Ein True-Up ist eine periodische Abstimmung, bei der ein Kunde die tatsächliche Softwarenutzung meldet und für Lizenzen über dem ursprünglich gekauften Umfang zahlt.
Ein True-Up ist eine periodische Abstimmung in vielen Volumen-Softwarevereinbarungen: Der Kunde zählt die tatsächliche Nutzung - Seats, Nutzer oder Endgeräte -, meldet die Zahl dem Anbieter und zahlt für alles, was über das ursprünglich Gekaufte hinaus verbraucht wurde. Der Mechanismus existiert, damit wachsende Unternehmen Software zuerst ausrollen und später abrechnen können, statt bei jeder Einstellung eine Lizenz kaufen zu müssen. Im Laufe des Jahres frei ausrollen, die Zahlen am Jahrestag angleichen.
Wie ein True-Up funktioniert
Die klassische Form ist eine mehrjährige Enterprise-Vereinbarung mit jährlichem Zyklus:
- Ausgangsbasis - bei Vertragsabschluss kauft der Kunde Lizenzen für die aktuelle Nutzer- oder Geräteanzahl.
- Frei ausrollen - im Laufe des Jahres erhalten neue Mitarbeiter und neue Maschinen die Software ohne Einzelkäufe.
- Zählen und melden - am Jahrestag zählt der Kunde die tatsächliche Nutzung und reicht die Zahl ein.
- Für das Wachstum zahlen - die Differenz zwischen Meldung und Ausgangsbasis wird zu den im Vertrag fixierten Sätzen berechnet, und die gemeldete Zahl wird zur neuen Ausgangsbasis.
Was gezählt wird, hängt von der Kennzahl in der Vereinbarung ab: benannte Nutzer, Geräte, Prozessorkerne oder Installationen. Die richtige Kennzahl zu treffen, zählt genauso wie die richtige Zahl.
Ein Rechenbeispiel
Eine Firma schließt eine Drei-Jahres-Vereinbarung über 200 Nutzer ab. Im ersten Jahr stellt sie stetig ein und kommt auf 236 Personen mit der Software. Am Jahrestag meldet sie 236, zahlt für die zusätzlichen 36 Nutzer zum vereinbarten Pro-Nutzer-Satz, und 236 wird zur Ausgangsbasis für das zweite Jahr. Im Jahr waren keine Bestellungen nötig, und der Anbieter musste keine Einzeltransaktionen verfolgen - das ist der Handel, auf den sich beide Seiten eingelassen haben.
True-Up vs. True-Down
Die meisten Vereinbarungen rasten nur in eine Richtung ein. Die Zählungen steigen bei jedem True-Up, aber ein True-Down - eine Reduktion nach Entlassungen oder einem Tool-Wechsel - ist meist nur bei der Verlängerung erlaubt, wenn überhaupt. Die praktische Folge: ungenutzte Seats vor dem Zähldatum zurückfordern. Ein Ausgeschiedener, dessen Seat auf dem Papier noch zugewiesen ist, wird gezählt, bezahlt und in die Ausgangsbasis des nächsten Jahres einbezogen.
Vorbereitung auf ein True-Up
Die Jahreszählung ist nur schmerzhaft, wenn die Aufzeichnungen nicht live sind. Die Gewohnheiten, die sie routinemäßig machen:
- Ein Register der Lizenzzuweisungen führen - wer welchen Seat hält - und es bei Onboarding und Offboarding aktualisieren, nicht erst als jährliche archäologische Suche.
- Das Register einen Monat vor dem Zähldatum mit der Mitarbeiterzahl aus der Personalabteilung abgleichen, solange noch Zeit bleibt, Seats zurückzufordern.
- Auf Shadow-IT-Installationen desselben Produkts außerhalb der Vereinbarung achten - sie gehören in die Zählung und sind besser selbst gemeldet als entdeckt.
- Dieselbe Disziplin wie beim Hardware Asset Management: jede Zuweisung genau im Moment der Zuweisung erfassen.
AMPthilly hält Softwarelizenzen und Seat-Zuweisungen im selben Register wie die physische Ausrüstung, mit Ausgabehistorie pro Person und CSV-Export - so wird aus der Jahreszählung ein gefilterter Export statt einer Suche in Tabellen.
Verwandte Begriffe
- Shadow IT - nicht genehmigte Installationen, die Sie beim Zählen überraschen
- Endpoint - eine häufige Zählmetrik in gerätebasierten Vereinbarungen
- MDM - Software zur Geräteverwaltung, oft zur Überprüfung von Installationen genutzt
- BYOD - private Geräte, die gerätebasierte Lizenzzählungen verkomplizieren
- Hardware Asset Management - dieselbe Wer-hält-was-Disziplin auf Ausrüstung angewendet