En IT-inventering är en komplett, aktuell post över en organisations hårdvaru- och programvarutillgångar, inklusive vem som innehar varje objekt och dess status.
En IT-inventering är en komplett, aktuell post över varje hårdvaru- och programvarutillgång en organisation äger eller betalar för - vad varje objekt är, vem som innehar det, var det sitter och vilket tillstånd det är i. På hårdvarusidan betyder det laptops, skärmar, servrar, telefoner och kringutrustning i omlopp; på programvarusidan licenserna och prenumerationerna företaget har rätt att använda, inklusive varje programvarurättighet och hur många platser som faktiskt är tilldelade.
Vad som ska registreras för hårdvara
För varje fysiskt objekt fångar en användbar inventering: ett unikt tillgångs-ID, kategori och modell, tillverkarens serienummer, aktuell ägare eller plats, status (i bruk, i förråd, under reparation, pensionerad), inköpsdatum och pris, leverantör och garantins slutdatum. Skickanteckningar och bifogade dokument - kvitton, manualer - förtjänar sin plats första gången ett garantianspråk eller en försäkringsfråga dyker upp.
Sätt en värdegräns explicit. Under den räknas objekt som kategorier (“14 dockningsstationer”) i stället för att spåras individuellt. Utan en angiven gräns glider team antingen in i att spåra varje kabel eller spåra inget mindre än en laptop - och den andra gliden är hur projektorer och dockor försvinner.
Vad som ska registreras för programvara
Programvaruposter behöver andra fält: produkt och leverantör, licensmodellen - perpetual eller prenumeration - antal ägda platser mot tilldelade, förnyelse- eller utgångsdatum, årskostnad och en ägare ansvarig för förnyelsebeslutet. För platsbaserade produkter gör per-user licensing gapet ägda-mot-tilldelade till nyckeltalet: otilldelade platser är pengar som läcker tyst, och övertilldelning är ett regelefterlevnadsproblem som väntar på en leverantörsrevision.
Bygga den första inventeringen
Första passet är fysiskt: gå igenom kontoret, öppna skåpen och registrera vad som faktiskt finns i stället för vad inköpshistoriken säger borde finnas. Märk objekt när du räknar så andra passet aldrig behöver identifiera om. Ett kalkylark eller CSV räcker som fångstformat - målet dag ett är fullständighet, inte verktyg. För programvaruhalvan är faktureringskedjan (fakturor, kortutdrag, admin-konsoler) vanligtvis en ärligare källa än minnet.
Större eller rörigare nätverk lägger till ett automatiskt pass: asset discovery-skanningar hittar enheter och installerad programvara som för närvarande är anslutna, vilket fångar saker rundvandringen missade. Discovery kompletterar räkningen snarare än ersätter den - den kan inte se reservutrustning i förråd eller något utanför nätverket.
Hålla den korrekt
En inventering förfaller i takt med oregistrerade händelser. Mönstret som håller är uppdatering-vid-händelse: att dela ut, återlämna, reparera och pensionera en enhet rör var och en posten i ögonblicket det händer, helst utlöst av att skanna en etikett i stället för att komma ihåg att hitta en rad senare. En periodisk verifiering - gå igenom ett urval av beståndet och stämma av mot posten - bekräftar då noggrannhet i stället för att återställa den.
En IT-inventering i praktiken
Team vars inventeringar överlever kontakt med verkligheten tenderar att dela tre vanor: ett system of record i stället för tre konkurrerande kalkylark, etiketter på allt över värdegränsen och överlämningar som loggas när de händer. AMPthilly är byggt kring exakt denna form - ett register för fysisk utrustning, licenser och förbrukningsvaror, CSV-import för dag-ett-kalkylarket och utskrivbara QR-etiketter så en telefonkameraskanning öppnar rätt post vid varje överlämning.
Relaterade termer
- Asset Discovery - automatiserad skanning som hittar vad som är anslutet till nätverket
- Configuration Item - CMDB-vyn av komponenter som stödjer en IT-tjänst
- Software Entitlement - användningsrättigheterna en licensköp faktiskt ger
- Perpetual eller prenumerationslicens - de två licensmodellerna i programvaruhalvan av inventeringen
- Per-user licensing - platsbaserad licensiering där ägda-mot-tilldelade är siffran att bevaka