Software License Management ist der Prozess, Lizenzkäufe, Verlängerungen und Nutzung zu verfolgen, damit eine Organisation lizenzkonform bleibt und die Kosten im Griff behält.
Software License Management ist der Prozess, gekaufte Lizenzen, Nutzer und Verlängerungstermine zu verfolgen, damit kein Abo unbemerkt abrechnet und kein Entitlement nur in irgendeinem Postfach existiert. Es ist der Aufzeichnungskern des Software Asset Management: Bevor sich die Nutzung gegen die Entitlements prüfen oder ein Anbieter-Audit überstehen lässt, müssen die Entitlements irgendwo auffindbar festgehalten sein. Gut gemacht, wird daraus eine License Compliance als reine Ablagearbeit statt als Krise.
Was pro Lizenz erfasst werden soll
Ein Lizenzdatensatz zahlt sich mit wenigen Feldern aus:
- Anbieter und Produkt, inklusive Edition und Version, wo sie die Bedingungen beeinflussen
- Lizenztyp - unbefristet, Abo, pro Nutzer, pro Gerät, concurrent
- Erworbene vs. zugewiesene Seats und an wen sie zugewiesen sind
- Kosten sowie Budget oder Abteilung
- Verlängerungsdatum und Kündigungsfrist - die Frist vergisst jeder
- Benannter Verantwortlicher, der bei der Verlängerung entscheidet, ob die Lizenz bleibt
- Unterlagen - Vertrag, Rechnung, Lizenzschlüssel - am Datensatz, nicht im Postfach
Übliche Lizenztypen
Der Typ bestimmt, was „lizenzkonform” überhaupt bedeutet. Eine unbefristete Lizenz wird einmal gekauft und behalten, meist pro Installation. Abos werden monatlich oder jährlich gemietet, bis sie gekündigt werden. Eine Per-User-Lizenz (Named Seat) folgt einer Person; eine Per-Device-Lizenz folgt einem Endgerät, wohin es auch geht. Eine Concurrent-Lizenz begrenzt die Zahl gleichzeitiger Nutzer statt der Gesamtzahl. Gemischte Umgebungen sind der Normalfall - deshalb gehört der Typ in den Datensatz und nicht ins Gedächtnis.
Wo die Lizenzverwaltung scheitert
Die Fehlermuster wiederholen sich in jeder Unternehmensgröße. Automatische Verlängerungen berechnen ein weiteres Jahr, weil sich niemand für das Datum zuständig fühlte. Ausgeschiedene behalten ihre Seats monatelang, weil das Offboarding keine Rücknahme der Lizenz vorsah. Teams melden Tools über die Firmenkarte an, ohne es zu sagen - Shadow IT, die erst auftaucht, wenn die Finanzabteilung nach der Buchung fragt. Und bei einem Anbieter-Audit wird die Lücke zwischen installiert und gekauft zur True-Up-Rechnung zum vollen Listenpreis. Die gemeinsame Ursache: Lizenzdaten, verstreut über Postfächer, Abrechnungen und eine private Tabelle.
License Management in der Praxis
Der tragfähige Prozess ist unspektakulär. Die Anfangsliste aus Rechnungen und Kartenabrechnungen aufbauen, denn die Ausgabendatensätze fangen auch die Abos ein, die kein MDM und kein Geräteinventar je zu sehen bekommt. Jede Lizenz erhält einen Datensatz mit den oben genannten Feldern. Dann die zwei Gewohnheiten, die das Ganze aktuell halten: bei jedem Offboarding die Seats zurückholen und jedes Abo vor der Kündigungsfrist prüfen, nicht danach. AMPthilly passt zu diesem Ablauf: Lizenzen sind digitale Assets im selben Register wie Laptops und Headsets - einem Eigentümer zugewiesen, mit angehängten Verträgen und Rechnungen und einer Audit-Historie darüber, wer was geändert hat.
Verwandte Begriffe
- License Compliance - innerhalb der Bedingungen bleiben, die Ihre Datensätze beschreiben
- True-Up - die Abgleichsrechnung, wenn Nutzung Entitlements übersteigt
- Shadow IT - die Abos, die Ihre Lizenzdatensätze nicht kennen
- Endpoint - das Gerät, an das eine Per-Device-Lizenz gebunden ist
- MDM - Geräteverwaltung, die installierte Software sichtbar machen kann