Eine Purchase Order (PO) ist ein Dokument, das ein Käufer an einen Lieferanten sendet, um eine Bestellung zu bestätigen - mit Artikeln, Mengen, Preisen und Lieferbedingungen.
Eine Purchase Order (PO) ist ein Dokument, das ein Käufer an einen Lieferanten sendet, um eine Bestellung zu bestätigen - mit Artikeln, Mengen, vereinbarten Preisen, Lieferdatum und Bedingungen. Nach Annahme durch den Lieferanten wird die PO zur gemeinsamen Referenz: Der Lieferant kommissioniert und fakturiert danach, der Käufer prüft die Lieferung beim Wareneingang und die Rechnung bei der Zahlung gegen dieselben Zahlen. POs decken alles ab, was ein Unternehmen zum Betrieb kauft, von monatlich bestellten Consumables bis zu einmaligen Anschaffungen.
Was eine Purchase Order enthält
- Eine eindeutige PO-Nummer - die Referenz, an der alles hängt: Bestätigung des Lieferanten, Lieferschein, Rechnung.
- Käufer- und Lieferantendaten - Rechtsnamen, Adressen und der zuständige Ansprechpartner auf beiden Seiten.
- Positionen - Produktcode oder SKU, Beschreibung, Menge, Stückpreis und Positionsbetrag je Artikel.
- Lieferdetails - wohin, wann und wie die Ware ankommen soll.
- Zahlungsbedingungen - Währung, Zahlungsziel (z. B. 30 Tage ab Rechnung) und vereinbarte Rabatte.
- Genehmigung - wer in der Einkaufsorganisation die Ausgabe freigegeben hat.
Wie der PO-Prozess abläuft
- Bedarf wird erkannt - Bestand erreicht den Meldebestand, oder jemand fordert Equipment an.
- PO wird erstellt und intern genehmigt - in den meisten Organisationen brauchen höhere Beträge eine Freigabe durch Manager oder Inhaber, bevor etwas rausgeht.
- PO geht an den Lieferanten, der Preis, Menge und Lieferdatum bestätigt - oder Änderungen meldet, bevor etwas versendet wird.
- Ware trifft ein und wird gegen die PO geprüft: richtige Artikel, richtige Menge, akzeptabler Zustand.
- Die Rechnung kommt und wird mit PO und Wareneingang abgeglichen - der sogenannte „Three-Way Match”, also der Dreifachabgleich -, bevor die Zahlung freigegeben wird.
Der stille Nutzen: Unstimmigkeiten fallen früh auf. Eine Preisänderung oder ein Ersatzartikel bei der Bestätigung, eine Fehlmenge beim Wareneingang, eine überhöhte Rechnung beim Abgleich - alles lässt sich jeweils im günstigsten Moment korrigieren.
Purchase Order vs. Rechnung
Beide werden leicht verwechselt, weil sie oft identische Positionen listen. Die PO geht vom Käufer zum Lieferanten vor Lieferung und autorisiert den Kauf; die Rechnung geht vom Lieferanten zum Käufer nach Lieferung und fordert Zahlung. Eine eröffnet die Transaktion, die andere schließt sie. Wenn die Zahlen nicht passen, ist die PO der Nachweis dessen, was wirklich vereinbart war.
Purchase Orders in der Praxis
Kleine Teams überspringen POs oft und bestellen per E-Mail oder Telefon - das funktioniert, bis es eben nicht mehr funktioniert: Eine unerwartete Rechnung trifft ein, niemand erinnert sich an den Preis, und es gibt nichts Schriftliches zum Abgleich. Eine schlanke PO-Gewohnheit - und sei es nur ein nummeriertes PDF pro Bestellung - behebt das ohne großen Aufwand. Küchen und Caterer, die Küchenequipment und Verbrauchsmaterial nachbestellen, sind ein klassischer Fall: viele kleine Bestellungen, viele Lieferanten - und jede undokumentierte ist ein künftiger Streitfall. Das Einkaufsmodul von AMPthilly erstellt POs als PDF oder sendet sie direkt per E-Mail an den Lieferanten, wobei hochwertige Bestellungen zuerst eine Freigabe durch einen Administrator durchlaufen.
Verwandte Begriffe
- Goods Receiving - Lieferungen bei Ankunft gegen die PO prüfen
- Stocktake - die periodische Zählung, die prüft, was all diese Bestellungen ergeben haben
- Consumables - die nachbestellbaren Artikel, für die die meisten Routine-POs erstellt werden
- FIFO - First In, First Out; die übliche Rotationsmethode für gelieferten Bestand
- LIFO - Last In, First Out; die alternative Bewertungs- und Rotationsmethode