Ein IT-Inventar ist ein vollständiger, aktueller Nachweis der Hardware- und Software-Assets eines Unternehmens, einschließlich wer was hat und in welchem Status es sich befindet.
Ein IT-Inventar ist ein vollständiger, aktueller Nachweis jedes Hardware- und Software-Assets, das ein Unternehmen besitzt oder bezahlt - was jedes Stück ist, wer es hat, wo es steht und in welchem Zustand. Auf der Hardwareseite sind das Laptops, Monitore, Server, Telefone und Peripherie im Umlauf; auf der Softwareseite Lizenzen und Abonnements, auf die das Unternehmen Anspruch hat, einschließlich jeder Softwareberechtigung und der Frage, wie viele Plätze tatsächlich zugewiesen sind.
Was für Hardware zu erfassen ist
Pro physischem Stück lohnen sich: eindeutige Asset-ID, Kategorie und Modell, Seriennummer des Herstellers, aktueller Besitzer oder Standort, Status (im Einsatz, im Lager, in Reparatur, ausgemustert), Kaufdatum und -preis, Lieferant, Garantieende. Zustandsnotizen und Belege - Quittungen, Handbücher - zahlen sich beim ersten Garantie- oder Versicherungsfall aus.
Legen Sie eine Wertgrenze ausdrücklich fest. Darunter zählen Sie Kategorien („14 Dockingstations”) statt Einzelstücke. Ohne Grenze landet man entweder beim Erfassen jedes Kabels oder bei „nichts unterhalb eines Laptops” - und Letzteres ist genau der Weg, auf dem Beamer und Dockingstations verschwinden.
Was für Software zu erfassen ist
Software braucht andere Felder: Produkt und Anbieter, Lizenzmodell - Kauflizenz oder Abo -, gekaufte vs. zugewiesene Plätze, Verlängerungs- oder Ablaufdatum, Jahreskosten und Verantwortlichen für die Verlängerung. Bei platzbasierten Produkten mit Named-User-Lizenz ist die Differenz zwischen gekauft und zugewiesen die entscheidende Zahl: ungenutzte Plätze kosten still und leise Geld, eine Überzuweisung ist ein Compliance-Risiko vor dem nächsten Anbieter-Audit.
Das erste Inventar aufbauen
Der erste Durchgang ist körperlich: das Büro abgehen, Schränke öffnen, erfassen, was wirklich da ist - nicht, was die Einkaufshistorie vermuten lässt. Beim Zählen gleich kennzeichnen, damit der zweite Durchgang nichts erneut identifizieren muss. Eine Tabelle oder CSV-Datei reicht zum Erfassen - am ersten Tag zählt die Vollständigkeit, nicht das Werkzeug. Für die Softwareseite ist die Spur der Abrechnung (Rechnungen, Kreditkarten, Admin-Konsolen) meist ehrlicher als das Gedächtnis.
Größere oder unübersichtliche Netze ergänzen einen automatischen Durchgang: Die IT-Discovery findet angeschlossene Geräte und installierte Software, die der Rundgang übersieht. Die Discovery ergänzt die Zählung, ersetzt sie aber nicht - Reservegeräte im Lager und Offline-Geräte sieht sie nicht.
Genauigkeit bewahren
Ein Inventar verfällt im Tempo der nicht erfassten Ereignisse. Bewährt hat sich: bei jedem Ereignis aktualisieren - Ausgabe, Rückgabe, Reparatur, Ausmusterung berühren den Datensatz im selben Moment, am besten per Etikettenscan statt durch späteres Suchen der richtigen Zeile. Eine periodische Stichprobe - ein Teil des Bestands gegen den Datensatz - bestätigt dann die Genauigkeit, statt sie wiederherstellen zu müssen.
IT-Inventar in der Praxis
Teams mit dauerhaft tragfähigen Inventaren teilen drei Gewohnheiten: ein führendes System statt dreier konkurrierender Tabellen, Etiketten auf allem oberhalb der Wertgrenze und protokollierte Übergaben gleich beim Geschehen. AMPthilly ist genau darauf ausgelegt - ein Verzeichnis für Geräte, Lizenzen und Verbrauchsmaterial, CSV-Import für die Tabelle vom ersten Tag und druckbare QR-Etiketten, sodass ein Handy-Scan bei jeder Übergabe den richtigen Datensatz öffnet.
Verwandte Begriffe
- IT-Discovery - automatisches Scannen dessen, was am Netzwerk hängt
- Configuration Item - die CMDB-Sicht auf Komponenten eines IT-Services
- Softwareberechtigung - die Nutzungsrechte, die ein Lizenzkauf tatsächlich gewährt
- Kauflizenz vs. Abo - die beiden Lizenzmodelle auf der Softwareseite
- Named-User-Lizenz - platzbasierte Lizenzierung, bei der gekauft vs. zugewiesen zählt