Plattformfunktionen
Anfordern.Verfolgen.Zurückgeben.
AMPthilly bringt Ihre physischen und digitalen Assets in ein System, sodass jedes Objekt einen Eigentümer, einen Standort, eine Historie und einen klaren nächsten Schritt hat.
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Ihr Team muss nicht mehr raten, wer den Laptop hat, wohin die Ersatzschlüssel verschwunden sind oder ob eine Lizenz noch zugewiesen ist - Ausgabe, Rückgabe, QR-Etiketten und Servicenotizen liegen im selben Datensatz.
01 · Asset-Register
Jedes Asset Ihres Unternehmens in einem strukturierten Datensatz
Geräte, digitale Datensätze und Verbrauchsmaterial folgen derselben Struktur - eine Prüfung, ein Onboarding oder eine Frage aus der Finanzabteilung beginnen alle am selben Ort.
Was erfasst wird
Bündeln Sie Ihren Bestand in physische Geräte, lizenzierte Software und nachbestellbaren Vorrat - jeder Typ nutzt Felder, die zu Ihrer täglichen Arbeitsweise passen.
Vollständige Beispielliste lesen Show less
- Geräte und gemeinsam genutzte Ausstattung
Laptops, Monitore, Telefone, Tablets, Fahrzeuge, Handwerkzeuge, Maschinen, Schlüssel, Zugangskarten, Sicherheitsausrüstung sowie gemeinschaftlich genutzte Gegenstände.
- Digitales Inventar
Softwarelizenzen, Seriennummern, Abonnements und Plätze - mit Verlängerungsdaten und Anbieterangaben, wo Sie sie pflegen.
- Verbrauchsmaterial
Dinge wie Batterien und anderer Vorrat, den Sie nachbestellen statt zurückzunehmen, erhalten einen eigenen Asset-Typ.
Felder im Asset-Profil
- Name und interne ID
- Kategorie und Unterkategorie
- Status: in Nutzung, eingelagert, in Reparatur, ausgemustert
- Aktueller Eigentümer und Standort
4 more profile fields Show less
- Seriennummer, Lieferant, Kaufdatum und Preis
- Garantieende und Hinweise zum Zustand
- Angehängte Dokumente (Belege, Handbücher, Garantiekarten) und Bilder
- Eigene Felder, die Sie je Asset-Typ festlegen
Weitere Möglichkeiten
- Suchen und filtern nach Eigentümer, Abteilung, Standort, Kategorie, Status oder Seriennummer
- Assets in Kategorien und Unterkategorien gruppieren
- Ein Asset als physisch, digital oder Verbrauchsmaterial kennzeichnen
2 more capabilities Show less
- CSV-Import, um ein bestehendes Inventar in einem Zug zu übernehmen
- CSV-Export für Finanzen, Sicherungen oder Migration
02 · Ausgabe und Rückgabe
Zuweisen, zurücknehmen und übergeben - mit vollständiger Eigentumshistorie
Jede Übergabe hinterlässt eine Spur, an die der nächste Eigentümer ohne Vorwissen anknüpfen kann - und Mitarbeitende können anfordern, was sie brauchen, oder auf eine Wunschliste setzen, was das Unternehmen anschaffen sollte.
Wie ein Asset zugewiesen wird
- Zuweisen an Mitarbeitende, Kunden, eine Abteilung oder einen Standort
- Ein Fälligkeitsdatum setzen oder offen lassen
- Admins und Manager weisen direkt aus dem Asset-Profil zu
- Mitarbeitende können ein Asset selbst anfordern und zur Genehmigung weiterleiten
- Über die Wunschliste schlagen Mitarbeitende Gegenstände vor, die das Unternehmen anschaffen oder bereitstellen sollte
Was bei der Rückgabe erfasst wird
- Wer es wann zurückgegeben hat
- Zustand bei der Rückgabe
- Optionale Hinweise für die nächste Zuweisung
Weitere Möglichkeiten
- Ein Asset direkt von einem Eigentümer an einen anderen übergeben, ohne Rücknahme und erneute Ausgabe
- Sammelausgabe fürs Onboarding (Laptop + Bildschirm + Telefon + Schlüssel in einem Schritt)
Weitere Ausgabeoptionen Show less
- Alle Assets sehen, die aktuell an eine Person oder Abteilung ausgegeben sind
- Schnellansicht überfälliger oder offener Zuweisungen
03 · QR-Etiketten
Jedes Asset mit einer gewöhnlichen Handykamera scannen
Etikett drucken, scannen - und Sie sind im Asset-Profil, bereit zur Ausgabe, Rückgabe oder Problemmeldung in Sekunden.
Wie Etiketten erzeugt werden
- Für jedes Asset ein druckbares QR-Etikett aus seinem Profil erzeugen
- Einzeln oder im Stapel drucken
- Etikettengröße für Aufkleberbögen oder Etikettendrucker wählen
Was ein gescanntes Etikett bewirkt
Öffnet das Asset-Profil im Browser - auf jedem modernen Smartphone, ganz ohne App-Installation.
Was nach dem Scannen möglich ist Show less
Aus dem Profil heraus kann die scannende Person das Asset aus- oder zurückgeben, ein Problem melden oder sehen, wer aktuell der Eigentümer ist, falls der Gegenstand verloren auftaucht.
Weitere Möglichkeiten
- Ein beschädigtes Etikett neu erzeugen
- Etiketten für neu importierte Assets im Stapel drucken
- Etiketten bleiben mit dem Asset-Datensatz verknüpft, auch wenn der Eigentümer wechselt
04 · Service Desk
Ein zentraler Ort, um Probleme zu melden und die Lösung zu verfolgen
Probleme bleiben mit dem richtigen Asset verknüpft - oder stehen für sich, wenn sie keinem Asset zuzuordnen sind - sodass nichts in Chatverläufen oder Postfächern untergeht.
Wie ein Problem gemeldet wird
Mitarbeitende beschreiben das Problem, hängen Fotos an und wählen eine Kategorie - ohne im Chat nach der richtigen Ansprechperson zu suchen.
Details zur Meldung Show less
Ein Mitarbeitender öffnet den Service Desk und meldet ein Problem mit einer kurzen Beschreibung, Fotos und einer optionalen Kategorie - Schaden, fehlt, Wartung nötig oder Ersatz nötig. Der Service Desk bearbeitet auch übergreifende Probleme, die nicht an ein bestimmtes Asset gebunden sind.
Was mit dem Ticket geschieht
Tickets landen mit vollständigem Asset-Kontext in einer Warteschlange; die Verantwortlichen aktualisieren den Status, bis die Arbeit erledigt ist.
Lebenszyklus und Zusammenarbeit Show less
Es landet in einer Service-Warteschlange. Die zuständige Person oder Abteilung prüft es mit vollem Kontext (Asset, Eigentümer, frühere Servicenotizen, Kaufdaten) und aktualisiert den Status: in Prüfung, in Bearbeitung, wartet auf Teile, gelöst. Anfragende und Eigentümer bleiben über Antworten und Nachrichten direkt am Ticket in Kontakt.
Weitere Möglichkeiten
- Notizen und Kommentare als Verlauf an jedem Ticket
- Reparaturrechnungen oder Teilebelege direkt ans Ticket anhängen
- Die Ticket-Historie bleibt dauerhaft am Asset, sodass der nächste Eigentümer den vollständigen Datensatz erbt
Produkt-Rundgang
AMPthilly in Aktion erleben
Ein kurzer Rundgang durch den Service Desk und das System - Probleme unkompliziert bearbeiten und Support anfordern. Alles mit einem Asset verknüpft, damit Nachfassen leichtfällt.
05 · Abteilungen und Rollen
Zugriff, der zur Aufgabe jeder Person passt
Vier Rollen, klare Zuständigkeit je Abteilung und Einblicke, die widerspiegeln, wie Ihr Unternehmen bereits aufgestellt ist.
Wie Abteilungen in AMPthilly funktionieren Show less
Abteilungsstruktur. Assets und Personen gehören zu einer Abteilung. Manager können mehreren Abteilungen angehören und Anfragen aus verschiedenen Abteilungen bearbeiten - sowohl bei Genehmigungen als auch im Service Desk und darüber hinaus.
Admin
Voller Zugriff auf Einstellungen, Nutzer, Abteilungen, Asset-Typen und jedes Asset im System.
Manager
Assets und Personen der eigenen Abteilung, die Genehmigungs-Warteschlange und die Auswertungen, die zur Teamführung nötig sind.
Mitarbeitende
Die eigenen zugewiesenen Assets, der Service Desk zum Melden von Problemen sowie die Möglichkeit, Rückgaben oder neue Ausstattung anzufordern.
Kunde
Externe Empfänger, die Unternehmensgeräte vorübergehend besitzen - mit Einblick nur in die Assets, für die sie verantwortlich sind.
06 · Genehmigungen
Anfragen über die richtige genehmigende Person leiten
Jede Anfrage zeigt, wer worum und warum bittet - bevor jemand auf Genehmigen klickt.
Was eine Genehmigung erfordert
- Asset-Anfragen von Mitarbeitenden
- Übergaben zwischen Personen oder Abteilungen
- Servicearbeiten
- Rückgaben, bei denen Zustand oder Kosten freigegeben werden müssen
Wer genehmigt
Standardmäßig genehmigt der für die Anfrage zuständige Abteilungsmanager. Admins können bei Bedarf eingreifen oder umleiten. Admins und Manager können ein Asset auch direkt einem Mitarbeitenden zuweisen - ganz ohne Anfrage.
Weitere Möglichkeiten
- Jede Anfrage zeigt vor der Genehmigung das Asset, die anfragende Person, den Grund und die bisherige Historie
Weitere Genehmigungsfunktionen Show less
- Entscheidungen werden in der Audit-Historie des Assets protokolliert
- Offene Vorgänge erscheinen in einer Genehmigungs-Warteschlange für die zuständige Person
07 · Wartung und Finanzen
Wartung, Kauf und Garantie im Kontext jedes Assets
Reparaturen und Finanzen stehen direkt neben dem übrigen Asset-Datensatz - sodass Übergaben an die Finanzabteilung und die Ersatzplanung ohne separate Tabelle auskommen.
Wartung erfassen
Arbeiten mit Datum, Kosten und Notizen erfassen; Historie und Dokumente am Asset für den nächsten Eigentümer aufbewahren.
Intervalle und Anhänge Show less
Erfassen Sie Wartungsarbeiten an einem Asset mit Datum, ausführender Person, Kosten und Notizen. Hängen Sie Rechnungen oder Serviceberichte an und sehen Sie die vollständige Wartungshistorie im Asset-Profil. Für Assets mit regelmäßigem Wartungsbedarf legen Sie ein Intervall fest, etwa "alle 30 Tage" oder "jedes Mal bei Rückgabe".
Erfasste Finanzfelder
- Kaufpreis und Kaufdatum
- Lieferant und Rechnungsnummer
- Garantiebeginn und -ende
- Erwartete Nutzungsdauer
Weitere Finanzfelder Show less
- Wertminderung und Abschreibung
- Wiederbeschaffungswert
Weitere Möglichkeiten
- Assets nach Garantiestatus oder bald ablaufender Garantie filtern
- Assets erkennen, die sich dem Lebensende nähern, für die Ersatzplanung
Weitere Auswertungsoptionen Show less
- Finanzfelder als CSV für die Übergabe an die Finanzabteilung exportieren
08 · Audit-Historie
Ein vollständiger Zeitverlauf für jedes Asset
Jede Änderung, jeder Eigentümer, jedes Ticket und jede Genehmigung wird chronologisch festgehalten - die Antwort auf "Was ist passiert?" ist nur einen Scroll entfernt.
Was protokolliert wird
- Ausgaben, Rückgaben, Übergaben und Eigentümerwechsel
- Statusänderungen und Bearbeitungen von Asset-Feldern
- Dokumentanhänge
- Service-Tickets und Änderungen am Ticketstatus
Weitere Ereignistypen Show less
- Genehmigungen und Entscheidungen
- Wartungseinträge
Wo Sie ihn sehen
Ein chronologischer Zeitverlauf in jedem Asset-Profil, der zeigt, wer wann was getan hat.
Weitere Möglichkeiten
- Den Zeitverlauf nach Ereignistyp filtern
- Systemweite Aktivitätsansicht für Admins
Export und Compliance Show less
- Export als CSV für die Übergabe an Prüfung oder Compliance
09 · Einkauf und Nachbestellung
Nie zu wenig, nie zu viel bestellen
Legen Sie Sollbestand und Meldebestand einmal fest. AMPthilly behält Ihren Bestand im Blick, zieht bereits unterwegs befindliche Lieferungen ab und sagt der richtigen Person genau, was zu bestellen ist - bei welchem Lieferanten und zu welchem Preis. Keine Nachbestelltabelle, keine bösen Überraschungen bei Engpässen, kein in Überbeständen gebundenes Kapital.
Was es löst
Verbrauchsmaterial und Ersatzbestand gehen im ungünstigsten Moment zur Neige - oder Sie bestellen zu viel und binden Kapital. Der Einkauf ersetzt die Nachbestelltabelle durch dynamische Regeln, die an Ihre tatsächlichen Bestände gekoppelt sind.
Wodurch eine Nachbestellung ausgelöst wird
- Nach Zeitplan - an einem festgelegten Tag im Monat
- Nach Wert - sobald die geschätzte Bestellung einen Schwellenwert überschreitet
- Nach Bestand - sobald der Bestand unter den Meldebestand fällt
- Mengen berücksichtigen die Mindestbestellmenge jedes Artikels, je Einheit oder in festen Gebinden
- Der "Bedarf" zieht stets bereits unterwegs befindliche Mengen ab, damit Sie nie doppelt bestellen
Was geschieht, wenn eine Regel auslöst
- Die zuständige Einkaufsperson erhält eine E-Mail mit einer bestellfertigen Liste
- Aktueller Bestand, unterwegs, vorgeschlagene Menge und geschätzte Summe je Artikel
- Ein Klick öffnet eine für diesen Lieferanten vorausgefüllte Bestellung
Weitere Möglichkeiten
- Lieferantenverzeichnis mit zuständigen Einkaufspersonen und Währung je Lieferant
- Einstellungen je Asset: SKU, Stückpreis, Mindestbestellmenge, Sollbestand, Meldebestand
Weitere Einkaufsfunktionen Show less
- Hochwertige Bestellungen durchlaufen automatisch die Admin-Genehmigung
- Bestellung als PDF herunterladen oder direkt an den Lieferanten mailen
- Der Wareneingang aktualisiert den Bestand und auf Wunsch den Stückpreis
- Preishistorie je Asset über die Zeit
10 · Onboarding und Offboarding
Startklar am ersten Tag. Lückenlos zurück am letzten.
Machen Sie aus einer Rollen-Checkliste einen Ein-Klick-Prozess. Übergeben Sie einer neuen Person Laptop, Zubehör und Lizenzplätze in einem einzigen Schritt - und wenn jemand geht, erhalten Sie eine bepreiste Rückhol-Liste mit genau dem, was einzusammeln ist und welche Plätze zurückzunehmen sind, bis hin zu den laufenden Kosten, die Sie nicht mehr zahlen.
Was es löst
Neue Mitarbeitende warten tagelang auf Ausstattung und Konten; Ausscheidende gehen mit Geräten, die Sie nie zurückbekommen, und Lizenzplätzen, die weiter abgerechnet werden. Eine wiederverwendbare Checkliste je Rolle ersetzt die verstreute Tabelle und schließt beide Lücken.
Wie ein Onboarding abläuft
- Person, Checkliste und Startdatum auswählen
- Assets und Plätze werden bei der Ausführung aus dem tatsächlich Verfügbaren gewählt - Checklisten veralten nie
- Jeder Schritt hat eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum bezogen auf das Startdatum
- Laptop, Maus und Tastatur in einer Sammelaktion übergeben
Was ein Offboarding zurückholt
- Eine bepreiste Arbeitsliste mit jedem Gerät und Platz, den die Person besitzt
- Aufgeteilt in physisch einzusammelnde Gegenstände und zurückzunehmende Lizenzplätze
- Zeigt die monatlichen und jährlichen Kosten, die Sie wieder freisetzen
- Zurückgegebene Ausstattung erhält eine Verwendung: erneut einsetzen, reparieren oder ausmustern
Weitere Möglichkeiten
- Wiederverwendbare Onboarding- und Offboarding-Vorlagen je Rolle
- Ausstattung einer ausscheidenden Person in einem Schritt an die Nachfolge übergeben, mit vollständiger Historie
Weitere Lebenszyklus-Funktionen Show less
- Verantwortliche, Fälligkeitsdaten und Überfälligkeitsmarkierungen je Aufgabe
- Optionaler Genehmigungsschritt für Rückgaben, dazu Benachrichtigungen an die Aufgabenverantwortlichen
- Schritte in einem laufenden Prozess ergänzen, bearbeiten oder überspringen
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