Was ist Per-User-Lizenzierung (Seat-Lizenz)?

Per-User-Lizenzierung (Seat-Lizenzierung) bepreist Software nach der Anzahl benannter Nutzer: Jede Person mit Zugangsbedarf zählt als ein bezahlter Seat, unabhängig davon, von wie vielen Geräten aus sie sich anmeldet. Es ist das vorherrschende Modell für Abo-Software, und die Rechnung ergibt sich direkt aus der Nutzerzahl - weshalb eine saubere Seat-Zählung zu den einfachsten Kosteneinsparungen im IT Asset Management gehört.

Wie Seat-Lizenzierung funktioniert

Ein Seat ist an eine benannte Identität gebunden, meist an eine E-Mail-Adresse oder ein Verzeichniskonto. Diese Person kann die Software auf Laptop, Telefon und Heimrechner unter demselben Seat nutzen, weil die Lizenz dem Nutzer folgt und nicht der Hardware. Die Preise verstehen sich in der Regel pro Seat und Monat, oft gestaffelt, und die Anbieterbedingungen verbieten geteilte Anmeldungen fast immer - ein Seat, ein Mensch.

Die Stärke des Modells ist, dass es ganz natürlich mit dem Team mitwächst: Wird jemand eingestellt, kommt ein Seat hinzu. Die Schwäche ist das Spiegelbild davon: Verlässt jemand das Unternehmen oder braucht das Tool nicht mehr, zwingt nichts dazu, den Seat wieder zu entfernen - die Zählung driftet einfach nach oben.

Per-User vs. Per-Device-Lizenzierung

Per-Device-Lizenzierung knüpft das Recht an eine Maschine statt an eine Person. Die Wahl folgt dem Nutzungsmuster:

• Eine Person, mehrere Geräte - Per-User gewinnt; Sie zahlen einmal für den Menschen, nicht dreimal für seine Hardware.
• Mehrere Personen, ein Gerät - Per-Device gewinnt; ein gemeinsamer Lager-Arbeitsplatz, Labor-PC oder Empfangsrechner bedient eine wechselnde Besetzung für eine Lizenz.
• Concurrent-Lizenzierung ist die dritte Option: ein Pool schwebender Lizenzen dimensioniert auf Spitzengleichzeitnutzung, üblich für teure Spezialsoftware, die viele gelegentlich nutzen.

Die meisten Organisationen enden mit einer Mischung - in Ordnung, solange das Register festhält, welches Modell jedes Produkt nutzt, weil jedes anders driftet.

Wo Seat-Zählungen abweichen

• Ausgeschiedene behalten ihre Seats. Beim Offboarding wird der Laptop eingesammelt, aber niemand kündigt die Anmeldungen - der Seat läuft weiter für einen leeren Stuhl.
• Doppelte Konten - dieselbe Person unter zwei E-Mail-Adressen, etwa nach einer Umbenennung oder einem Abteilungswechsel.
• Schattenkäufe - ein Team kauft eigene Seats per Karte, an jeder Prüfung vorbei.
• „Für alle Fälle”-Bereitstellung - Seats für ein bereits beendetes Projekt, für ausgeschiedene Dienstleister oder für neue Mitarbeiter, die sie nie aktiviert haben.

Jeder einzelne Seat ist klein, die Summe der Drift ist es nicht. Weil ein Seat per Self-Service hinzugefügt wird, sein Entfernen aber jemanden braucht, der es überhaupt bemerkt, wächst die Lücke zwischen bezahlten und genutzten Seats so lange, bis jemand beides abgleicht.

Seat-Zählungen genau halten

Die Abhilfen sind organisatorischer, nicht technischer Natur: jedem Per-User-Produkt einen benannten Eigentümer zuweisen, die bezahlten Seats vor jeder Verlängerung gegen die aktiven Nutzer abgleichen statt erst danach, und das Entfernen von Seats als ausdrücklichen Schritt im Austrittsprozess verankern - derselbe Punkt auf der Checkliste wie das Einsammeln der Hardware am Ende des IT-Asset-Lebenszyklus. In AMPthilly liegen Lizenzen und Seats im selben Register wie die Ausrüstung, mit der sie genutzt werden, und Offboarding-Checklisten geben dem Schritt „Seats zurückfordern” einen benannten Eigentümer und ein Fälligkeitsdatum, statt ihn dem Gedächtnis zu überlassen.

Verwandte Begriffe

• ITAM (IT Asset Management) - die Disziplin, zu der Seat-Tracking gehört
• IT-Asset-Lebenszyklus - der Weg vom Eintritt bis zum Austritt, dem jeder Seat folgen sollte
• Hardware-Refresh-Zyklus - der Geräteersatz, das Hardware-Pendant zur Überprüfung der Seats
• Golden Image - das Standard-Build, das entscheidet, welche lizenzierte Software auf jede Maschine kommt
• Asset-Agent - automatisches Inventar dessen, was installiert ist vs. was bezahlt wird