Was ist der Wareneingang (Goods Receiving)?

Der Wareneingang (engl. goods receiving) ist der Prozess, eingehende Lieferungen anzunehmen: prüfen, was angekommen ist, gegen die Bestellung abgleichen, Menge und Zustand kontrollieren und die Posten ins Lager buchen. Es ist der Punkt, an dem das Versprechen des Lieferanten zu Ihrem Inventar wird - und der Punkt, an dem Bestandsdatensätze entweder stimmen oder falsch werden. Zehn nachlässige Minuten an der Tür tauchen Wochen später als Differenz bei der Inventur auf, die niemand erklären kann - egal, ob die Lieferung Verbrauchsmaterial fürs Lager oder Geräte für den Betrieb war.

Der Wareneingang Schritt für Schritt

1. Lieferung der Bestellung zuordnen. Die Bestellung finden, auf die sich der Lieferschein bezieht. Eine fehlende passende Bestellung ist ein Warnsignal, keine Formalie - über unbestellte Lieferungen werden doppelte und betrügerische Rechnungen bezahlt.
2. Zählen, was tatsächlich da ist. Artikel zählen, nicht Kartons, und gegen die Bestellung, nicht den Lieferschein - der beschreibt nur, was der Lieferant zu senden glaubt, und genau diese Behauptung prüfen Sie.
3. Zustand prüfen. Kartons öffnen, auf Schäden prüfen, alles Fragwürdige fotografieren, solange der Fahrer noch da ist.
4. Abweichungen vor der Unterschrift vermerken. Fehlmengen, Schäden oder Ersatzlieferungen schriftlich auf dem Lieferschein. Eine vorbehaltlose Unterschrift gilt als Annahme.
5. Den Eingang erfassen. Die angenommenen Mengen im Bestandssystem gegen die Bestellung buchen und den Wareneingangsschein erstellen.
6. Ware zügig einlagern - am richtigen Ort, so umgeschichtet, dass älterer Bestand zuerst rausgeht (FIFO), und nicht zum „später sortieren” auf dem Annahmetisch liegen lassen.

Der Wareneingangsschein (GRN)

Der Wareneingangsschein ist der interne Nachweis, dass eine Lieferung geprüft und angenommen wurde: Artikel, Mengen, Zustand, Datum und wer sie entgegengenommen hat. Seine Aufgabe ist der Nachweis. Trifft die Lieferantenrechnung ein, wird sie gegen Bestellung und Wareneingangsschein abgeglichen - der dreifache Abgleich -, sodass nur für Ware bezahlt wird, die bestellt und tatsächlich angekommen ist. Ohne Wareneingangsschein wird die Rechnung gegen das Gedächtnis geprüft.

Häufige Fehler im Wareneingang

• „Ungeprüft erhalten” unterschreiben. Manche Fahrer drängen auf eine schnelle Unterschrift; eine vorbehaltlose Unterschrift verspielt meist Ihr Reklamationsfenster für sichtbare Schäden.
• Gegen den Lieferschein statt die Bestellung prüfen. Der Lieferschein kann eine falsche Sendung korrekt auflisten.
• Die Bestandsbuchung hinauszögern. Physisch vorhandene, aber noch nicht gebuchte Ware ist unsichtbar - sie wird nachbestellt oder verschwindet leise, bevor sie offiziell überhaupt existiert.
• Teillieferungen aus dem Blick verlieren. Der offene Rest muss gegen die Bestellung offen bleiben, sonst gerät die Fehlmenge in Vergessenheit, bis es wehtut.
• Kein benannter Empfänger. Ist die Annahme Sache aller, werden die Prüfungen uneinheitlich, und niemand kümmert sich um die Abweichungen.

Wareneingang in der Praxis

Die Bestandsgenauigkeit wird an der Tür gewonnen oder verloren. Teams mit einem konsequenten Wareneingang stellen fest, dass ihre Sollbestände und ihre Nachbestellrechnung aufgehen, weil die Mengen im System von Tag eins an die Realität widerspiegeln. In AMPthilly aktualisiert die Annahme einer Lieferung gegen eine Bestellung die Bestandsmengen - auf Wunsch auch den Stückpreis - im selben Schritt, sodass der Datensatz in dem Moment korrigiert wird, in dem Sie die Ware in der Hand halten.

Verwandte Begriffe

• Inventur - die periodische Zählung, die zeigt, ob der Wareneingang sauber lief
• Verbrauchsmaterial - die nachbestellbaren Posten, die am häufigsten durch den Wareneingang laufen
• FIFO - first in, first out; die Einlagerungsregel, die den Bestand frisch hält
• LIFO - last in, first out; die alternative Verbrauchs- und Bewertungsmethode
• Sollbestand - die Zielmenge, auf die eine Lieferung Sie zurückbringen soll