Was ist ein Fehlbestand (Stockout)?

Ein Fehlbestand (engl. Stockout) ist der Moment, in dem die verfügbare Menge eines Artikels null ist, während jemand ihn noch braucht - ein Kundenauftrag, der nicht versendet werden kann; ein Techniker, der nach Verbrauchsmaterial greift, das nicht im Regal liegt; ein neuer Mitarbeiter ohne Ausrüstung, die nie nachbestellt wurde. Der Fehlbestand ist meist nur das Symptom: Das eigentliche Versagen geschah früher - bei einer verpassten Bestellung, einer unterschätzten Lieferzeit oder Bestandsdatensätzen, die vom Regal abgewichen sind.

Ursachen von Fehlbeständen

• Ungenaue Datensätze. Das System sagt zwölf, das Regal zeigt null. Nicht erfasste Entnahmen, Bruch und stilles Ausleihen erodieren die Zählung, bis die Nachbestelllogik mit Fiktion rechnet.
• Kein Meldebestand. Eine Nachbestellung „wenn jemand es merkt” läuft genau dann leer, wenn niemand hinschaut. Ohne definierten Auslöser ist jede Bestellung eine zu spät getroffene Entscheidung.
• Lieferverzögerungen. Pünktlich bestellt und trotzdem zu spät geliefert, wenn die Lieferzeit des Lieferanten wächst - und Lieferzeiten wachsen meist in den arbeitsreichen Phasen, in denen der Bestand am schnellsten bewegt wird.
• Nachfragespitzen. Ein Großauftrag, ein Saisonwechsel oder ein plötzlicher Absatz leert den Bestand schneller, als es der Bestellrhythmus angenommen hat.
• Liquidität und Mindestmengen. Eine knappe Liquidität oder die Mindestbestellmengen des Lieferanten verschieben Käufe nach hinten oder in ungünstige Losgrößen.

Was ein Stockout kostet

Für Verkäufer ist es der offensichtliche entgangene Umsatz - der leisere Kostenpunkt aber ist der Kunde, der einmal auf einen Ersatz ausweicht und nie wieder zurückkommt. Intern zeigen sich Fehlbestände als untätige Leute und verzögerte Arbeit: Ein Trupp ohne Verbrauchsmaterial kann nicht anfangen, ein Event-Team stellt in der Woche der Markteinführung fest, dass die Werbeartikel ausgegangen sind, und es folgt ein Notkauf zum Einzelhandelspreis, noch dazu mit Expressversand. Auch Ersatzlösungen haben ihre eigenen Kosten, wenn teureres oder nicht standardisiertes Material genutzt wird, weil das Richtige nicht da war.

Messen: die Fehlbestandsquote

Standardformel:

Fehlbestandsquote = (nicht aus dem Bestand erfüllte Aufträge ÷ Gesamtzahl der Aufträge) x 100

Bei internem Bestand ohne „Aufträge” erfassen Sie stattdessen die Tage mit Fehlbestand: wie viele Tage in der Periode ein Artikel bei null lag. Beide Varianten machen aus „wir laufen ständig leer” eine Zahl pro Artikel, die sich beobachten und verbessern lässt.

Fehlbestand vs. Lieferrückstand

Beide werden vermischt, doch der Fehlbestand ist der Zustand, der Lieferrückstand eine Art, damit umzugehen. Bei null kann das Unternehmen ablehnen, einen Ersatz anbieten oder den Auftrag als Lieferrückstand annehmen - mit dem Versprechen, nach der Nachlieferung zu erfüllen. Eine hohe Zahl an Lieferrückständen ist ein Beleg für Fehlbestände, eine niedrige aber kein Beleg für deren Abwesenheit; abgewanderte Nachfrage hinterlässt keinen Datensatz.

Fehlbestände vermeiden

Vermeidung ist meist unspektakuläre Disziplin: regelmäßige Cycle Counts, damit die Datensätze ehrlich bleiben; ein Meldebestand pro Artikel, abgeleitet aus Verbrauch und Lieferzeit; ein Sicherheitsbestand, bemessen nach der Schwankung beider. Schlanke Ansätze wie Just-in-Time-Bestand tauschen diese Puffer gegen niedrigere Lagerkosten - das funktioniert nur, solange die Lieferanten zuverlässig bleiben. Für internen Bestand - Kabel, PSA, Druckerverbrauch - hält ein Register wie AMPthilly Meldebestand, Zielbestand und Lieferant je Artikel und macht aus der Nachbestellung eine Bestellung als PDF oder direkt per E-Mail an den Lieferanten.

Verwandte Begriffe

• Cycle Count - rollierende Zählungen, die Bestandsdatensätze vertrauenswürdig genug halten
• Inventory Turnover - wie schnell der Bestand durchläuft, die Kehrseite des Leerlaufens
• Lead Time - die Lieferverzögerung, die jeder Meldebestand abdecken muss
• Just-in-Time Inventory - die Strategie mit geringen Puffern, die das Fehlbestandsrisiko erhöht, wenn sie schiefgeht
• Bill of Materials (BOM) - die Stückliste, die zeigt, was ein Fehlbestand wirklich blockiert