Garantispårning är att registrera varje tillgångs garantivillkor och utgångsdatum så att reparationer kan krävas av leverantören i stället för att betalas ur egen ficka.
Garantispårning är praxis att registrera varje tillgångs garantivillkor, start- och slutdatum, och inköpsbevis så att när utrustning fallerar kan reparationen krävas av leverantören i stället för att betalas två gånger. Tillsammans med nyttjandeperiod och end-of-life-datum är garantins slutdatum ett av de få datum värda att hålla mot varje tillgångspost, eftersom det ändrar vad ett fel kostar dig.
Vad som ska registreras per tillgång
En fungerande garantipost innehåller:
- Start- och slutdatum - starten är vanligtvis inköps- eller leveransdatumet, vilket är varför fakturan spelar roll.
- Vem som tillhandahåller täckningen - tillverkaren, återförsäljaren eller en tredje part under ett förlängt avtal. Anspråk går till olika ställen.
- Vad som täcks - endast delar, delar och arbete, service på plats eller return-to-base. Skillnaden avgör om en trasig maskin transporteras eller en tekniker gör det.
- Serienumret - nästan varje anspråksformulär frågar efter det.
- Dokumenten - inköpsfaktura, garantikort, förlängt garantiavtal. Ett anspråk utan inköpsbevis misslyckas lika säkert som ett inlämnat efter utgång.
Varför garantier inte utnyttjas
Garantier misslyckas mest genom administration, inte finstilt text. Ingen känner till utgångsdatumet, så reparationen betalas helt enkelt. Kvittot sitter i inkorgen hos den som la beställningen för tre år sedan. Felet rapporteras, en reparation godkänns, och först när fakturan kommer undrar någon om enheten fortfarande var täckt. På långlivad, dyr utrustning som labbutrustning och mikroskop, där garantier kan löpa i åratal och en enskild reparation är betydande, är gapet mellan “täckt” och “ingen kollade” riktiga pengar.
Mönstret bakom allt detta är detsamma: garantiinformationen lever någon annanstans än där reparationsbeslutet fattas.
Garantidatum och reparationsbeslut
Den första frågan när ett fel rapporteras bör vara “är den fortfarande under garanti?” - innan en reparationskostnad begärs, inte efter. Under garanti är fixen ett anspråk; utanför garanti vägs reparationskostnaden mot tillgångens återstående nyttjandeperiod, och en maskin nära pensionering kan inte motivera utgiften alls.
Utgångsdatum är också användbara innan något går sönder. Ett känt irritationsmoment - ett intermittent fel, ett batteri som inte längre håller laddning - är värt att ta upp medan täckningen fortfarande gäller, eftersom samma fel rapporterat en månad efter utgång blir din räkning. Team som filtrerar sitt register på garantier som löper ut nästa kvartal fångar dessa anspråk; team som inte gör det finansierar dem.
Bortom garantikalkylarket
Vanan som håller är att registrera garantin vid inköp, på samma post som tillgångens ägare, serienummer och servicehistorik - så täckningskontrollen sker automatiskt när tillgången slås upp. I AMPthilly bär varje tillgångsprofil garantins start- och slutdatum med faktura och garantikort bifogade som dokument, och registret kan filtreras på garantistatus eller utgång, så frågan “är den täckt?” besvaras innan en reparation godkänns. Hur det än lagras är testet enkelt: när något går sönder, kan personen som hanterar det se utgångsdatumet och kvittot på under en minut?
Relaterade termer
- Nyttjandeperiod - hur länge tillgången förväntas förbli produktiv, med eller utan garanti
- End of Life (EOL) - leverantörens gräns för support, som vanligtvis överlever garantin
- Tillgångsavveckling - den kontrollerade pensionering som följer när reparation inte längre är meningsfull
- Renovering - återställa utrustning till fungerande skick när garantitäckningen har löpt ut
- Kalibrering - de återkommande noggrannhetskontroller som ofta avslöjar fel medan täckningen fortfarande gäller