En true-up är en periodisk avstämning där kunden rapporterar faktisk programvaruanvändning och betalar för licenser som använts utöver det som köpts in.
En true-up är en periodisk avstämning inbyggd i många volymprogramvaruavtal: kunden räknar sin faktiska användning - platser, användare eller endpoints - rapporterar siffran till leverantören och betalar för allt som förbrukats utöver det som ursprungligen köpts. Mekanismen finns så växande företag kan distribuera programvara först och reglera senare, i stället för att stanna och köpa en licens varje gång någon anställs. Distribuera fritt under året; stäm av siffrorna vid årsdagen.
Hur en true-up fungerar
Den klassiska formen är ett flerårigt företagsavtal med en årlig cykel:
- Baslinje - vid undertecknande köper kunden licenser för sitt nuvarande antal användare eller enheter.
- Distribuera fritt - under året får nyanställda och nya maskiner programvaran utan individuella inköp.
- Räkna och rapportera - vid avtalets årsdag räknar kunden faktisk användning och lämnar in siffran.
- Betala för tillväxt - skillnaden mellan rapporten och baslinjen faktureras till de priser som fastställts i kontraktet, och den rapporterade siffran blir ny baslinje.
Vad som räknas beror på måttet i avtalet: namngivna användare, enheter, processorkärnor eller installationer. Att få rätt mått spelar lika stor roll som att få rätt siffra.
Ett räknat exempel
Ett företag tecknar ett treårigt avtal som täcker 200 användare. Under det första året anställer det stadigt och når 236 personer som använder programvaran. Vid årsdagen rapporterar det 236, betalar för de ytterligare 36 användarna till det per-användare-pris som avtalades vid undertecknande, och 236 blir baslinjen för år två. Inga inköpsorder behövdes under året, och leverantören behövde aldrig jaga enskilda transaktioner - det är byteshandeln båda sidor skrev under på.
True-up kontra true-down
De flesta avtal går bara åt ett håll. Antalet stiger vid varje true-up, men en true-down - att minska antalet efter uppsägningar eller ett verktygsbyte - är vanligtvis bara tillåten vid förnyelse, om ens då. Den praktiska konsekvensen: återta oanvända platser före avstämningsdatumet. En avgående medarbetare vars plats fortfarande är tilldelad på papper räknas, betalas och bakas in i nästa års baslinje.
Förbereda en true-up
Den årliga räkningen är bara smärtsam när posterna inte är levande. Vanorna som gör den rutin:
- Håll ett register över licenstilldelningar - vem som har vilken plats - och uppdatera det som en del av onboarding och offboarding, inte som en årlig utgrävning.
- Stäm av registret mot HR:s personalstyrka en månad före avstämningsdatumet, medan det fortfarande finns tid att återta platser.
- Håll utkik efter skugg-IT-installationer av samma produkt utanför avtalet - de hör hemma i räkningen och är bättre att deklarera än att bli påkommen med.
- Tillämpa samma disciplin som för hårdvarutillgångshantering: varje tilldelning registreras i samma stund den sker.
AMPthilly håller programvarulicenser och deras platstilldelningar i samma register som den fysiska utrustningen, med en historik per person och CSV-export, så att den årliga räkningen blir en filtrerad export i stället för en jakt i kalkylark.
Relaterade termer
- Skugg-IT - ogodkända installationer som överraskar dig vid avstämningen
- Endpoint - ett vanligt räkningsmått i enhetsbaserade avtal
- MDM - enhetshanteringsverktyg som ofta används för att verifiera vad som är installerat var
- BYOD - privata enheter som komplicerar enhetsbaserade licensräkningar
- Hårdvarutillgångshantering - samma vem-har-vad-disciplin tillämpad på utrustning