En databärande enhet är en tillgång som lagrar data - laptop, telefon, hårddisk eller kopiator - och behöver säker radering eller destruktion vid avyttring.
En databärande enhet är utrustning som lagrar data - laptop, telefon, server, hårddisk eller kontorskopiator - och därför behöver säker radering eller fysisk destruktion innan den säljs, doneras, lämnas tillbaka eller återvinns. Kategorin finns eftersom avyttringen är där dataskyddet oftast brister: en tillgång kan lämna byggnaden som ofarligt elavfall medan kundregister, inloggningar och företagsfiler fortfarande är fullt läsbara på den.
Vad som räknas som databärande enhet
De uppenbara är laptops, stationära datorer, smartphones, surfplattor, servrar, och lös lagring: hårddiskar, SSD:er, USB-minnen, minneskort och säkerhetskopior. De som luras förbi organisationer är mindre uppenbara:
- Skrivare och kopiatorer - de flesta multifunktionsenheter på kontor har en intern hårddisk som behåller skannade och utskrivna dokument.
- Nätverksutrustning - routrar, switchar och brandväggar håller konfigurationer, inloggningar och VPN-nycklar.
- Bordstelefoner och mötesrumsutrustning - samtalsloggar, kataloger och sparade kontoinloggningar.
- Smarta skärmar och TV-apparater - parkopplade konton och sparade wifi-inloggningar, till skillnad från vanliga skärmar som i regel inte lagrar något.
- Hårddiskar kvar inuti annan utrustning - det klassiska misstaget är en stationär dator som skickas på återvinning med hårddisken fortfarande monterad.
En användbar vana är att märka en hel enhetsklass, inte enskilda föremål: varje laptop är databärande, ingen kabel är det, och gränsfall avgörs en gång i stället för att diskuteras vid varje avyttring.
Varför märkningen spelar roll
Att märka en tillgång som databärande ändrar dess väg vid avyttring. Utrustning utan data kan gå direkt till en återvinnare enligt de vanliga elavfallsreglerna. Databärande utrustning måste först rensas - och organisationen måste kunna visa att den blev det. Enligt WEEE-direktivet är återvinningskyldigheten densamma; dataskyldigheten är något extra, och den ligger hos dig, inte hos återvinnaren.
Avyttring: radera, förstör, bevisa
Tre angreppssätt sätter data bortom återställning: en fullständig överskrivning av enheten med programvara, kryptografisk radering där enheten krypterar som standard, eller fysisk destruktion av mediet (strimling, eller avmagnetisering för magnetiska enheter). Att radera filer eller göra en fabriksåterställning är tillförlitligt inget av detta.
Vilken väg som än används: registrera den på serienivå och spara dokumentationen - ett destruktionsintyg från leverantören som listar varje förstörd enhet. “Vi skickade en pall till återvinnaren” är inget bevis; “serienummer 5CD123 strimlades detta datum av denna leverantör” är det.
Att följa databärande enheter genom livscykeln
Du kan inte radera det du inte hittar, så arbetet börjar långt före avyttringen: varje databärande enhet förs in i registret vid inköpet, och en regelbunden fysisk lagerinventering får upp lådan med gamla telefoner och skåpet med uttjänta laptops innan de vandrar iväg. Vid livets slut bör tillgångsposten visa vem som hade enheten sist, när den rensades och var destruktionsbeviset finns. I AMPthilly innebär det att ta tillgången ur drift med raderings- eller destruktionsintyget bifogat posten, där revisionsspåret håller hela spårbarhetskedjan för gott.
Relaterade termer
- Destruktionsintyg - leverantörens dokument som bevisar att en enhet förstörts
- Elavfall - avyttringsflödet databärande enheter går in i när de väl rensats
- WEEE-direktivet - EU-reglerna för hantering av elektrisk utrustning
- Revisionsspår - den loggade historik som bevisar varje enhets avyttring
- Fysisk lagerinventering - kontrollen som hittar glömda enheter innan de läcker