Ein Prüfplan ist ein terminierter Kalender wiederkehrender Prüfungen an Assets mit Festlegung, was geprüft wird, wie oft, von wem und nach welchen Kriterien.
Ein Prüfplan (engl. inspection schedule) ist ein terminierter Kalender wiederkehrender Prüfungen an Assets - mit Festlegung, was geprüft wird, wie oft, von wem und nach welchen Kriterien. Er verwandelt „das sollte sich mal jemand ansehen” in eine Verpflichtung mit Namen und Datum. Gut gemacht ist er die günstigste Form der Instandhaltung: eine fünfminütige Prüfung, die ein ausgefranstes Kabel oder einen fehlenden Sicherungsstift erwischt, bevor daraus Ausfallzeit oder eine Verletzung wird.
Was ein Prüfplan enthält
Jede Zeile im Plan beantwortet vier Fragen:
- Was - das konkrete Asset oder die Gruppe, idealerweise per Inventarnummer statt per Beschreibung.
- Wie oft - das Intervall: vor jeder Nutzung, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, jährlich.
- Wer - ein benannter Verantwortlicher, kein Team. „Baustellenteam” heißt niemand.
- Wonach - die Kriterien fürs Bestehen: eine kurze Checkliste, wie „in Ordnung” aussieht, damit zwei Prüfer zum selben Urteil kommen.
Das Ergebnis jeder Prüfung zählt genauso wie der Plan. Ein Prüfplan ohne erfasste Ergebnisse ist eine Absichtserklärung; der Nachweis „geprüft an diesem Datum, von dieser Person, mit diesem Ergebnis” belegt, dass das Verfahren tatsächlich gelebt wird.
Typische Prüfintervalle
Die meisten Konzepte sind gestaffelt statt flach:
- Sichtprüfungen vor der Nutzung - der Bediener wirft vor der Nutzung einen Blick darauf: Leiterfüße, Kabelzustand, sitzt die Schutzvorrichtung? Sekunden, nicht Minuten.
- Regelmäßige wiederkehrende Prüfungen - wöchentlich oder monatlich, von einer benannten Person, gegen eine Checkliste. Hier bekommen Feuerlöscher die Kontrolle von Manometer und Plombe, und Erste-Hilfe-Kästen die Prüfung auf fehlende oder abgelaufene Inhalte.
- Förmliche Untersuchungen - jährlich oder wie es die Vorschriften verlangen, oft durch eine befähigte Person oder einen externen Prüfer, mit schriftlichem Bericht.
Herstellerangaben und gesetzliche Anforderungen setzen das Minimum; Nutzungsintensität, Umgebung und Ausfallhistorie erhöhen die Häufigkeit von dort aus.
Warum Prüfpläne aus dem Tritt geraten
Die Fehlermuster sind absehbar. Der Plan steckt in einer Tabelle, die niemand öffnet. Prüfungen sind einer Rolle statt einer Person zugewiesen, und jeder denkt, der andere habe sie gemacht. Ergebnisse werden nirgends erfasst, sodass ein versäumter Monat unsichtbar bleibt. Neue Assets kommen hinzu und werden nie ergänzt. Und der stille Sargnagel: Der Plan existiert nur im Kopf einer Person, und die geht. Jedes davon ist ein Informationsproblem, kein Problem mangelnder Mühe - die Lösung besteht darin, den Plan sichtbar und Lücken offensichtlich zu machen.
Einen Plan in der Praxis einhalten
Für kleine Teams bewährt hat sich: Jedes prüfbare Asset hat einen eigenen Datensatz, das nächste Fälligkeitsdatum steht am Datensatz, wo es jeder beim Öffnen sieht, jede abgeschlossene Prüfung wird am Asset protokolliert, und alles, was durchfällt, wird sofort zum Auftrag in der Reparaturwarteschlange statt zu einer mündlichen Notiz. In AMPthilly hinterlegen Teams das Fälligkeitsdatum als benutzerdefiniertes Feld am Asset, protokollieren nicht bestandene Prüfungen als Service-Desk-Tickets mit Fotos und nutzen die dauerhafte Historie pro Asset, um einem Prüfer genau zu zeigen, wann jedes Stück zuletzt geprüft wurde.
Verwandte Begriffe
- Ausfallzeit - die Nichtverfügbarkeit, die versäumte Prüfungen am Ende verursachen
- Wartungsrückstand - wo nicht bestandene Prüfungen als offene Arbeit landen
- CMMS - Software, um wiederkehrende Prüfungen und Arbeitsaufträge zu planen
- Verfügbarkeit (Anlagen) - die Verfügbarkeitskennzahl, die ein guter Prüfplan schützt
- Service Level Agreement - die förmliche Verpflichtung, der manche Prüfkonzepte dienen