Ett universitet har inte ett utrustningsproblem; det har fyrtio. Varje institution köper sin egen utrustning på sin egen budget - medieskolans kameror, ingenjörsverkstadens oscilloskop, geografiinstitutionens fältkit, matematikinstitutionens grafräknare - och central IT ser bara den del som kopplar upp sig mot nätverket. Resultatet är dussintals delregister utspridda i kalkylark, utlåningsböcker och folks minne. Den här guiden går igenom hur ett campus får sin utrustning under kontroll utan att tvinga varje institution genom en central disk.
Det här lär du dig
- Varför campusutrustningen skingras
- Vad ett campus faktiskt äger
- Lånepooler som får tillbaka sin utrustning
- Terminsrytmen
- Börja med en institution
- FAQ
Varför campusutrustningen skingras
- Inköpen är decentraliserade med avsikt. Fakulteter, institutioner, labb och forskningsanslag köper oberoende av varandra. Det finns inget tillfälle då lärosätet ser sin egen utrustning samlad i en lista.
- Låntagarna byts ut helt. En fjärdedel av studentkåren är ny varje år. Doktoranden som lånade spektrometerproben tar examen; det gör inte lånet.
- Lån är tjänster, inte poster. “Ta kameran över helgen” mellan en tekniker och en student de känner är så det mesta av institutionens utlåning faktiskt går till - ända tills teknikern byter jobb.
- Forskningsutrustning följer människor. Instrument inköpta på ett anslag vandrar mellan labb, byggnader och ibland institutioner, och finansiärens slutrapport vill fortfarande ha ett svar.
- Revisionerna kommer institution för institution. Försäkring, anslagsvillkor och internrevision ställer var och en en fråga som kalkylarket bara delvis kan besvara.
Lösningen är inte att centralisera kontrollen - institutionerna kommer att göra motstånd, med rätta. Det är att ge varje institution ett register de faktiskt vill använda, inuti ett sökbart system.
Vad ett campus faktiskt äger
Kategorierna värda poster per objekt på de flesta campus:
- Utlåningsbar IT - laptops och smartphones utdelade till personal eller utlånade till studenter, plus stationära datorer och skärmar i labb och delade kontor.
- AV- och mediapooler - kameror, objektiv, mikrofoner, belysning, stativ. Hög efterfrågan, hög omsättning och klassiska kandidater för en bokad utlåningspool.
- Labbinstrument - från bänkmätare till analysinstrument, ofta med kalibreringsdatum och anslagsfinansierade, så att posten över vem som haft vad är en del av regelefterlevnaden.
- Fält- och verkstadsutrustning - GPS-mottagare, provtagningsutrustning, hand- och elverktyg i makerspaces och verkstäder, bäst skötta som ett verktygsförråd med disk och regel om utlåning.
- Undervisningsset - miniräknare, röstningsdosor, anatomimodeller, allt utdelat trettio i taget till en klass och insamlat på slutet.
Förbrukningsmaterial - kablar, batterier, filament, reagenser - hör hemma i lagerräkning, inte i utrustningsregistret. Gränsen går så här: har det ett serienummer eller skulle du leta efter en saknad enhet, då är det en tillgång.
Utlåningspooler som får tillbaka sin utrustning
Det mesta av campusets utrustningsförluster sker vid lånedisken, så det är där strukturen lönar sig. Det som ingår i en pool som överlever kontakten med studenter:
| Pool | Typiskt lån | Låntagare | Vid retur |
|---|---|---|---|
| Medieutrustning | 1-7 dagar | Studenter på specifika kurser | Skickkontroll, delarna räknas |
| Datorlån | En dag till en termin | Alla registrerade studenter | Laddaren med, skickanteckning |
| Fältkit | Dagar till veckor | Forskningsgrupper | Delarna räknas mot kitlistan |
| Verkstadsverktyg | Timmar, samma dag | Endast utbildade användare | Okulär kontroll tillbaka i förrådet |
Tre vanor bär resten. För det första: ett undertecknat utrustningslåneavtal vid första lånet - en sida om skador, förlust och sen retur - förändrar hur låntagarna behandlar utrustningen. För det andra: ett steg för bokning av utrustning för objekt med hög efterfrågan stoppar den tysta förbokningen via kontakter som gör pooler orättvisa och driver fram lån vid sidan av systemet. För det tredje: den veckovisa genomgången av förseningar - tio minuter på vad som är ute och inte borde vara det, medan låntagaren fortfarande är på campus och fortfarande svarar på mejl.
Tips: sätt studenternas förfallodatum minst en vecka före terminens slut, aldrig under tentaperioden eller efter. Den enskilt största orsaken till att poolutrustning försvinner för gott är ett förfallodatum som infaller efter att låntagaren åkt hem för sommaren.
Terminsrytmen
Campusutrustningsarbete är säsongsbetonat, och registret ska följa kalendern:
- Terminsstart - utdelningar i bulk till ny personal och forskarstudenter, registrerade som utlåningar i stället för löst överlämnade.
- Mitt i terminen - den veckovisa genomgången av förseningar, plus skadeanmälningar loggade mot objektet (inte i en delad inkorg) så att reparationshistoriken byggs upp per objekt.
- Terminsslut - insamlingssvepet, styrt av förfallodatumlistan i stället för minnet.
- Examen och personal som slutar - den avgåendes lista över öppna lån är offboardingchecklistan; spårbarhetskedjan på varje objekt visar exakt vad de fortfarande har.
- Sommaren - revisionsfönstret: gå igenom rummen, skanna det som finns där, stäm av mot registret och serva det som behöver det.
Börja med en institution
- Välj poolen som gör mest ont - vanligtvis medieutrustning eller datorlån.
- Lista och märk vid ett tillfälle. Lägg ut poolen på bänkar, registrera serienummer, fotografera och märk - en dags arbete för de flesta institutionspooler.
- Skriv låneavtalet på en sida och bifoga det vid första lånet.
- Öppna disken med en skanningsregel: inget lån utan en skanning mot en namngiven låntagare och ett förfallodatum.
- Håll i den veckovisa genomgången av förseningar från första veckan, innan kön har hunnit byggas upp.
För systemet under passar AMPthilly den förbundsbaserade campusmodellen: institutioner som enheter med egna ansvariga, ett register för både IT och fysisk utrustning, utlåning med förfallodatum och förseningslista, utskrivna QR-etiketter som vilken mobilkamera som helst skannar i webbläsaren, och ett permanent revisionsspår per objekt för anslags- och försäkringsfrågor. SSO via Google eller Microsoft och MFA finns på varje plan, även gratisplanen - 3 användare och 25 tillgångar, inget kort - vilket är precis storleken på en pilot med en pool på en institution. Detaljer finns på priser.
FAQ
Hur håller universitet koll på utrustning över flera institutioner? Förbundsbaserat, inte centraliserat: ett sökbart register, där varje institution sköter sina egna tillgångar och lånepooler inuti det, och varje objekt är tilldelat person, rum eller pool.
Vad är bästa sättet att driva en lånepool för studentutrustning? Märk allt, koppla varje lån till en namngiven student med förfallodatum, kontrollera skicket vid retur och gå igenom förseningslistan varje vecka.
Hur minskar man sena studentlån? Förfallodatum före terminsslut, en känd följd (rätten att låna pausas) och tidig, rutinmässig uppföljning - de flesta förseningar beror på glömska.
Kan en institution börja hålla koll på utrustning utan en utrullning över hela campus? Ja - ett enda medielabb eller en verkstad kan börja på egen hand, och dess ordnade poster blir exemplet andra kopierar.
Hur fungerar QR-märkning för universitetsutrustning? Utskrivna etiketter kopplade till varje post; en skanning med mobilkameran öppnar posten i webbläsaren för utlåning, retur eller felanmälan - ingen app att installera.
Slutsats
Att hålla koll på utrustning på ett campus misslyckas när det tvingas på och lyckas när det tas till frivilligt - så bygg det som campuset självt är byggt: institution för institution, pool för pool, inuti ett register. Märk utrustningen, koppla varje lån till ett namn och ett förfallodatum som infaller innan låntagaren lämnar, och lägg tio minuter i veckan på förseningslistan. En institutions fungerande lånedisk gör mer för spridningen över hela campus än något policydokument.