Garantie bijhouden (warranty tracking) is het vastleggen van de garantievoorwaarden en vervaldata van elke asset, zodat reparaties bij de leverancier kunnen worden geclaimd in plaats van uit eigen zak betaald.
Garantie bijhouden (Engels: warranty tracking) is het vastleggen van de garantievoorwaarden, begin- en einddata, en het aankoopbewijs van elke asset, zodat een reparatie bij de leverancier kan worden geclaimd in plaats van dubbel betaald wanneer apparatuur uitvalt. Naast de gegevens over levensduur en einde levensduur is de einddatum van de garantie een van de weinige data die de moeite waard is om bij elk assetrecord vast te leggen, omdat hij verandert wat een storing u kost.
Wat u per asset vastlegt
Een werkbaar garantierecord bevat:
- Begin- en einddatum - het begin is meestal de aankoop- of leverdatum, en daarom telt de factuur.
- Wie de dekking levert - de fabrikant, de verkoper, of een derde partij onder een uitgebreide garantieregeling. Claims gaan naar verschillende plekken.
- Wat er gedekt is - alleen onderdelen, onderdelen en arbeid, service ter plaatse of opsturen. Het verschil bepaalt of een kapotte machine reist of een monteur.
- Het serienummer - bijna elk claimformulier vraagt ernaar.
- De documenten - aankoopfactuur, garantiekaart, contract voor de uitgebreide garantie. Een claim zonder aankoopbewijs strandt net zo zeker als een die na de vervaldatum is ingediend.
Waarom garanties onbenut blijven
Garanties stranden meestal op de administratie, niet op de kleine lettertjes. Niemand kent de vervaldatum, dus de reparatie wordt simpelweg betaald. Het bonnetje zit in de mailbox van degene die de bestelling drie jaar geleden plaatste. De storing wordt gemeld, een reparatie wordt goedgekeurd, en pas wanneer de factuur binnenkomt, vraagt iemand zich af of het exemplaar nog gedekt was. Bij langlevende, dure spullen zoals labapparatuur en microscopen, waar garanties jaren kunnen lopen en een enkele reparatie aanzienlijk is, is het gat tussen “gedekt” en “niemand heeft het gecontroleerd” echt geld.
Het patroon achter dit alles is hetzelfde: de garantie-informatie staat ergens anders dan waar de reparatiebeslissing wordt genomen.
Garantiedata en reparatiebeslissingen
De eerste vraag wanneer een storing wordt gemeld, moet zijn: “valt het nog onder garantie?” - vóór er een reparatieofferte wordt aangevraagd, niet erna. Onder garantie is de reparatie een claim; buiten garantie wordt de reparatiekost afgewogen tegen de resterende levensduur van de asset, en een machine die het einde nadert, rechtvaardigt de uitgave misschien helemaal niet.
Vervaldata zijn ook nuttig vóórdat er iets kapotgaat. Een bekend klein mankement - een af en toe optredende fout, een accu die het niet meer houdt - is het waard om te melden terwijl de dekking nog geldt, want dezelfde storing wordt een maand na de vervaldatum uw eigen rekening. Teams die hun register filteren op garanties die het komende kwartaal aflopen, claimen deze; teams die dat niet doen, financieren ze.
Voorbij de garantiespreadsheet
De gewoonte die standhoudt is de garantie bij aankoop vastleggen, op hetzelfde record als de eigenaar, het serienummer en de servicegeschiedenis van de asset - zodat de dekkingscontrole vanzelf gebeurt wanneer de asset wordt opgezocht. In AMPthilly draagt elk assetprofiel een begin- en einddatum van de garantie, met de factuur en garantiekaart als gekoppelde documenten, en het register is te filteren op garantiestatus of vervaldatum, zodat de vraag “is het gedekt?” wordt beantwoord vóór een reparatie wordt goedgekeurd. Hoe het ook wordt opgeslagen, de toets is simpel: kan degene die de storing afhandelt de vervaldatum en het bonnetje binnen een minuut zien?
Gerelateerde termen
- Levensduur - hoe lang de asset naar verwachting productief blijft, garantie of niet
- Einde levensduur (EOL) - het moment waarop de leverancier de ondersteuning stopt, dat meestal langer doorloopt dan de garantie
- Buitengebruikstelling van assets - de gecontroleerde buitengebruikstelling die volgt wanneer reparatie geen zin meer heeft
- Refurbishment - apparatuur weer in werkende staat brengen zodra de garantiedekking is verlopen
- Kalibratie - de terugkerende nauwkeurigheidscontroles die storingen vaak aan het licht brengen terwijl de dekking nog geldt