Was ist FIFO (First In, First Out)?

FIFO (first in, first out) ist ein Verbrauchsfolgeverfahren, bei dem der älteste Bestand zuerst genutzt, verkauft oder als verkauft behandelt wird. Das FIFO-Prinzip wirkt auf zwei Ebenen: als physische Umschlagsregel (die ältesten Einheiten verlassen das Regal vor den neueren) und als buchhalterische Annahme über den Kostenfluss (die Kosten der ältesten Einkäufe werden zuerst den Umsätzen zugeordnet). Es ist die verbreitetste Bewertungsmethode für Vorräte und das natürliche Gegenstück zu LIFO, bei dem der neueste Bestand zuerst als verkauft gilt.

Was Sie lernen werden

• Was FIFO bedeutet (und andere Bedeutungen von FIFO)
• Wie FIFO funktioniert
• FIFO berechnen: Schritt für Schritt
• Ein Rechenbeispiel mit drei Einkaufsschichten
• Periodische vs. permanente Fortschreibung
• Wann FIFO die richtige Wahl ist
• FIFO vs. FEFO vs. LIFO (und Durchschnittsmethode)
• Vor- und Nachteile von FIFO
• FIFO im Lager und im Materialraum
• FAQ

Was FIFO bedeutet (und andere Bedeutungen von FIFO)

FIFO = first in, first out, auf Deutsch sinngemäß „zuerst rein, zuerst raus”. Die Regel in einem Satz: Was zuerst hereinkam, geht zuerst hinaus. Für den Bestand heißt das: Die ältesten Einheiten verlassen zuerst das Regal, und die ältesten Einkaufspreise verlassen zuerst die Bücher.

Die Abkürzung hat noch zwei weitere gängige Bedeutungen, falls Sie mit einer davon hier gelandet sind:

• Informatik - ein FIFO ist eine Warteschlange oder ein Puffer, der Daten genau in der Reihenfolge ihres Eingangs ausgibt, wie die Schlange an einer Kasse.
• Arbeitswelt - vor allem in Australien steht FIFO für „fly-in fly-out”: Beschäftigte werden für einen Einsatzzeitraum zu einem abgelegenen Standort (oft im Bergbau) geflogen und danach wieder nach Hause.

Diese Seite behandelt die Bedeutung in Lager und Buchhaltung: wie das FIFO-Verfahren Bestand bewertet, wie Sie es berechnen und wie Sie es physisch umsetzen.

Wie FIFO funktioniert

Mit jedem Einkauf entsteht eine Schicht von Einheiten zu genau diesem Einkaufspreis. Bei FIFO werden abgehende Einheiten - verkauft, im Auftrag verbraucht, an einen Techniker ausgegeben - zuerst aus der ältesten Schicht entnommen. Ist diese aufgebraucht, kommt die nächstältere an die Reihe.

Die Folge ist einfach: Der Wareneinsatz spiegelt Ihre älteren Einkaufspreise wider, und der verbleibende Bestand wird zu Ihren neuesten Preisen bewertet. Steigen die Lieferantenpreise, weist FIFO bei gleichen Umsätzen daher einen niedrigeren Wareneinsatz, einen höheren Gewinn und einen höheren Bestandswert aus als LIFO oder die Durchschnittsmethode. Fallen die Preise, kehrt sich der Effekt um.

FIFO berechnen: Schritt für Schritt

Eine einzelne „FIFO-Formel”, in die man Zahlen einsetzt, gibt es nicht - es ist eine Abfolge von Schritten über Ihre Bestandsschichten:

1. Einkaufsschichten auflisten - in zeitlicher Reihenfolge, jeweils mit Menge und Stückpreis. Ein Anfangsbestand ist die älteste Schicht.
2. Verkaufte oder verbrauchte Einheiten zuerst der ältesten Schicht entnehmen. Ist sie leer, geht es mit der nächstälteren weiter.
3. Kosten der verbrauchten Schichten addieren. Diese Summe ist Ihr Wareneinsatz nach FIFO (auf Englisch cost of goods sold, COGS).
4. Den Rest zu den neuesten Preisen bewerten. Die übrigen Einheiten liegen in den jüngsten Schichten, das ist Ihr Endbestand.
5. Ergebnis prüfen. Anfangsbestand + Zugänge - Wareneinsatz = Endbestand. Geht die Rechnung nicht auf, wurde eine Schicht vergessen oder doppelt gezählt.

Sie brauchen nur Menge und Stückpreis jedes Wareneingangs, in der Reihenfolge des Eingangs - deshalb ist eine verlässliche Wareneingangsdokumentation wichtiger als die Rechnerei selbst.

Ein Rechenbeispiel mit drei Einkaufsschichten

Eine Werkstatt startet ohne Bestand an Verbrauchsklingen in den Monat und kauft dreimal ein:

Im Monat werden 220 Klingen verbraucht. Nach FIFO:

• Die ersten 100 stammen aus der ältesten Schicht: 100 × 2,00 € = 200 €
• Die nächsten 100 stammen aus der mittleren Schicht: 100 × 2,50 € = 250 €
• Die letzten 20 stammen aus der neuesten Schicht: 20 × 2,80 € = 56 €
• Wareneinsatz nach FIFO: 506 €
• Endbestand: 80 Klingen × 2,80 € = 224 €
• Kontrolle: 0 € + 730 € - 506 € = 224 €

Dieselben Zahlen nach den anderen gängigen Verbrauchsfolgeverfahren (zum Periodenende berechnet):

Weil die Preise im Monat steigen, liefert FIFO den niedrigsten Wareneinsatz und den höchsten Bestandswert, LIFO das Gegenteil, und die Durchschnittsmethode liegt dazwischen. Der Restbestand nach FIFO ist zum letzten Preis bewertet, der meist am nächsten an dem liegt, was eine Wiederbeschaffung tatsächlich kosten würde.

Periodische vs. permanente Fortschreibung

Es gibt zwei Wege, die Zahlen zu ermitteln:

• Periodisches FIFO ermittelt den Wareneinsatz einmal am Periodenende aus einer körperlichen Bestandsaufnahme oder Inventur: Anfangsbestand plus Zugänge minus das, was noch im Regal liegt.
• Permanentes FIFO ermittelt ihn bei jeder Entnahme oder jedem Verkauf aus einer laufenden Fortschreibung von Zu- und Abgängen, sodass der Bestandswert immer aktuell ist. Eine permanente Inventur gleicht die Fortschreibung dann mit dem Regal ab.

Hier hat FIFO eine nützliche Eigenschaft, die LIFO und die Durchschnittsmethode nicht haben: Wareneinsatz und Endbestand sind in beiden Systemen gleich. Die älteste Schicht wird immer zuerst verbraucht, egal ob Sie die Regel nach jeder Entnahme oder einmal zum Monatsende anwenden. Bei LIFO oder einem gleitenden Durchschnitt verändert der Zeitpunkt jeder Entnahme im Verhältnis zu jedem Einkauf das Ergebnis.

Wann FIFO die richtige Wahl ist

FIFO ist aus guten Gründen der Standard:

• Verderbliche und datierte Ware - Lebensmittel, Getränke, medizinische Vorräte, Klebstoffe, Batterien. Das Prinzip „Ältestes zuerst” ist der einzige Weg, abgelaufenen Bestand nicht als Inventurdifferenz oder Ladenhüter abschreiben zu müssen.
• Es entspricht der Realität - in den meisten Lagern und Materialräumen bewegt sich der Bestand ohnehin nach dem Prinzip „Ältestes zuerst”, und die Buchhaltung bildet das Regal ab.
• Überall anerkannt - FIFO ist nach IFRS, US GAAP und HGB zulässig und lässt sich problemlos länderübergreifend einsetzen.
• Realistischere Bestandsbewertung - die Einheiten auf Lager werden zu aktuellen Preisen geführt, was Nachbestellbudgets und Versicherungswerte realistischer macht.

FIFO vs. FEFO vs. LIFO (und Durchschnittsmethode)

Die vier Ansätze beantworten unterschiedliche Fragen. FIFO, LIFO und die Durchschnittsmethode sind Annahmen über den Kostenfluss in den Büchern; FEFO ist eine reine Entnahmeregel im Lager.

FIFO vs. FEFO. Meistens greifen beide zum selben Karton. Der Unterschied zeigt sich, wenn eine neuere Lieferung ein früheres Ablaufdatum hat als der Bestand im Regal: FEFO erkennt das und gibt sie zuerst aus, während sie bei FIFO verfallen würde. Deshalb arbeiten Pharma- und Lebensmittelbetriebe nach FEFO, und deshalb sind Mischformen verbreitet - FEFO für datierte Artikel, FIFO für alles andere, mit FIFO weiterhin für die Bewertung.

FIFO vs. LIFO. Der Unterschied zählt nur, wenn sich die Einkaufspreise zwischen zwei Käufen ändern. Bei steigenden Preisen belastet LIFO den Wareneinsatz zuerst mit den neuesten, teuersten Kosten. Das senkt den ausgewiesenen und damit den steuerpflichtigen Gewinn - der Grund, warum manche US-Unternehmen es nutzen. Nach IFRS ist LIFO verboten. In Deutschland erlaubt § 256 HGB handelsrechtlich sowohl FIFO als auch LIFO, steuerlich ist als Verbrauchsfolgeverfahren jedoch nur LIFO zugelassen (§ 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG). Welche Methode für Ihr Unternehmen passt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären. Die Durchschnittsmethode ist die mittlere Option, die Preisschwankungen glättet.

Vor- und Nachteile von FIFO

Vorteile

• Folgt der Art, wie sich die meisten Bestände physisch bewegen - Bücher und Regal stimmen überein.
• Bewertet die Bilanz nahe am aktuellen Wiederbeschaffungswert, weil der Endbestand in den neuesten Schichten liegt.
• Anerkannt nach IFRS, US GAAP und HGB.
• Einfach nachzuvollziehen und zu prüfen: Jeder Kostenanteil lässt sich auf einen datierten Wareneingang zurückführen.
• Liefert bei periodischer und permanenter Fortschreibung dasselbe Ergebnis.

Nachteile

• Bei steigenden Preisen wird der Gewinn durch ältere, günstigere Kosten geschönt - und der steuerpflichtige Gewinn steigt mit. Ein Teil dieses „Gewinns” ist schlicht Inflation, die bei der nächsten Nachbestellung wieder ausgegeben wird.
• Aktuelle Umsätze werden alten Kosten gegenübergestellt, sodass Margen gesünder wirken können, als es die heutigen Preise rechtfertigen.
• Viele kleine Schichten sind von Hand mühsam zu verfolgen; ohne laufende Aufzeichnung von Wareneingängen und Stückpreisen wird die Berechnung zur Suche nach Rechnungen.

Nach IFRS setzt IAS 2 (Vorräte) den Rahmen: Vorräte werden zum niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Nettoveräußerungswert angesetzt, für austauschbare Artikel sind FIFO oder die Durchschnittsmethode zulässig, und nicht austauschbare oder für ein bestimmtes Projekt beschaffte Artikel müssen einzeln mit ihren tatsächlichen Kosten bewertet werden. Ist Bestand gealtert, beschädigt oder im Wert gefallen, kann eine Abwertung unter die FIFO-Kosten nötig sein - hier kommen eine Ausbuchung oder eine neue Bewertung ins Spiel.

FIFO im Lager und im Materialraum

FIFO in der Buchhaltung ist Rechnen; FIFO im Regal ist Gewohnheit. Diese Checkliste hält den Bestand in Bewegung:

• Beim Wareneingang kennzeichnen - Eingangsdatum oder Chargennummer auf jeden Karton, jede Kiste und jeden Behälter, sobald die Ware ankommt, nicht später.
• Hinten auffüllen, vorne entnehmen - neue Ware hinter oder unter die alte stellen, damit die älteste Einheit immer am leichtesten erreichbar ist.
• Regale nutzen, die den Fluss erzwingen - Durchlaufregale werden hinten beschickt und vorne entnommen, bei Einfahrregalen mit Durchfahrt sind Beschickungs- und Entnahmeseite getrennt. Das sind allgemeine Optionen am Markt; im kleinen Regal leistet eine klare Regel „vorne entnehmen” dasselbe.
• Möglichst eine Charge pro Lagerplatz - gemischte Chargen an einem Platz sind der Ort, an dem die Rotation still zusammenbricht.
• Separat sperren - beschädigte, zurückgegebene oder bald ablaufende Ware bekommt einen eigenen Platz, damit sie nicht versehentlich entnommen wird.
• Realistische Bestandsziele setzen - sinnvolle Sollbestände, Meldebestände und Sicherheitsbestände verhindern, dass Ware lange genug liegt, um zu altern.
• Oft und in kleinen Portionen zählen - eine permanente Inventur findet gealterten Bestand im hinteren Regal, bevor er verfällt.

Die typischen Fehler sind vorhersehbar: von vorne auffüllen, sodass täglich aus der neuesten Kiste entnommen wird, während die älteste hinten altert; Chargen an einem Platz mischen; und kein dokumentiertes Eingangsdatum, womit sowohl die Rotation als auch die FIFO-Bewertung zum Ratespiel werden. In Dienstleistungsbetrieben gilt dieselbe Disziplin für Verbrauchsmaterial wie Klingen, Filter, Batterien, Nachfüllsets für den Verbandskasten und KEG-Fässer.

FAQ

Wofür steht FIFO? FIFO steht für „first in, first out”, also „zuerst rein, zuerst raus”. In Lager und Buchhaltung bedeutet das: Der älteste Bestand wird zuerst verbraucht oder verkauft, und seine Kosten werden zuerst den Umsätzen zugeordnet. Dieselbe Abkürzung steht in der Informatik für eine Warteschlange oder einen Puffer, der Daten in der Reihenfolge ihres Eingangs ausgibt, und in der Arbeitswelt (vor allem in Australien) für „fly-in fly-out”, also Einsätze, zu denen Beschäftigte eingeflogen werden.

Wie berechnet man FIFO? Listen Sie Ihre Einkaufsschichten von der ältesten zur neuesten mit Menge und Stückpreis auf. Entnehmen Sie die verkauften oder verbrauchten Einheiten zuerst der ältesten Schicht, dann der nächstälteren, und addieren Sie diese Kosten zum Wareneinsatz. Was übrig bleibt, ist der Endbestand, bewertet zu den neuesten Einkaufspreisen. Zur Kontrolle gilt: Anfangsbestand plus Zugänge minus Wareneinsatz ergibt den Endbestand.

Was ist der Unterschied zwischen FIFO und FEFO? FIFO gibt Bestand in der Reihenfolge des Eingangsdatums aus, FEFO (first expired, first out) in der Reihenfolge des Ablaufdatums. Meist führen beide zum selben Ergebnis. Hat aber eine neuere Lieferung ein früheres Mindesthaltbarkeits- oder Verfallsdatum, entnimmt FEFO sie zuerst, FIFO nicht. Nutzen Sie FEFO für datierte Ware wie Arzneimittel, Lebensmittel, Klebstoffe und manche Batterien und FIFO für haltbaren Bestand.

Ist FIFO eine physische Regel oder eine Buchhaltungsmethode? Beides, und beide Ebenen sind voneinander unabhängig. Physisch bedeutet FIFO, den Bestand so umzuschlagen, dass die ältesten Einheiten zuerst entnommen werden - unverzichtbar bei allem, was verfällt oder altert. In der Buchhaltung ist FIFO eine Annahme über den Kostenfluss: Die Kosten der ältesten Einkäufe werden zuerst den Umsätzen zugeordnet. Ein Unternehmen kann im Regal nach dem Prinzip „Ältestes zuerst” arbeiten und auf dem Papier eine andere Bewertungsmethode nutzen - bei den meisten kleinen Betrieben stimmen beide schlicht überein.

Ist FIFO nach IFRS, US GAAP und HGB zulässig? Ja. FIFO ist nach IFRS (IAS 2) und US GAAP anerkannt, ein Grund, warum es für die meisten Unternehmen die Standardwahl ist. Auch das HGB erlaubt es in § 256 für gleichartige Vorräte. Das Gegenstück LIFO ist nach US GAAP und HGB erlaubt, nach IFRS aber verboten. Steuerlich lässt das deutsche Einkommensteuerrecht als Verbrauchsfolgeverfahren nur LIFO zu, daher lohnt sich bei der Wahl die Abstimmung mit der Steuerberatung.

Liefert FIFO bei periodischer und permanenter Fortschreibung dasselbe Ergebnis? Ja. Weil FIFO immer zuerst die älteste Schicht verbraucht, spielt es keine Rolle, ob Sie den Wareneinsatz einmal zum Periodenende oder bei jeder Entnahme ermitteln - Wareneinsatz und Endbestand sind gleich. Bei LIFO und der Durchschnittsmethode können sich die Werte zwischen beiden Systemen unterscheiden.

Wann sollte ein Unternehmen FIFO nutzen? Setzen Sie FIFO ein, sobald Bestand altert: Lebensmittel und Getränke, medizinische Vorräte, Batterien, Klebstoffe, Chemikalien und alles mit Haltbarkeit oder Versionsnummer. Es passt auch zu Unternehmen, deren Bilanz aktuelle Preise abbilden soll, denn die verbleibenden Einheiten werden zu den letzten Einkaufspreisen bewertet. Wenn sich Ihr Bestand tatsächlich nach dem Prinzip „Ältestes zuerst” bewegt, erzählen Bücher und Regal dieselbe Geschichte.

Fazit

FIFO bedeutet first in, first out: Der älteste Bestand verlässt zuerst das Regal, und die ältesten Einkaufspreise verlassen zuerst die Bücher. Zur Berechnung verbrauchen Sie Ihre Einkaufsschichten von der ältesten zur neuesten, addieren die Kosten des Verbrauchten und bewerten den Rest zu den neuesten Preisen. FIFO ist nach IFRS, US GAAP und HGB zulässig, liefert bei periodischer und permanenter Fortschreibung dasselbe Ergebnis und weist bei steigenden Preisen einen höheren Gewinn und einen höheren Bestandswert aus als LIFO oder die Durchschnittsmethode. Für datierte Ware ergänzen Sie es im Regal um FEFO. In jedem Fall steht und fällt die Methode damit, dass Sie wissen, was Sie wann zu welchem Stückpreis erhalten haben.

Verwandte Begriffe

• LIFO (Last In, First Out) - die umgekehrte Annahme über den Kostenfluss, bei der der neueste Bestand zuerst als verkauft gilt
• Sollbestand - die Mindestmenge auf Lager, die bestimmt, wie lange Bestand liegt
• Meldebestand - der Bestand, der eine Nachbestellung auslöst, damit Ware rechtzeitig, aber nicht so früh ankommt, dass sie altert
• Inventurdifferenz - Bestandsverlust durch Verfall, Schaden, Diebstahl oder Fehler - schlechte Rotation begünstigt ihn
• Permanente Inventur - regelmäßiges Zählen eines kleinen Teils des Bestands, das gealterte Einheiten früh aufdeckt
• Lieferrückstand - eine angenommene Bestellung, während der Artikel vorübergehend nicht auf Lager ist
• Fehlbestand - ein Artikel ist komplett ausverkauft - genau das, was Sollbestände verhindern sollen

Tools, die das erleichtern

FIFO funktioniert nur, wenn Sie wissen, was wann zu welchem Preis angekommen ist. AMPthilly führt Verbrauchsmaterial im selben Register wie Ihre Ausrüstung, mit SKU (Artikelnummer), Stückpreis, Sollbestand und Meldebestand pro Artikel im Bereich Einkauf & Nachschub. Bestellungen gehen als PDF oder per E-Mail an Lieferanten aus einem Lieferantenregister, und der Wareneingang aktualisiert den Bestand - optional auch den Stückpreis -, während eine Preishistorie pro Artikel die datierten Kostenschichten aufbaut, die eine FIFO-Berechnung braucht. Ein QR-Etikett an jedem Artikel öffnet dessen Datensatz im Browser des Smartphones, ganz ohne App-Installation, und jede Änderung landet in der Änderungshistorie. Die Buchhaltung kann einen CSV-Export ziehen, wenn der Bestand bewertet werden soll. Nachschub ist im Starter-Plan enthalten, Asset-Bewertung und Abschreibung im Pro-Plan. Kostenlos starten - keine Kreditkarte erforderlich - oder sprechen Sie mit uns über Ihr Setup.