Fysioterapi är den sällsynta kliniska verksamhet som avsiktligt skickar hem sin utrustning med patienterna. TENS-apparater, kryckor, ortoser och kylterapiaggregat lämnar byggnaden varje vecka på inget fastare än ett muntligt “ta med den tillbaka när du är klar” - och en betydande andel kommer aldrig tillbaka. Lägg till behandlingsrum som delar en ultraljudsapparat, ett gymgolv där allt vandrar, och hembesöksterapeuter med kit i bagageutrymmen, så har en fysioterapimottagning ett utrustningsproblem värdigt ett företag tio gånger så stort. Den här guiden går igenom hur man driver registret, lånepoolen och underhållsdatumen utan att lägga administration på någons dag.
Det här lär du dig
- Tre platser där fysioutrustning bor
- Vad som ska in i registret
- Driv lånepoolen som ett bibliotek
- Elsäkerhet och service
- Kom igång
- Var AMPthilly passar in
- Vanliga frågor
Tre platser där fysioutrustning bor
En mottagnings utrustning är fördelad på tre territorier, vart och ett med sitt eget felmönster:
- Rummen och gymgolvet. Delas av varje terapeut på passet, så den portabla ultraljudsapparaten står där den senast användes och goniometern ligger i någons ficka. Kostnaden: förlorade minuter per behandling, försenade besök.
- Terapeuternas bilar. Hembesökskit är kompletta och redovisade exakt en gång - dagen de sätts ihop. Sedan byter saker väska, lämnas på mottagningen för laddning och försvinner i tysthet, tills terapeuten är sjuk och ingen kan rekonstruera vad hen har med sig.
- Patienternas hem. Lånepoolen är läckan som aldrig ger sig till känna: varje TENS-apparat eller kryckpar som inte kommer tillbaka är en liten förlust, och de samlas månad för månad. Värre ändå: poolen krymper osynligt, så mottagningen fortsätter köpa låneenheter utan att någonsin ha bestämt sig för det.
Den röda tråden är att utrustningen byter händer oftare än något skrivs ner. Lösningen är att göra överlämningen till posten.
Vad som ska in i registret
Egna poster för allt du skulle leta efter, serva eller jaga:
- Behandlingsmöbler - el-britsar och behandlingsbänkar, traktionsutrustning.
- Behandlingsapparater - terapeutiskt ultraljud, TENS- och EMS-apparater, stötvåg, laser, hydrocollatorer. De bär mottagningens elsäkerhets- och servicedatum.
- Tränings- och gymutrustning - löpband, cyklar, roddmaskiner, kabelmaskiner, hantelset (som set), balans- och rehabutrustning.
- Mätinstrument - goniometrar, dynamometrar, inklinometrar. Små, delade, och exakt de objekt som försvinner i fickor.
- Lånepoolen - TENS-apparater, kryckor, rollatorer, ortoser, kylterapiaggregat, varje individuellt uppmärkt, plus reservbatterier och laddare till de eldrivna låneenheterna, hanterade som ett kit per enhet.
- IT och lokalen - surfplattor för träningsprogram, laptops, och alla de praktiska tillbehör en mottagning glömmer att den äger.
Band, tejp och geler är förbrukningsmaterial - lagernivåer på sin höjd, aldrig registret. Större rehabaktörer och mindre sjukhus drar samma gräns; registret håller sig levande bara om allt i det förtjänar en post.
Driv lånepoolen som ett bibliotek
Ett lån är en utlåning till en namngiven patient med ett återlämningsdatum - den meningen är större delen av systemet. En lista med datum är dessutom en grundläggande intern kontroll: det är den som gör poolens krympning synlig och spårbar i stället för diffus.
| Låneenhet | Lånetyp | Återlämningssignal |
|---|---|---|
| TENS-/EMS-apparater | Återlämningsdatum kopplat till behandlingsplanen | Efterfrågas vid nästa besök efter förfallodatum |
| Kryckor och rollatorer | Tills vidare | Gås igenom vid utskrivning |
| Ortoser och stöd | Lämnas ofta ut för att behållas, lånas inte | Beslut per objekttyp - sålda objekt går aldrig in i poolen |
| Kylterapiaggregat | Korta, fasta lån | Skickkontroll vid återlämning |
Tre vanor får det att fungera:
- Märk varje låneenhet individuellt - “en TENS-apparat” går aldrig att jaga; “TENS-apparat 07, utlånad till J. den 14:e” går.
- Fånga skicket vid återlämning, på tio sekunder: fungerar, komplett, elektroderna behöver bytas. Trasiga enheter går till reparation, inte tillbaka på hyllan.
- Gå igenom försenade lån varje vecka och ta upp det vid patientens nästa besök - det billigaste och minst obekväma tillfället att fråga.
Tips: bestäm per objekttyp om den lånas ut eller lämnas ut för att behållas, och blanda aldrig ihop de två. Ortoser som patienter behåller ska säljas och hanteras som lager; lånepoolen är bara för objekt du på riktigt förväntar dig tillbaka. Blandade förväntningar är så pooler försvinner.
Elsäkerhet och service
El-britsar, behandlingsapparater och gymmets konditionsmaskiner är eldrivna enheter som används av och på patienter. Det betyder återkommande elsäkerhetstester, tillverkarservice och - för vissa apparattyper - kalibreringskontroller av uteffekten. Den mottagning som håller dessa datum på varje maskins egen post, med rapporterna bifogade, vinner två saker: en månatlig förfallolista i stället för en förnyelseöverraskning, och en försvarbar historik om en apparat någonsin ifrågasätts. Reparationshistoriken fungerar samtidigt som utbytessignal - hydrocollatorn med tre loggade fel är ett budgetbeslut som gjorts synligt. Leverantörerna servar det du köpt av dem; leverantörer av medicinsk utrustning för samma servicehistorik per enhet på sin sida, och ditt register är det som låter dig kontrollera deras.
Kom igång
- Lista lånepoolen först - den minsta kategorin med snabbast utdelning. Serienummer, foto, etikett, post.
- Svep rummen och gymgolvet rum för rum; en strukturerad genomgång som den här inventariechecklistan anpassas på en eftermiddag.
- Sätt ihop bilkiten i registret - varje hembesöksterapeuts set utkvitterat på hen per namn.
- Flytta datumen - elsäkerhetstester och servicedatum från pärmar in på apparaternas poster.
- Starta en vana: inget följer med en patient hem utan att kvitteras ut på den patienten.
Var AMPthilly passar in
AMPthilly följer en fysioterapimottagnings form tätt. Låneenheter lånas ut till patienter med återlämningsdatum - patienter kan läggas upp som klienter, externa parter som finns i registret utan att se något annat än sina egna objekt - och mottagningen jobbar från en förseningslista. QR-etiketter skrivs ut från systemet och öppnar posten i vilken mobilwebbläsare som helst: skanna en brits för att anmäla ett fel med ett foto, och ärendet stannar i dess historik. Återlämningar fångar vem, när och i vilket skick. Gratisplanen täcker 3 användare och 25 tillgångar utan kortuppgifter - en realistisk pilot för enbart lånepoolen; se priser för nivåer som täcker hela mottagningen.
Vanliga frågor
Hur håller fysioterapimottagningar koll på låneutrustning som TENS-apparater och kryckor? Som utlåning till namngivna patienter med återlämningsdatum, individuellt uppmärkta enheter, skick noterat vid återlämning och en veckogenomgång av försenade lån.
Vilken utrustning ska en fysioterapimottagning registrera? Britsar, behandlingsapparater, gymutrustning, mätinstrument, lånepoolen och IT. Band och tejp är förbrukningsmaterial.
Hur håller man britsar och behandlingsapparater säkra och godkända? Elsäkerhetstester, service och kalibreringskontroller på varje maskins post, genomgångna från en förfallolista varje månad.
Hör träningsband och små redskap hemma i registret? Nej - förbrukningsmaterial med hög omsättning växer igen registret. Håll lagernivåer på sin höjd.
Hur håller fysioterapeuter som gör hembesök koll på sitt kit? Varje bilkit kvitteras ut på sin terapeut per namn, och byten är registrerade överföringar.
Slutsats
Fysioutrustning lämnar byggnaden med flit, så registret måste byggas kring överlämningarna: låneenheter utlånade till patienter med återlämningsdatum, bilkit utkvitterade på terapeuter, säkerhets- och servicedatum på varje apparat, och skicket noterat vid varje återlämning. Börja med lånepoolen - det är där de osynliga förlusterna bor - så följer resten av mottagningen samma mönster.