Was ist Asset-Management?

Asset-Management ist der koordinierte Prozess, Assets anzuschaffen, zu erfassen, zu warten und zu entsorgen, damit eine Organisation über den gesamten Asset-Lebenszyklus den größtmöglichen Wert daraus zieht. Im betrieblichen Kontext umfasst es physisches und digitales Eigentum - Ausstattung, Fahrzeuge, Werkzeuge, Möbel, Softwarelizenzen - und steht auf einer Grundlage: einem einzigen, korrekten Asset-Register, das festhält, was existiert, wo es ist und in welchem Zustand es sich befindet.

Nicht zu verwechseln mit dem finanziellen „Asset Management” (Vermögensverwaltung), bei dem es um die Verwaltung von Geldanlagen und Wertpapierportfolios geht. Auf dieser Seite ist durchgehend das betriebliche Asset-Management physischer und digitaler Betriebsmittel gemeint.

Was Asset-Management umfasst

Der Prozess begleitet jedes Asset durch vier grobe Phasen:

• Planen und anschaffen - entscheiden, was benötigt wird, es kaufen und Kaufdetails, Lieferant und Garantie erfassen, noch bevor die Verpackung geöffnet wird.
• Bereitstellen und nutzen - den Gegenstand einer Person, einem Team oder einem Standort zuweisen; Übergaben und Rückgaben regeln, wenn sich Personen und Projekte ändern.
• Warten - warten, reparieren und prüfen; dokumentieren, was gemacht wurde und was es gekostet hat.
• Ausmustern und entsorgen - den Gegenstand bewusst außer Betrieb nehmen, Wiederverwertbares zurückgewinnen und seinen Datensatz abschließen, statt ihn einfach verschwinden zu lassen.

Die meisten Organisationen beherrschen die erste Phase gut und die letzte schlecht. Ausstattung wird sorgfältig gekauft und nebenbei entsorgt - genau so füllen sich Register mit Gegenständen, die es längst nicht mehr gibt.

Asset-Management vs. Asset-Tracking

Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, doch das Tracking ist die engere Tätigkeit: Standort, Verwahrung und Zustand bei jeder Änderung erfassen. Management ist das, was Sie mit diesem Datensatz anfangen - Entscheidungen über Reparatur oder Ersatz, Einkaufsplanung, Abschreibung und Budgetierung sowie Entscheidungen am Ende der Nutzungsdauer. Tracking ohne Management sammelt Daten, auf die niemand reagiert; Management ohne Tracking trifft Entscheidungen auf Basis veralteter Vermutungen.

Alltägliche Beispiele

• Ein IT-Team verwaltet einen Laptop-Pool: Jedes Gerät wird beim Kauf erfasst, an eine neue Mitarbeiterin ausgegeben, bei einem Displayschaden im Rahmen der Garantie repariert und nach Ablauf seiner Nutzungsdauer gelöscht und ausgemustert.
• Eine Produktionsfirma verwaltet AV-Ausrüstung und Mikrofone: Das Equipment wird je Auftrag ausgegeben, bei der Rückgabe geprüft, und die Wartungshistorie entscheidet, was vor der nächsten Saison gewartet wird.
• Ein Facility-Team verwaltet Möbel und Zutrittstechnik: Jede Sachanlage wird gekennzeichnet, verortet und jährlich auf Zustand und Ersatzbedarf geprüft.

Häufige Fehler

Die wiederkehrenden Fehler sind organisatorischer, nicht technischer Natur. Assets werden beim Kauf erfasst und danach nie wieder angerührt, sodass das Register die Firma von vor zwei Jahren beschreibt. Niemand ist allein für das Register verantwortlich, also nimmt jeder an, dass schon jemand anderes es aktualisiert hat. Und Gegenstände unterhalb einer informellen Wertgrenze werden nie erfasst - ausgerechnet die Kategorie, die am ehesten verschwindet.

Asset-Management in der Praxis

Ein funktionierendes Programm ist vor allem eine Frage der Gewohnheit: Jeder neue Gegenstand wird vor der Nutzung erfasst und mit einem Inventaretikett gekennzeichnet, jede Übergabe wird protokolliert, und eine regelmäßige Asset-Inventur gleicht die Datensätze mit der Realität ab. In AMPthilly liegen Register, Ausgaben, Service-Tickets und Audit-Historie auf demselben Asset-Datensatz, sodass sich Management-Entscheidungen - reparieren oder ersetzen, neu ausgeben oder ausmustern - an der tatsächlichen Historie des Gegenstands treffen lassen. Die Software ist dabei weniger wichtig als die Disziplin - aber gute Software macht die Disziplin günstig.

Verwandte Begriffe

• Sachanlage - die langlebigen materiellen Gegenstände im Zentrum der meisten Programme
• Asset-Register - der eine Datensatz, auf dem Asset-Management aufsetzt
• Asset-Inventur - die regelmäßige Zählung, die das Register ehrlich hält
• Asset-Lebenszyklus - die Phasen von der Anschaffung bis zur Entsorgung
• Inventaretikett - das Etikett, das jeden Gegenstand mit seinem Datensatz verbindet