Een true-up is een periodieke afstemming waarbij een klant werkelijk softwaregebruik rapporteert en betaalt voor licenties gebruikt boven wat is gekocht.
Een true-up is een periodieke afstemming die in veel volume-softwareovereenkomsten is ingebouwd: de klant telt het werkelijke gebruik - seats, gebruikers of apparaten - rapporteert dat aantal aan de leverancier, en betaalt voor alles wat er meer is gebruikt dan oorspronkelijk is gekocht. Het mechanisme bestaat zodat groeiende bedrijven software eerst kunnen uitrollen en later verrekenen, in plaats van bij elke aanwerving te moeten pauzeren om een licentie te kopen. Tijdens het jaar vrij uitrollen; de cijfers op de jaardag in een true-up gelijktrekken.
Hoe een true-up werkt
De klassieke vorm is een meerjarige zakelijke overeenkomst met een jaarlijkse cyclus:
- Basislijn - bij ondertekening koopt de klant licenties voor het huidige aantal gebruikers of apparaten.
- Vrij uitrollen - tijdens het jaar krijgen nieuwe medewerkers en nieuwe machines de software zonder afzonderlijke aankopen.
- Tellen en rapporteren - op de jaardag van de overeenkomst telt de klant het werkelijke gebruik en dient het aantal in.
- Betalen voor de groei - het verschil tussen het rapport en de basislijn wordt gefactureerd tegen de in het contract vastgelegde tarieven, en het gerapporteerde aantal wordt de nieuwe basislijn.
Wat er wordt geteld, hangt af van de maatstaf in de overeenkomst: gebruikers op naam, apparaten, processorcores of installaties. De maatstaf goed krijgen telt net zo zwaar als het aantal goed krijgen.
Een uitgewerkt voorbeeld
Een bedrijf tekent een driejarige overeenkomst voor 200 gebruikers. In het eerste jaar werft het gestaag personeel en komt het uit op 236 mensen die de software gebruiken. Op de jaardag rapporteert het 236, betaalt het voor de extra 36 gebruikers tegen het tarief per gebruiker dat bij ondertekening is afgesproken, en wordt 236 de basislijn voor jaar twee. Er waren tijdens het jaar geen inkooporders nodig, en de leverancier hoefde geen afzonderlijke transacties na te jagen - dat is de ruil waar beide partijen voor tekenden.
True-up versus true-down
De meeste overeenkomsten werken maar één kant op. De aantallen gaan omhoog bij elke true-up, maar een true-down - het aantal verlagen na ontslagen of een overstap naar andere software - is meestal alleen toegestaan bij verlenging, als het al kan. Het praktische gevolg: trek ongebruikte seats in vóór de teldatum. Een vertrekker wiens seat op papier nog is toegewezen, wordt geteld, betaald, en vastgezet in de basislijn van volgend jaar.
Voorbereiden op een true-up
De jaarlijkse telling doet alleen pijn wanneer de administratie niet actueel is. De gewoonten die het routine maken:
- Houd één register van licentietoewijzingen bij - wie welke seat heeft - en werk het bij als onderdeel van in- en uitdiensttreding, niet als een jaarlijks opgravingsproject.
- Stem het register een maand vóór de teldatum af op het personeelsbestand van HR, terwijl er nog tijd is om seats in te trekken.
- Let op shadow IT-installaties van hetzelfde product buiten de overeenkomst - die horen in de telling thuis, en zijn beter zelf gemeld dan ontdekt.
- Pas dezelfde discipline toe als bij hardware asset management: elke toewijzing vastgelegd op het moment dat ze plaatsvindt.
AMPthilly houdt softwarelicenties en hun seat-toewijzingen in hetzelfde register als de fysieke apparatuur, met een uitgiftegeschiedenis per persoon en een CSV-export, zodat de jaarlijkse telling een gefilterde export wordt in plaats van een speurtocht door spreadsheets.
Gerelateerde termen
- Shadow IT - niet-goedgekeurde installaties die u op het telmoment verrassen
- Endpoint - een gangbare teleenheid in overeenkomsten per apparaat
- MDM - software voor apparaatbeheer, vaak gebruikt om te controleren wat waar is geïnstalleerd
- BYOD - privéapparaten die licentietellingen per apparaat ingewikkelder maken
- Hardware Asset Management - dezelfde wie-heeft-wat-discipline toegepast op apparatuur