seats kloppend houden
De oplossingen zijn organisatorisch, niet technisch: geef elk per-user-product een vaste eigenaar, stem de betaalde seats vóór elke verlenging af op de actieve gebruikers in plaats van erna, en maak het intrekken van seats een expliciete stap in het vertrekproces - hetzelfde checklistmoment als het innemen van hardware aan het einde van de IT-assetlevenscyclus. In AMPthilly staan licenties en seats in hetzelfde register als de apparatuur waarmee ze worden gebruikt, en geven uitdienst-checklists de stap “seats terugvorderen” een vaste eigenaar en een vervaldatum, in plaats van het aan het geheugen over te laten.
Gerelateerde termen
- ITAM (IT Asset Management) - de discipline waar het bijhouden van seats onder valt
- IT-assetlevenscyclus - het pad van indiensttreding tot vertrek dat elke seat zou moeten volgen
- Hardware refresh cycle - apparaatvervanging, de hardwaretegenhanger van het herzien van seats
- Golden image - de standaardinstallatie die bepaalt welke gelicentieerde software op elke machine staat
- Asset agent - geautomatiseerde inventarisatie van wat er is geïnstalleerd versus wat er is betaald