Was ist eine Geräteakte? Definition, Vorlage und Beispiel

Eine Geräteakte (engl. equipment log, auch Gerätebuch oder Maschinenbuch) ist die fortlaufende Aufzeichnung über alles, was einem Gerät im Laufe seines Lebens widerfährt - wer es genutzt hat, wann es ausgegeben und zurückgenommen wurde, welche Wartung es bekommen hat und in welchem Zustand es jeweils war. Während ein Inventarverzeichnis festhält, was Sie besitzen, erzählt die Geräteakte den Werdegang eines einzelnen Geräts in zeitlicher Reihenfolge - so kann jeder die Historie nachvollziehen, ohne sich auf das Gedächtnis oder die zufällig anwesende Person zu verlassen.

Die Kurzfassung: Eine gute Geräteakte besteht aus einem Kopfteil zur Identifikation plus datierten Einträgen und deckt vier Dinge zugleich ab - Nutzung, Verbleib, Wartung und Prüfung - an einem einzigen Asset-Datensatz. Dieser Leitfaden definiert jeden dieser Bestandteile, gibt Ihnen eine Vorlage zum Kopieren und erklärt, wie Sie die Akte vollständig halten, ohne dass daraus ein zweiter Job wird.

Was Sie hier lernen

• Warum eine Geräteakte führen?
• Arten von Geräteakten
• Was jeder Eintrag erfassen sollte
• Vorlage für die Geräteakte: die nötigen Felder
• Zwei durchgerechnete Beispiele
• So führen Sie eine Geräteakte, die vollständig bleibt
• So sieht die Akte je nach Gerätetyp aus
• Geräteakte, Prüfpflichten und Aufbewahrungsfristen
• Gerätebuch auf Papier, Excel-Tabelle und digitale Akte
• Häufige Fehler
• Geräteakten in der Praxis
• FAQ
• Das Fazit

Warum eine Geräteakte führen?

Der Zweck einer Geräteakte ist es, die Historie eines Geräts von den Personen unabhängig zu machen, die gerade dabei waren. Konkret zahlt sich das an sechs Stellen aus:

• Wartungsintervalle nach tatsächlicher Nutzung. Eine 250-Stunden-Wartung ist bei 250 Betriebsstunden fällig, nicht „nach ungefähr drei Monaten”. Ohne erfasste Zählerstände rutscht die vorbeugende Instandhaltung dorthin, wo sich gerade jemand daran erinnert.
• Nachweise für Garantie und Gewährleistung. Hersteller verlangen datierte Belege dafür, dass das Gerät planmäßig gewartet und bestimmungsgemäß genutzt wurde. Eine Akte mit Zählerständen und angehängten Rechnungen ist dieser Beleg; ein mündliches „wir warten das immer” ist es nicht.
• Verantwortung bei Schäden und Verlust. Kommt ein Gerät mit Riss zurück, zeigt die Akte, wer es hatte, in welchem Zustand es rausging und wann der Mangel zuerst gemeldet wurde. Das ist die Grundlage für Verantwortung für Firmeneigentum ohne Streit.
• Schnellere Audits und Prüfungen. Ein Prüfer, der für einen Kran oder einen Gabelstapler einen vollständigen Audit-Trail lesen kann, ist in Minuten fertig; einer, der ihn aus Rechnungen und Erinnerungen rekonstruieren muss, nicht.
• Ersatz- und Verkaufsentscheidungen mit Kostenbasis. Die Akte zeigt, was das Gerät im letzten Jahr gekostet hat, um es am Laufen zu halten. Diese Zahl, nicht das Alter der Maschine, sagt Ihnen, wann ein Ersatz fällig ist.
• Wiederkehrende Störungen erkennen, bevor sie zum Ausfall werden. Drei Riemenwechsel in vier Monaten sind ein Muster - aber nur, wenn die drei Einträge an einem Ort stehen, an dem jemand sie durchsieht.

Arten von Geräteakten

Wer „Geräteakte” sagt, meint oft eine von vier verschiedenen Aufzeichnungen. Zu wissen, welche gerade gefragt ist, erspart viel Verwirrung:

1. Nutzungsprotokoll (Bedienerbuch). Wer das Gerät wann bedient hat und welcher Betriebsstunden- oder Kilometerstand zu Beginn und am Ende abgelesen wurde. Oft pro Schicht geführt. Das ist die Aufzeichnung, die bei Maschinen und Fahrzeugen die Wartungsintervalle steuert.
2. Ausgabeprotokoll (Verbleib). Wer das Gerät gerade hat, wann es ausgegeben wurde und wann es zurückkam. Auf Papier ist das ein Übergabeprotokoll bzw. eine Ausgabeliste; im System ist es die Historie von Ausgabe und Rückgabe. Die vollständige Definition finden Sie unter Ausgabeprotokoll.
3. Wartungsprotokoll (Servicehistorie). Jede Arbeit am Gerät - vorbeugende Wartungen und Instandsetzungen - mit verwendeten Ersatzteilen, Kosten, Ausfallzeit und nächster Fälligkeit. Das meinen Anbieter von Instandhaltungssoftware in der Regel mit „Geräteakte”, und dafür sind die meisten Vorlagen gebaut.
4. Prüfbuch (Prüfprotokolle). Tägliche Sicht- und Funktionsprüfungen vor dem Einsatz, periodische Zustandsbefunde und vorgeschriebene Prüfungen, jeweils mit bestanden oder nicht bestanden und den festgestellten Mängeln. Der Prüfplan gibt den Rhythmus vor; das Prüfbuch dokumentiert, dass die Prüfung stattgefunden hat.

Eine gute Geräteakte vereint alle vier an einem Asset-Datensatz. Sie hängen voneinander ab: Das Nutzungsprotokoll sagt, wann der nächste Wartungseintrag fällig ist, das Prüfbuch liefert die Mängel, aus denen Instandsetzungen werden, und das Ausgabeprotokoll erklärt, wer das Gerät benutzt hat, als die Störung auftrat. Sie in vier getrennten Büchern zu führen ist der häufigste Grund, warum Geräteakten die Fragen nicht beantworten, für die sie da sind.

Was jeder Eintrag erfassen sollte

Ein brauchbarer Eintrag beantwortet vier Fragen: wann, wer, was und in welchem Zustand.

• Datum und Uhrzeit - damit sich Ereignisse sortieren und Lücken erkennen lassen.
• Person - wer das Gerät genutzt, ausgeliehen, geprüft oder gewartet hat.
• Art des Ereignisses - Nutzung, Ausgabe, Rückgabe, Prüfung, Wartung, Reparatur, Störungsmeldung.
• Zustand oder Ergebnis - „zurück mit gebrochener Schutzhaube”, „Öl gewechselt”, „Prüfung bestanden”.

Bei Maschinen kommt auf jeden Eintrag ein Zählerstand - Betriebsstunden, Kilometerstand oder Zyklenzahl -, nicht nur bei Wartungen. Wartungsintervalle hängen davon ab, wie stark ein Gerät beansprucht wurde, nicht davon, wie viele Wochen vergangen sind - und eine Akte ohne Nutzungszahlen kann nicht sagen, wann der nächste Service fällig ist. Wartungseinträge brauchen dann vier Angaben mehr: verwendete Ersatzteile, Kosten (Arbeit und Material), Ausfallzeit (wie lange das Gerät nicht verfügbar war) und nächste Fälligkeit als Zählerstand oder Datum. Alles darunter hält fest, dass etwas passiert ist, ohne festzuhalten, was es gekostet hat oder was daraus folgt.

Vorlage für die Geräteakte: die nötigen Felder

Jede Vorlage für eine Geräteakte, die funktioniert, besteht aus denselben zwei Teilen: einem Kopfteil, der das Gerät einmalig beschreibt, und einer Eintragstabelle, die mit der Zeit wächst. Übernehmen Sie die Felder unten in ein Gerätebuch, eine Tabelle oder einen Asset-Datensatz.

Teil 1 - Kopfteil zur Identifikation (einmal pro Gerät ausfüllen)

Teil 2 - Spalten der Einträge (eine Zeile pro Ereignis)

Nicht jedes Gerät braucht jede Spalte. Bei Kleinwerkzeug - Bohrmaschinen, Messgeräte, Handwerkzeuge - lassen Sie Zählerstand, Ersatzteile und Ausfallzeit weg und behalten Datum, Verantwortlichen, Ereignis, Zustand und Kosten. Bei Maschinen und Fahrzeugen behalten Sie alles und ergänzen den Kraftstoff, wo der Verbrauch ein Kostenpunkt ist, den Sie zuordnen.

Zwei durchgerechnete Beispiele

Ein Aufsitzmäher in einem Grünpflegeteam. Der Kopfteil enthält die Inventarnummer GM-014, Hersteller, Modell und Seriennummer, gekauft vor 14 Monaten mit 24 Monaten Garantie, Verantwortlicher D. Persson.

Wird der Mäher später für einen Ersatz bewertet, zeigt die Akte genau, wie er genutzt wurde, was ausgefallen ist und was es gekostet hat, ihn am Laufen zu halten - Nachweise, die niemand aus dem Gedächtnis zusammentragen könnte. Die Riemenreparatur bei 204 Stunden ist zudem eine Garantiefrage, die der Kopfteil auf einen Blick beantwortet.

Ein Stromerzeuger im Verleih auf einer Baustelle. Hier verschiebt sich der Schwerpunkt auf Verbleib und Prüfung. Die Akte zeigt das Aggregat am 12. Mai bei 1.402 Betriebsstunden an einen Polier ausgegeben, mit angehängter täglicher Sichtprüfung, eine wöchentliche Prüfung am 19. Mai mit Vermerk zur Dichtung des Tankdeckels, die Rückgabe am 30. Mai bei 1.509 Stunden mit Zustand „gut, Dichtung ersetzt” und eine 500-Stunden-Wartung, die für 1.900 Stunden eingeplant ist. Bestreitet die Baustelle später eine Schadensrechnung, klären die Einträge bei Ausgabe und Rückgabe die Frage. Das ist die Akte, die ein Geräteverleih braucht - und sie besteht überwiegend aus Verbleib und Zustandsprotokoll, mit einer Wartungszeile am Ende.

So führen Sie eine Geräteakte, die vollständig bleibt

Die Akte, die scheitert, ist die, bei der jemand daran denken muss, hineinzuschreiben. Mit diesen acht Schritten werden die Einträge zum Nebenprodukt von Arbeit, die ohnehin anfällt:

1. Legen Sie fest, welche Geräte eine Akte bekommen. Langlebige Arbeitsmittel ja - alles mit Seriennummer, Wartungsintervall oder einem Wert, über den es sich zu streiten lohnt. Verbrauchsmaterial und nachbestellbarer Bestand nein; die laufen über den Lagerbestand.
2. Geben Sie jedem Gerät eine Inventarnummer und ein Etikett. Ein Eintrag, der sich keinem konkreten Gerät zuordnen lässt, ist Rauschen. Die Nummer gehört ans Gerät selbst, nicht nur in die Datei.
3. Wählen Sie ein Eintragsformat pro Geräteklasse. Dieselben Ereignisarten, dieselben Zustandsbegriffe, dieselben Einheiten für den Zählerstand. Freitext ist in der Spalte Beschreibung in Ordnung und sonst nirgends.
4. Machen Sie den Eintrag zum Teil des Arbeitsablaufs. Bei Ausgabe und bei Rückgabe wird protokolliert, und ein Arbeitsauftrag oder Service-Ticket wird erst geschlossen, wenn der Wartungseintrag existiert. Kann der Prozess ohne den Eintrag nicht abgeschlossen werden, entsteht der Eintrag.
5. Erfassen Sie den Zählerstand jedes Mal. Bei Ausgabe, bei Rückgabe und bei jeder Wartung. Es ist das Feld, das am häufigsten fehlt, und das Feld, ohne das der Wartungsplan nicht funktioniert.
6. Benennen Sie einen Verantwortlichen und einen Prüfrhythmus. Eine namentlich benannte Person pro Geräteklasse sieht die Akte wöchentlich auf fehlende Einträge und monatlich auf überfällige Wartungen durch.
7. Hängen Sie die Dokumente an den Eintrag. Reparaturrechnungen, Prüfbescheinigungen und Kalibrierscheine gehören an den Eintrag, zu dem sie gehören - nicht in einen separaten Ordner, der nächstes Jahr umsortiert wird.
8. Werten Sie vierteljährlich auf Muster aus. Wiederkehrende Störungen, steigende Kosten pro Betriebsstunde und Wartungen, die immer wieder verschoben werden, sind in der Akte lange sichtbar, bevor sie in der Bilanz auftauchen.

So sieht die Akte je nach Gerätetyp aus

Die Vorlage bleibt dieselbe; welche Spalten zählen, verschiebt sich mit dem Einsatzzweck des Geräts.

• Maschinen und Fahrzeuge - Gabelstapler, Stromerzeuger, Firmenfahrzeuge. Betriebsstunden oder Kilometerstand auf jedem Eintrag, Kraftstoff, wo Sie ihn als Kosten zuordnen, Bediener pro Schicht und eine tägliche Sicht- und Funktionsprüfung vor dem Einsatz. Die Wartungsintervalle kommen aus dem Nutzungsprotokoll.
• Elektro- und Handwerkzeuge - Elektrowerkzeuge, Geräte für den GaLaBau. Die Akte ist überwiegend Verbleib: wer es hat, Zustand bei Rückgabe, Akkuwechsel bei Akkugeräten und die gelegentliche Reparatur. Zählerstände sind selten; Zustandsbegriffe sind alles.
• Labor- und Prüfmittel - Laborgeräte, Prüfmittel. Kalibrierfrist und Kalibrierschein auf jedem relevanten Eintrag, Umgebungswerte, wo das Prüfverfahren sie verlangt, und ein eindeutiger Status „Kalibrierung abgelaufen, nicht verwenden”, sobald die Frist überschritten ist.
• IT-Hardware - Laptops, Monitore, Diensthandys. Die Akte besteht aus Zuweisungen und Tickets: Ausgabe, Wechsel zwischen Personen, Reparaturen und Statusänderungen. Das ist die Geräteakten-Seite der Hardware-Inventarisierung, und sie braucht so gut wie nie einen Zählerstand.

Geräteakte, Prüfpflichten und Aufbewahrungsfristen

Für viele Arbeitsmittel ist die Akte keine freiwillige Übung. Prüfer und Auditoren erwarten datierte Aufzeichnungen, die zeigen, dass Prüfungen planmäßig stattgefunden haben und Mängel behoben wurden:

• Prüfung von Arbeitsmitteln. In Deutschland verlangt die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), dass Arbeitsmittel, deren Sicherheit von der Montage oder von Verschleiß und Alterung abhängt, in angemessenen Fristen von einer befähigten Person geprüft und die Ergebnisse aufgezeichnet werden. Die DGUV-Vorschriften konkretisieren das je Geräteklasse; in Österreich und der Schweiz gelten eigene, vergleichbare Regelwerke.
• Krane, Hebezeuge und Anschlagmittel. Hebezeuge und Anschlagmittel müssen in Deutschland regelmäßig - in der Regel mindestens jährlich - von einer befähigten Person geprüft werden, und die Ergebnisse gehören ins Prüfbuch, das bei einer Kontrolle vorzulegen ist.
• Sicht- und Funktionsprüfung bei Gabelstaplern. Neben der jährlichen UVV-Prüfung durch einen Sachkundigen muss der Fahrer den Stapler vor Arbeitsbeginn auf erkennbare Mängel prüfen. Die tägliche Checkliste ist ein Eintrag im Prüfbuch, ob man sie so nennt oder nicht.
• Kalibriernachweise. Prüf- und Messmittel, auf deren Werte Qualitäts- oder Sicherheitsentscheidungen beruhen, brauchen eine Kalibrierhistorie, die zeigt, wann zuletzt kalibriert wurde, gegen welche Referenz und wann die nächste Kalibrierung fällig ist - die Prüfmittelüberwachung nach ISO 9001 verlangt genau das.

Zur Aufbewahrung: Behalten Sie die Akte, solange das Gerät im Einsatz ist, und noch eine Zeit nach dem Abgang, denn Garantiestreitigkeiten, Versicherungsfälle, Unfalluntersuchungen und steuerliche Rückfragen tauchen Jahre später auf. Prüfbescheinigungen haben eigene Mindestfristen - nach der BetrSichV mindestens bis zur nächsten Prüfung, bei vielen Geräteklassen deutlich länger - und die Fristen unterscheiden sich nach Land und Geräteklasse, prüfen Sie also die für Sie geltende Regelung. Die praktische Regel: Führen Sie die Akte am Asset-Datensatz und nicht in einem Ordner, der ausgeräumt wird, sobald die Maschine das Haus verlässt; so wird prüfungssichere Dokumentation ein Dauerzustand statt ein Projekt.

Gerätebuch auf Papier, Excel-Tabelle und digitale Akte

Das klassische Gerätebuch liegt im Baustellenbüro oder steckt in der Kabine der Maschine. Es funktioniert, solange eine Person ein Gerät an einem Ort betreut. Es scheitert, sobald die Geräte den Ort wechseln: Das Buch ist nie beim Gerät, die Handschrift schwankt, Einträge bleiben an vollen Tagen aus, und nichts lässt sich durchsuchen.

Der übliche nächste Schritt ist eine Excel-Tabelle - ein Tabellenblatt pro Maschine oder ein Blatt mit einer Spalte für die Inventarnummer. Das löst die Suche und lässt Sie nach nächster Fälligkeit sortieren, behält aber das Disziplinproblem: Jemand muss die Datei immer noch öffnen und den Eintrag im Nachhinein eintippen, und der Zählerstand fällt als Erstes weg. Außerdem lässt sich die Rechnung oder die Prüfbescheinigung nicht an die Zeile hängen. Warum Excel bei der Inventarverwaltung scheitert beschreibt das Muster im Detail.

Eine digitale Akte in einer Software für Inventarverwaltung dreht das Problem um: Ausgaben, Rückgaben und Reparatur-Tickets erzeugen die Einträge ganz nebenbei, sodass die Akte vollständig ist, ohne dass jemand ans Ausfüllen denken musste. Die Einträge zum Verbleib, die Service-Tickets und die angehängten Dokumente landen alle auf demselben Asset-Datensatz - genau die oben beschriebene Struktur „vier Akten, ein Datensatz”. Einen breiteren Blick auf dasselbe Problem über einen ganzen Werkzeugbestand hinweg gibt Firmenwerkzeuge im Griff behalten.

Häufige Fehler

• Wartung dokumentieren, aber nicht den Verbleib. Eine Servicehistorie ohne Vermerk, wer das Gerät hatte, erklärt das Was, aber nie das Warum.
• Kein Zählerstand bei der Wartung. Die häufigste Lücke in echten Akten. Ohne ihn ist die nächste Wartung „irgendwann” fällig, und die Kosten pro Betriebsstunde lassen sich nicht berechnen.
• Kein Verantwortlicher und kein Prüfrhythmus. Eine Akte, in die jeder schreiben darf und für deren Durchsicht niemand zuständig ist, wird innerhalb eines Quartals nicht mehr gepflegt.
• Alles als Freitext. Ohne einheitliche Ereignisart und einheitliches Datumsformat lässt sich die Akte später nicht filtern oder auswerten.
• Akte getrennt vom Verzeichnis führen. Eine Tabelle mit Reparaturen ohne Inventarnummern ist bei einer Inventur wertlos.
• Verbrauchsmaterial dokumentieren. Langlebige Geräte bekommen eine Akte; nachbestellbare Artikel wie Verbrauchsmaterial werden über den Bestand geführt - beides zu vermischen überfrachtet beide Seiten.

Geräteakten in der Praxis

Die ehrliche Schwachstelle jeder Akte ist die Disziplin - Einträge entstehen nur, wenn sie fast keine Mühe kosten. Bewährt hat sich, die Akte als Nebenprodukt anzulegen: Jede Ausgabe, jede Rückgabe, jeder Transfer und jede Störungsmeldung wird sofort erfasst, direkt am Datensatz des Assets. In AMPthilly erledigt das die Audit-Historie automatisch - Ausgaben, Rückgaben, Transfers, Statusänderungen, Feldänderungen, angehängte Dokumente, Service-Tickets und Wartungseinträge werden je Asset als filterbare Chronik festgehalten und lassen sich als CSV exportieren.

FAQ

Wozu dient eine Geräteakte? Eine Geräteakte sorgt dafür, dass die Historie eines Geräts nicht vom Gedächtnis einzelner Personen abhängt. Sie zeigt, wer das Gerät hatte, wie stark es beansprucht wurde, was ausgefallen ist und was es gekostet hat, es am Laufen zu halten. Diese Aufzeichnung löst Wartungen im richtigen Intervall aus, belegt Garantieansprüche mit datierten Nachweisen, klärt Streit über Schäden und gibt Prüfern und Auditoren eine Dokumentation, die sich in Minuten statt in Tagen prüfen lässt.

Was ist der Unterschied zwischen einer Geräteakte und einem Inventarverzeichnis? Das Inventarverzeichnis ist die Stammliste - eine Zeile pro Gegenstand mit Kennung, Verantwortlichem, Wert und Status. Die Geräteakte ist die Historie hinter einer einzelnen Zeile: jede Nutzung, Ausgabe, Reparatur und Zustandsnotiz in zeitlicher Reihenfolge. Das Verzeichnis sagt, was Sie besitzen; die Akte sagt, was damit passiert ist. Gute Systeme führen beides und hängen die Akte an den jeweiligen Eintrag im Verzeichnis.

Was ist der Unterschied zwischen einem Nutzungsprotokoll und einem Wartungsprotokoll? Ein Nutzungsprotokoll erfasst den Betrieb - wer das Gerät wann bedient hat und welcher Zählerstand (Betriebsstunden, Kilometer, Zyklen) zu Beginn und am Ende abgelesen wurde. Ein Wartungsprotokoll erfasst die Arbeiten am Gerät - vorbeugende Wartungen, Instandsetzungen, verwendete Ersatzteile, Kosten, Ausfallzeit und den nächsten Fälligkeitstermin. Es sind zwei Sichten auf dasselbe Asset, und bei Maschinen sagt erst das Nutzungsprotokoll, wann der nächste Wartungseintrag fällig ist. Deshalb gehören beide auf einen Datensatz und nicht in getrennte Bücher.

Was sollte eine Geräteakte enthalten? Einen Kopfteil, der das Gerät identifiziert - Inventarnummer, Hersteller und Modell, Seriennummer, Standort, Kaufdatum, Garantieende und verantwortliche Person - gefolgt von datierten Einträgen. Jeder Eintrag braucht das Datum, die beteiligte Person, die Art des Ereignisses (genutzt, ausgegeben, zurückgegeben, geprüft, gewartet, repariert), eine Notiz zu Zustand oder erledigter Arbeit und bei Maschinen den Zählerstand, denn Wartungsintervalle hängen von der Nutzung ab, nicht von der Kalenderzeit. Wartungseinträge ergänzen verwendete Ersatzteile, Kosten, Ausfallzeit und die nächste Fälligkeit.

Wer ist für die Geräteakte verantwortlich? Die Einträge macht, wer das Gerät in der Hand hat - der Bediener bei Ausgabe und Rückgabe, der Techniker nach erledigter Arbeit. Die Akte selbst braucht aber einen namentlich benannten Verantwortlichen, meist die für das Arbeitsmittel zuständige Person oder die Leitung der Instandhaltung für diese Geräteklasse. Der Verantwortliche prüft, ob die Einträge vollständig sind, fordert fehlende Zählerstände nach und sieht die Akte in festem Rhythmus auf überfällige Wartungen und wiederkehrende Störungen durch. Eine Akte ohne Verantwortlichen ist die, die stillschweigend nicht mehr gepflegt wird.

Wie lange müssen Einträge der Geräteakte aufbewahrt werden? Als Faustregel so lange, wie das Gerät im Einsatz ist, und noch eine Zeit nach dem Abgang, denn Garantiestreitigkeiten, Versicherungsfälle, Unfalluntersuchungen und steuerliche Rückfragen tauchen oft Jahre später auf. Für vorgeschriebene Prüfungen gelten eigene Mindestfristen, die je nach Land und Geräteklasse variieren - in Deutschland etwa nach der Betriebssicherheitsverordnung - prüfen Sie also, welche Regelung für Sie gilt. Praktisch heißt das: Die Akte gehört an den Datensatz des Assets und nicht in einen Ordner, der ausgeräumt wird, sobald die Maschine das Haus verlässt.

Reicht eine Geräteakte auf Papier aus? Sie kann ausreichen, solange eine Person eine Handvoll Gegenstände an einem Ort verwaltet. Sobald die Geräte zwischen Personen oder Standorten wechseln, stößt sie an ihre Grenzen - das Buch liegt nie dort, wo das Gerät gerade ist, Einträge werden unter Zeitdruck übersprungen, und nichts lässt sich durchsuchen oder filtern. Digitale Akten, die sich aus Ausgabe, Rückgabe und Service-Tickets von selbst füllen, lösen das Disziplinproblem fast vollständig.

Das Fazit

Eine Geräteakte ist ein Kopfteil zur Identifikation plus datierte Einträge und deckt Nutzung, Verbleib, Wartung und Prüfung an einem einzigen Asset-Datensatz ab. Erfassen Sie den Zählerstand jedes Mal, hängen Sie Rechnung oder Prüfbescheinigung an den Eintrag, zu dem sie gehören, benennen Sie einen Verantwortlichen und machen Sie den Eintrag zum festen Teil von Ausgabe, Rückgabe und Arbeitsauftrag, damit er nicht übersprungen werden kann. Dann beantwortet die Akte die Fragen, für die sie da ist - wann die nächste Wartung fällig ist, wer das Gerät hatte, als es kaputtging, was es kostet, es am Laufen zu halten, und was Sie dem Prüfer vorlegen.

Tools, die das erleichtern

AMPthilly führt die Geräteakte direkt am Datensatz des Assets. Jede Ausgabe, Rückgabe und jeder Transfer wird mit Wer, Wann und Zustand erfasst; Störungen, die per Scan des QR-Etiketts mit der Handykamera gemeldet werden, werden zu Service-Tickets am Asset, mit Fotos und Reparaturrechnungen im Anhang; und die Audit-Historie fasst all das zu einer filterbaren Chronik je Asset zusammen, die sich für Prüfer und Buchhaltung als CSV exportieren lässt. Kaufdatum, Lieferant, Seriennummer und Garantieende liegen im selben Profil, sodass der Kopfteil zur Identifikation schon vorhanden ist. Kostenlos starten - 3 Nutzer und 25 Assets, keine Kreditkarte nötig - oder sprechen Sie mit uns über einen größeren Rollout.

Verwandte Begriffe

• Asset Tracking - die übergeordnete Praxis, in die die Akte einfließt
• Inventarverzeichnis - die Stammliste, auf die jeder Eintrag der Akte verweisen sollte
• Asset-Management - die Disziplin, Assets über ihren gesamten Lebenszyklus zu führen
• Anlagevermögen - die langlebigen Geräte, deren Akte sich am ehesten lohnt
• Asset-Inventur - die periodische Zählung, die eine gute Akte beschleunigt