Was ist ein Abschreibungsplan?

Ein Abschreibungsplan ist eine Tabelle, die jedes Anlagegut eines Unternehmens mit seinen Anschaffungskosten, der Abschreibungsmethode, der Nutzungsdauer, der Abschreibung je Periode, der kumulierten Abschreibung und dem verbleibenden Buchwert auflistet. Er ist das Arbeitsdokument, das das buchhalterische Konzept der Abschreibung in Zahlen übersetzt: was in diesem Jahr gebucht wurde, was im nächsten Jahr fällig wird und was jedes Anlagegut auf dem Papier noch wert ist.

Wer nach dem Begriff sucht, sucht selten eine Definition - sondern will einen Plan bauen. Diese Seite zeigt die Spaltenliste, die eine Vorlage braucht, den Aufbau Schritt für Schritt, ein Rechenbeispiel über mehrere Anlagegüter mit Summenzeile, die Regeln für Rumpfjahre und Abgänge, an denen selbstgebaute Pläne scheitern, und den Unterschied zwischen Handelsbilanz und Steuerbilanz. Die steuerlich anerkannten Nutzungsdauern liefern in Deutschland die amtlichen AfA-Tabellen.

Was Sie lernen werden

• Was ein Abschreibungsplan enthält
• Welche Spalten eine Vorlage braucht
• Abschreibungsplan erstellen: Schritt für Schritt
• Die Methode wählen - und was sie mit dem Plan macht
• Ein Rechenbeispiel
• Rumpfjahre, Abgänge und voll abgeschriebene Anlagen
• Typische Nutzungsdauern nach Anlagenklasse
• Handelsbilanz und Steuerbilanz
• Warum der Plan wichtig ist
• Wo Abschreibungspläne schieflaufen
• Plan und Register synchron halten
• Excel oder System?
• Abgrenzung: AfA-Tabelle, Anlagenspiegel und Gebäude-AfA
• Häufige Fragen

Was ein Abschreibungsplan enthält

Ein brauchbarer Plan hat eine Zeile pro Anlagegut und mindestens diese Spalten:

• Bezeichnung und Inventarnummer - genug Detail, um die Zeile einem realen Notebook, einer Maschine oder einem Fahrzeug zuzuordnen.
• Anschaffungs- oder Herstellungskosten - der Kaufpreis plus alles, was nötig ist, um das Anlagegut in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen: Fracht, Montage, Inbetriebnahme, nicht abziehbare Umsatzsteuer. Skonti und Rabatte mindern die Kosten.
• Abschreibungsmethode - meist linear wegen der Einfachheit, in bestimmten Zeiträumen steuerlich auch degressiv für Anlagegüter, die früh am meisten Wert verlieren.
• Nutzungsdauer und Restwert - wie lange das Anlagegut dienen soll und was es am Ende noch wert ist.
• Abschreibung je Periode und kumulierte Abschreibung - der Aufwand dieser Periode plus alles bisher Gebuchte.
• Restbuchwert am Periodenende - Anschaffungskosten minus kumulierte Abschreibung, die Zahl, die in die Bilanz fließt.

Abschreibung ist ein nicht zahlungswirksamer Aufwand. Das Geld hat das Unternehmen beim Kauf verlassen und steht im Investitionsbereich der Kapitalflussrechnung; die jährliche Rate ist eine Buchung, die den Gewinn und den Bilanzansatz mindert, ohne dass Zahlungsmittel fließen. Genau deshalb wird sie in der Cashflow-Rechnung wieder hinzugerechnet, und genau deshalb kann ein Unternehmen auf dem Papier Verlust machen und trotzdem Liquidität erwirtschaften.

Welche Spalten eine Vorlage braucht

Wenn Sie eine Vorlage bauen statt eine zu lesen, ist das hier die vollständige Feldliste. Behandeln Sie sie als Checkliste - den meisten selbstgebauten Plänen fehlen drei oder vier dieser Felder, und jede Lücke erzeugt zum Jahresabschluss ein eigenes Problem.

Zwei Dinge zeigt ein Beispiel mit einem einzigen Anlagegut nie. Erstens: Ein echter Plan umfasst viele Anlagegüter mit Zwischensummen je Klasse - IT-Ausstattung, Fahrzeuge, technische Anlagen und Maschinen, Betriebs- und Geschäftsausstattung -, weil genau diese Zwischensummen in den Anlagenspiegel wandern. Zweitens gibt es eine Summenzeile, und die ist die Kontrolle: Die Summe der Periodenabschreibung muss dem entsprechen, was in der Finanzbuchhaltung gebucht wurde, und die Summe der Restbuchwerte muss dem Bilanzansatz des Anlagevermögens entsprechen. Passen die Zahlen nicht zusammen, ist entweder der Plan falsch oder die Buchhaltung.

Tabellenkalkulationen liefern Funktionen für die gängigen Methoden - LIA für linear, GDA für geometrisch-degressiv, DIA für die arithmetisch-degressive Variante -, sodass Sie die Arithmetik selten von Hand schreiben müssen. Was sie nicht liefern, ist die Logik für Rumpfjahre und die Disziplin, die Anlagenliste aktuell zu halten. Genau dort steckt die eigentliche Arbeit.

Abschreibungsplan erstellen: Schritt für Schritt

1. Legen Sie zuerst eine Aktivierungsgrenze fest. Entscheiden Sie, unterhalb welcher Anschaffungskosten ein Kauf sofort als Aufwand gebucht statt aktiviert wird. In Deutschland gibt das Steuerrecht dafür einen festen Anhaltspunkt: geringwertige Wirtschaftsgüter bis zur GWG-Grenze von aktuell 800 Euro netto dürfen sofort abgeschrieben werden, dazwischen liegende Beträge lassen sich alternativ im Sammelposten über fünf Jahre auflösen. Prüfen Sie die jeweils geltenden Werte und schreiben Sie die gewählte Grenze in die Bilanzierungsrichtlinie. Ohne sie füllt sich der Plan mit Kabeln, Mäusen und Tastaturen, und Sie verbringen einen Nachmittag im Jahr damit, Gegenstände für 30 Euro abzuschreiben.
2. Erfassen Sie jedes aktivierte Anlagegut mit seinen Anschaffungskosten. Dazu gehören der Kaufpreis und alle Anschaffungsnebenkosten, die das Anlagegut in einen betriebsbereiten Zustand versetzen: Fracht, Montage, Inbetriebnahme, nicht abziehbare Umsatzsteuer. Nicht dazu gehören laufende Reparaturen, separat berechnete Garantieverlängerungen oder Schulungen - das sind Periodenaufwendungen. Deckt eine Rechnung mehrere Gegenstände ab, teilen Sie sie auf mehrere Zeilen auf.
3. Erfassen Sie das Anschaffungsdatum, nicht das Rechnungsdatum. Steuerlich beginnt die AfA im Monat der Anschaffung, also mit dem Übergang von Nutzen und Lasten, auch wenn die Maschine erst später produziert; handelsrechtlich zählt der Zeitpunkt der Betriebsbereitschaft. Diese eine Spalte steuert jede zeitanteilige Berechnung stromabwärts, und sie aus der Bestellung statt vom Lieferschein zu ziehen ist der häufigste Grund, warum Pläne auseinanderlaufen.
4. Setzen Sie Nutzungsdauer und Restwert je Anlagenklasse. Arbeiten Sie mit einer dokumentierten Richtlinie je Klasse statt mit einer Einzelfallentscheidung pro Kauf. Steuerlich sind die AfA-Tabellen der Maßstab, handelsrechtlich die tatsächlich erwartete betriebliche Nutzung. Beide Schätzungen werden mindestens jährlich überprüft - wie eine Nutzungsdauer zustande kommt und revidiert wird, steht unter betriebswirtschaftliche Nutzungsdauer.
5. Wählen Sie die Methode je Klasse. Linear für die meisten Fälle; eine beschleunigte Methode dort, wo der Wert tatsächlich früh am stärksten fällt und das Steuerrecht sie im betreffenden Zeitraum zulässt; Leistungsabschreibung, wo der Verschleiß eher an der Ausbringung als an der Zeit hängt. Konsistenz innerhalb einer Klasse ist wichtiger als die Optimierung jedes einzelnen Anlageguts.
6. Wenden Sie im ersten und letzten Jahr eine zeitanteilige Regel an. In Deutschland ist die monatsgenaue AfA der Standard, und sie ist auch die am besten begründbare Variante. Was immer Sie wählen: Wenden Sie es auf jedes Anlagegut an und dokumentieren Sie es.
7. Schreiben Sie den Plan je Periode fort und stimmen Sie ihn ab. Der Restbuchwert am Periodenende wird zum Anfangswert der nächsten Periode, dann kommen Zugänge hinzu, Abgänge werden entfernt, und anschließend wird in zwei Richtungen abgestimmt: gegen das Anlagenregister (existiert jede Zeile physisch noch?) und gegen die Finanzbuchhaltung (stimmen die Summen?). Diese Fortschreibung ist die eigentliche Disziplin. Alles andere ist Rechnen.

Die Methode wählen - und was sie mit dem Plan macht

Die Methode verändert die Form der Buchwertkurve, nicht die Gesamtsumme. Jede Methode endet an derselben Stelle - Anschaffungskosten minus Restwert -, sie kommt nur unterschiedlich dorthin. Linear liefert planbare Jahreskosten und einfache Budgetierung. Beschleunigte Methoden bilden Anlagegüter besser ab, deren Wiederverkaufswert in den ersten zwei Jahren einbricht, und verschieben Aufwand in frühe Perioden; steuerlich ist die degressive AfA allerdings nur in bestimmten, gesetzlich befristeten Zeiträumen zulässig, weshalb hier immer die aktuelle Rechtslage zu prüfen ist. Die Leistungsabschreibung ist die ehrliche Antwort für Anlagen, deren Leben in Stunden statt in Jahren gemessen wird - sie braucht aber je Periode eine Nutzungszahl, und das heißt: Jemand muss den Zähler ablesen.

Ein Rechenbeispiel

Beginnen wir mit dem einfachen Fall. Ein Notebook für 1.500 € mit drei Jahren Nutzungsdauer und 300 € Restwert, linear abgeschrieben, ergibt eine jährliche Abschreibung von (1.500 - 300) / 3 = 400 €:

Nach dem dritten Jahr steht das Notebook auf seinem Restwert, und es wird keine weitere Abschreibung gebucht, auch wenn es weiter im Einsatz ist. Steuerlich wird in der Praxis häufig auf null beziehungsweise auf einen Erinnerungswert von einem Euro abgeschrieben; handelsrechtlich wird ein Restwert nur angesetzt, wenn er wesentlich ist.

Ein echter Plan ist eine Seite voller solcher Zeilen, in verschiedenen Methoden, mit einer Summenzeile, die zur Buchhaltung passt. Hier das zweite Jahr eines kleinen Plans über drei Anlagegüter: das Notebook von oben, ein Transporter, angeschafft am 1. Oktober des ersten Jahres (36.000 €, fünf Jahre Nutzungsdauer, 6.000 € Restwert, linear, also 6.000 € pro Jahr und drei Zwölftel davon - 1.500 € - im ersten Jahr), sowie eine Presse mit Leistungsabschreibung (48.000 € Anschaffungskosten, 4.000 € Restwert, 20.000 erwartete Maschinenstunden, also 2,20 € je Stunde; sie lief 3.000 Stunden im ersten und 3.500 Stunden im zweiten Jahr).

Die Summenzeile ist der Punkt. 14.100 € sind der Abschreibungsaufwand des Jahres; 62.900 € sind der Bilanzansatz des Anlagevermögens, der mit der Bilanz übereinstimmen muss; und 85.500 € minus 22.600 € beweist die interne Rechnerei. Jeder Plan, bei dem sich diese drei Zahlen nicht mit der Buchhaltung abstimmen lassen, hat irgendwo in den Zeilen ein Problem.

Rumpfjahre, Abgänge und voll abgeschriebene Anlagen

Rumpfjahre. Eine volle Jahresrate ist bei einem unterjährigen Zugang so gut wie nie richtig. Die monatsgenaue Berechnung ist der deutsche Standard und zugleich die klarste Variante: Der Transporter oben verdient im ersten Jahr drei Monate seiner Jahresrate, wobei der Anschaffungsmonat voll zählt. Andere Steuersysteme arbeiten stattdessen mit Konventionen, etwa der Annahme, jeder Zugang sei zur Jahresmitte erfolgt, sodass pauschal eine halbe Jahresrate gebucht wird. Beides lässt sich begründen; beides je Anlagegut zu mischen nicht.

Abgänge. Wird ein Anlagegut verkauft, verschrottet oder ausgebucht, passieren drei Dinge. Buchen Sie die Abschreibung zeitanteilig bis zum Abgangsmonat. Entfernen Sie Anschaffungskosten und kumulierte Abschreibung gemeinsam, in einer Buchung - nur eine Seite zu entfernen ist der Weg, auf dem Phantombeträge im Anlagenspiegel entstehen. Vergleichen Sie dann den Erlös mit dem Restbuchwert in diesem Moment: Ein Erlös über dem Buchwert ergibt einen Ertrag, ein Erlös darunter einen Verlust, und beides landet in der Gewinn- und Verlustrechnung. Der vollständige Ablauf steht unter Anlagenabgang, der Fall ganz ohne Erlös unter Ausbuchung von Anlagen.

Voll abgeschriebene Anlagen im Einsatz. Die Abschreibung endet, wenn der Restbuchwert den Restwert erreicht, aber die Zeile verlässt den Plan nicht. Sie bleibt stehen, mit ihrem Restwert oder Erinnerungswert, als im Einsatz gekennzeichnet, bis das Anlagegut tatsächlich abgeht. Buchwert null und Gegenstand weg sind zwei verschiedene Zustände, und ein Plan, der Zeilen am Ende der Nutzungsdauer löscht, verliert den Nachweis darüber, was das Unternehmen noch besitzt - genau die Information, die eine Anlageninventur braucht.

Revidierte Schätzungen. Stellt sich eine Nutzungsdauer von fünf Jahren als sieben heraus, werden die Vorjahre nicht rückwirkend korrigiert. Die Änderung wirkt prospektiv: Nehmen Sie den aktuellen Restbuchwert, ziehen Sie den Restwert ab und verteilen Sie den Rest ab sofort auf die revidierte Restnutzungsdauer. Dasselbe gilt für einen revidierten Restwert. Ein dauerhafter Wertverlust unter den Buchwert ist ein anderer Vorgang - das ist eine außerplanmäßige Abschreibung, die sofort erfasst und nicht verteilt wird.

Typische Nutzungsdauern nach Anlagenklasse

Die folgenden Werte orientieren sich an den amtlichen AfA-Tabellen und an gängiger Praxis. Sie sind ein Ausgangspunkt für eine Richtlinie, kein Ersatz für die jeweils aktuelle Fassung der Tabellen oder für den Rat des Steuerberaters.

Zwei Plausibilitätsprüfungen für jede Nutzungsdauer. Passt sie dazu, wie lange das Unternehmen das Anlagegut tatsächlich behält? Ein Hardware-Austauschzyklus von drei Jahren bei einer Abschreibung über fünf Jahre garantiert, dass Sie regelmäßig Restbuchwerte vorzeitig ausbuchen. Und passt sie dazu, wie das Anlagegut genutzt wird? Ein Transporter auf der Autobahn und ein Transporter im Stadtverkehr verschleißen nicht gleich schnell, auch wenn sie in derselben Anlagenklasse stehen.

Handelsbilanz und Steuerbilanz

Die meisten Unternehmen führen faktisch zwei Rechenwerke aus denselben Anschaffungsdaten, und die beiden stimmen selten überein.

Der handelsrechtliche Plan folgt dem Handelsgesetzbuch. Das Abschreibungsvolumen, also Anschaffungskosten abzüglich Restwert, wird planmäßig über die voraussichtliche betriebliche Nutzungsdauer verteilt; Methode, Nutzungsdauer und Restwert werden regelmäßig überprüft. Hat ein wesentlicher Bestandteil eines Anlageguts eine andere Nutzungsdauer als das Ganze, wird er gesondert abgeschrieben: ein Aufzug im Gebäude, das Werkzeug einer Maschine. Diese Komponentenbetrachtung macht den handelsrechtlichen Plan feiner als den steuerlichen.

Der steuerliche Plan folgt dem Einkommensteuergesetz und den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Diese Tabellen sind ein Instrument der Verwaltungspraxis, kein Versuch, die wirtschaftliche Realität exakt abzubilden: Sie nennen für jede Anlagenklasse eine Nutzungsdauer, in der Regel wird linear abgeschrieben, und Sonderregeln wie die Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter oder der Sammelposten überlagern das Ganze. Seit der Abschaffung der umgekehrten Maßgeblichkeit dürfen rein steuerliche Wahlrechte nicht mehr in die Handelsbilanz durchschlagen, was die Schere zwischen beiden Rechenwerken planmäßig öffnet.

Die praktische Folge: Dieselbe Maschine kann handelsrechtlich acht Jahre und steuerlich zehn Jahre laufen, sodass Jahresüberschuss und steuerlicher Gewinn auseinanderfallen. Die Differenz ist eine Frage des Zeitpunkts, nicht des Betrags - beide Rechenwerke schreiben am Ende dieselben Kosten ab -, und genau deshalb muss sie nachgehalten und gegebenenfalls als latente Steuer abgebildet werden, statt sie zu ignorieren. Diese Seite ist keine Steuerberatung, und Sätze und Grenzen ändern sich; der Punkt ist struktureller Natur. Beide Rechenwerke brauchen dieselben Grunddaten - Anschaffungskosten, Anschaffungsdatum, Anlagenklasse -, also müssen sie aus einem Register gespeist und nicht getrennt aus Rechnungen zusammengesucht werden. Wie die Abstimmung funktioniert, steht unter Anlagenbuchhaltung.

Warum der Plan wichtig ist

Drei verschiedene Aufgaben stützen sich auf dieselbe Tabelle.

Buchhaltung. Die Buchhaltung braucht den gesamten Abschreibungsaufwand der Periode für die Gewinn- und Verlustrechnung, die Restbuchwerte für die Bilanz und die Bewegungsrechnung - Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge, Abschreibung des Jahres, Endbestand -, die in den Anlagenspiegel wandert. All das kommt aus dem Plan.

Steuern. Anschaffungskosten, Anlagenklasse und Anschaffungsdatum fließen in die Steuerberechnung, auch wenn dort eigene Sätze und Konventionen gelten.

Ersatzplanung. Das ist der Teil, der den Betrieb interessiert, und er wird meist am wenigsten genutzt. Ein nach Restnutzungsdauer sortierter Plan ist eine Vorschau auf künftige Investitionen: welche Notebooks im nächsten Jahr fällig sind, welche Fahrzeuge sich dem Ende ihrer wirtschaftlichen Nutzung nähern, welche Maschinen bereits voll abgeschrieben sind und auf geliehener Zeit laufen. Ersatzbeschaffungen aus dieser Tabelle zu budgetieren ist deutlich günstiger, als sie aus einem überraschenden Ausfall zu budgetieren - und macht aus einem Pflichtdokument ein Planungswerkzeug. Kombiniert mit einer echten Servicehistorie sehen Sie außerdem, welche Anlagegüter mehr Wartungsbudget verbrauchen, als der Plan unterstellt - das klassische Signal dafür, dass die Gesamtbetriebskosten den Ersatzfall längst überholt haben.

Wo Abschreibungspläne schieflaufen

• Karteileichen. Symptom: Der Plan schreibt ein Notebook ab, das vor achtzehn Monaten verschrottet wurde. Lösung: mindestens jährlich gegen eine körperliche Inventur abstimmen. Das sind Ghost Assets, und sie blähen Bilanz und Aufwand gleichermaßen auf.
• Keine Aktivierungsgrenze. Symptom: Hunderte Zeilen für Kabel, Adapter und Mäuse, die jeweils vier Euro im Jahr abschreiben. Lösung: eine Grenze festlegen, darunter sofort als Aufwand buchen und den bestehenden Wildwuchs in einem Durchgang bereinigen.
• Falsche Anschaffungskosten. Symptom: Eine Maschine steht mit dem Rechnungsbetrag im Plan, während 4.000 € Montage separat als Aufwand gebucht wurden - oder eine Reparatur für 900 € wurde nachträglich aktiviert. Lösung: eine schriftliche Regel, was in die Anschaffungskosten gehört, angewendet beim Kauf statt beim Jahresabschluss.
• Uneinheitliche Rumpfjahresregeln. Symptom: Manche Anlagegüter bekommen im ersten Jahr eine volle Rate, andere eine monatsgenaue, je nachdem, wer die Zeile angelegt hat. Lösung: eine dokumentierte Regel, per Formel angewendet statt von Hand.
• Nie abgestimmt. Symptom: Plansummen und Buchhaltung weichen um einen Betrag ab, den niemand erklären kann, und der Jahresabschluss wird zur Spurensuche. Lösung: bei jedem Abschluss abstimmen, nicht einmal im Jahr - siehe Abstimmung des Anlagevermögens.
• Kein Verantwortlicher. Symptom: Ein Anlagegut verlässt das Gebäude, und niemand sagt der Buchhaltung Bescheid. Lösung: den Abgang zu einem Prozess machen, in dem ein Schritt das Register aktualisiert, statt zu einer Entscheidung, die jemand am Container trifft.

Plan und Register synchron halten

Der klassische Fehler ist das Auseinanderdriften: Der Plan liegt in der Tabelle der Buchhaltung, die Geräteliste beim Betrieb, und innerhalb eines Jahres stimmen sie nicht mehr überein. Abgegangene Anlagegüter werden weiter abgeschrieben, Neuzugänge bekommen keine Zeile, und der Jahresabgleich wird zur Spurensuche.

Die Lösung ist eine einzige führende Quelle für Anschaffungsdatum, Preis, Lieferant und erwartete Nutzungsdauer, die bei Kauf, Umzug, Stilllegung oder Ausbuchung mit der Realität abgeglichen wird. Der Plan wird dann aus dem Register abgeleitet statt daneben gepflegt - was auch bedeutet, dass die Person, die weiß, dass ein Anlagegut weg ist, es selbst erfasst, statt dass die Buchhaltung es ein Jahr später entdeckt. Unabhängig vom Werkzeug bleibt die Gewohnheit dieselbe: Verlässt ein Anlagegut das Gebäude, verlässt seine Zeile den Plan.

Excel oder System?

Eine Tabellenkalkulation reicht ehrlich gesagt bis etwa hundert Anlagegütern, bei einer Methode, einem Standort und einem Jahresabschluss. LIA erledigt die Rechnerei, eine Summenzeile die Kontrolle, und das Ganze kostet eine Stunde im Jahr.

Sie reicht nicht mehr, wenn monatsgenaue Regeln über viele verschiedene Anschaffungsdaten angewendet werden müssen, wenn monatlich statt jährlich ausgewertet wird, wenn Anlagegüter zwischen Standorten und Abteilungen wandern, wenn Sie nachvollziehen müssen, wer wann eine Nutzungsdauer geändert hat, oder wenn das Register beim Betrieb liegt und der Plan bei der Buchhaltung. An diesem Punkt ist nicht die Tabelle das Problem, sondern die zweite, unkontrollierte Kopie der Anlagenliste. Zwei Listen driften immer auseinander, und der Plan ist die Liste, die am Ende falsch ist, weil der Betrieb keinen Grund hat, sie zu pflegen. Warum Excel für die Inventarverwaltung scheitert beschreibt die Fehlermuster im Detail; mit einem einfachen Anlagenregister starten zeigt, was zuerst zu tun ist, wenn Sie noch gar nichts haben.

Abgrenzung: AfA-Tabelle, Anlagenspiegel und Gebäude-AfA

Drei Begriffe werden im deutschen Sprachgebrauch regelmäßig mit dem Abschreibungsplan verwechselt.

Die AfA-Tabelle ist kein Plan, sondern ein Nachschlagewerk: die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichte Übersicht der steuerlich anerkannten Nutzungsdauern, unterteilt in eine Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter und mehrere Branchentabellen. Sie liefert eine Spalte Ihres Plans - die Nutzungsdauer -, nicht den Plan selbst.

Der Anlagenspiegel ist die verdichtete Sicht für den Anhang des Jahresabschlusses: Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge, Umbuchungen, Abschreibungen und Endbestand, aggregiert je Bilanzposten. Er entsteht aus dem Abschreibungsplan, ersetzt ihn aber nicht - im Anlagenspiegel steht keine einzelne Maschine mehr.

Die Gebäude-AfA folgt eigenen, gesetzlich festgelegten Sätzen statt einer geschätzten Nutzungsdauer. Eine kürzere tatsächliche Restnutzungsdauer lässt sich in Deutschland durch ein Gutachten nachweisen - das ist das Gegenstück zu dem, was im englischsprachigen Raum, besonders in Australien, als „tax depreciation schedule“ für Renditeobjekte verkauft wird: ein einmalig extern erstelltes Gutachten zu einer einzigen Immobilie. Der betriebliche Abschreibungsplan auf dieser Seite ist ein anderes Dokument: intern erstellt, über das gesamte aktivierte Anlagevermögen, in jeder Periode fortgeschrieben und aus dem Anlagenverzeichnis abgeleitet.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Abschreibungsplan und Anlagenregister? Das Anlagenregister erfasst alles über einen Posten - Eigentümer, Standort, Seriennummer, Zustand, Servicehistorie. Der Abschreibungsplan ist der finanzielle Ausschnitt dieser Daten: Anschaffungskosten, Methode, Nutzungsdauer, der Aufwand je Periode und der verbleibende Restbuchwert. Beide sollten aus denselben Anschaffungsdaten gespeist werden, sonst schreiben die Bücher Anlagegüter ab, die das Unternehmen längst nicht mehr besitzt.

Wie oft sollte ein Abschreibungsplan aktualisiert werden? Mindestens einmal jährlich im Rahmen des Jahresabschlusses. Erstellt das Unternehmen monatliche oder quartalsweise Auswertungen, wird der Plan im gleichen Rhythmus fortgeschrieben. Er braucht außerdem eine Anpassung, sobald sich unterjährig etwas ändert: ein Zugang, ein Abgang, eine Ausbuchung nach einem Schaden oder eine revidierte Schätzung der Nutzungsdauer.

Brauchen kleine Unternehmen einen Abschreibungsplan? Wenn das Unternehmen abnutzbares Anlagevermögen besitzt und einen Abschluss oder eine Einnahmenüberschussrechnung erstellt, ja - auch wenn eine einfache Tabelle genügt. Bei der EÜR verlangt das Gesetz ohnehin ein Verzeichnis der Anlagegüter. Eine Zeile pro Anlagegut mit Anschaffungskosten, Anschaffungsdatum, Nutzungsdauer, Restwert und linearer Berechnung deckt die meisten kleinen Bestände aus Notebooks, Werkzeug und Möbeln ab. Entscheidend ist die Disziplin, den Plan mit dem abzugleichen, was tatsächlich noch vorhanden ist.

Was gehört in eine Vorlage für einen Abschreibungsplan? Eine Zeile pro Anlagegut mit: Bezeichnung, Inventarnummer, Anlagenklasse, Anschaffungsdatum, Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Methode, Nutzungsdauer, Restwert, Abschreibung der laufenden Periode, kumulierte Abschreibung, Restbuchwert am Periodenende sowie ein Status (im Einsatz, abgegangen, voll abgeschrieben) mit Abgangsdatum und Veräußerungserlös, wo relevant. Ergänzen Sie Zwischensummen je Anlagenklasse und eine Summenzeile, denn genau diese Summen werden gegen die Finanzbuchhaltung abgestimmt.

Was ist der Unterschied zwischen handelsrechtlicher und steuerlicher Abschreibung? Handelsrechtlich wird das Abschreibungsvolumen, also Anschaffungskosten abzüglich Restwert, planmäßig über die betriebsindividuelle Nutzungsdauer verteilt; Methode, Nutzungsdauer und Restwert werden regelmäßig überprüft. Steuerlich gelten die Vorgaben des Einkommensteuergesetzes und die amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums, in der Regel lineare AfA über die dort genannte Nutzungsdauer. Dieselbe Maschine kann handelsrechtlich acht Jahre und steuerlich zehn Jahre laufen, weshalb die meisten Unternehmen beide Rechenwerke aus einem einzigen Datenbestand führen und die Differenz abstimmen.

Wie schreibt man ein Anlagegut ab, das unterjährig angeschafft wurde? Zeitanteilig, nicht mit einer vollen Jahresrate. In Deutschland ist die monatsgenaue AfA vorgeschrieben: Ein im Oktober angeschafftes Anlagegut erhält im ersten Jahr drei Zwölftel der Jahresrate, wobei der Anschaffungsmonat voll zählt. Maßgeblich ist der Monat der Anschaffung, also der Übergang von Nutzen und Lasten, nicht das Rechnungsdatum. Das letzte Jahr nimmt den verbleibenden Rest auf, sodass die Summe aller Raten weiterhin genau den Anschaffungskosten abzüglich Restwert entspricht.

Fazit

Ein Abschreibungsplan ist eine Zeile pro aktiviertem Anlagegut, mit Anschaffungskosten, Anschaffungsdatum, Methode, Nutzungsdauer, Restwert, der Rate der Periode, der kumulierten Abschreibung und dem Restbuchwert, ergänzt um Zwischensummen je Klasse und eine Summenzeile, die zur Finanzbuchhaltung passt. Das Rechnen ist der einfache Teil - für jede Methode gibt es eine Tabellenfunktion. Was einen funktionierenden Plan von einem stillen Verfall unterscheidet, ist die Disziplin drumherum: eine Aktivierungsgrenze, damit nur echte Anlagegüter eine Zeile bekommen, eine einheitliche monatsgenaue Regel, Abgänge, die Anschaffungskosten und kumulierte Abschreibung gemeinsam entfernen, und ein Abgleich mit dem, was das Unternehmen physisch noch besitzt. Bauen Sie den Plan aus dem Anlagenregister heraus, nicht daneben, und der Jahresabschluss hört auf, eine Spurensuche zu sein.

Verwandte Begriffe

• Abschreibung - das buchhalterische Konzept, das der Plan beziffert
• Lineare Abschreibung - die einfachste Methode, gleicher Betrag jedes Jahr
• Degressive Abschreibung - eine beschleunigte Methode, die den Aufwand vorzieht
• Restwert - der geschätzte Wert am Ende der Nutzungsdauer
• Buchwert - Anschaffungskosten minus kumulierte Abschreibung zu jedem Zeitpunkt
• Anlagenverzeichnis - die Stammliste, aus der der Plan abgeleitet werden sollte
• Aktivierungsgrenze - der Betrag, der entscheidet, was überhaupt eine Zeile bekommt
• Anlagenabgang - was mit der Zeile passiert, wenn das Anlagegut geht
• Ghost Asset - das abgeschriebene Anlagegut, das es gar nicht mehr gibt

Tools, die das erleichtern

AMPthilly führt die Daten, aus denen ein Abschreibungsplan entsteht, direkt am Asset-Datensatz: Anschaffungspreis und Anschaffungsdatum, Lieferant und Rechnungsnummer, Garantiebeginn und Garantieende, erwartete Nutzungsdauer, Abschreibungskontext und Wiederbeschaffungswert. Weil derselbe Datensatz auch Eigentümer, Standort und Status trägt, ist ein stillgelegtes oder umgezogenes Anlagegut für die Buchhaltung sichtbar, statt erst zum Jahresabschluss aufzufallen, und die vollständige Audit-Historie von Übergaben und Statusänderungen bleibt am Datensatz. Der CSV-Export übergibt der Buchhaltung die Rohdaten, um den Plan aus demselben Register aufzubauen oder abzustimmen, das der Rest der Organisation nutzt. Bewertung und Abschreibung von Assets gehören zum Pro-Plan. Kostenlos starten - keine Kreditkarte erforderlich - oder sprechen Sie mit uns über Ihr Setup.